Qu’est-ce qu’une DSN (Déclaration Sociale Nominative) ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN), est une déclaration qui a remplacé les différentes déclarations sociales requises au titre de l’emploi de salariés dans une entreprise (ex. DADS-U, DTS…). Obligatoire depuis le 1er janvier 2017, cette nouvelle démarche se veut avantageuse aussi bien pour l’employeur et ses salariés que pour les organismes de protection sociale. Mais, comment fonctionne la DSN ? Quelles sont les entreprises concernées par cette déclaration ?

La Déclaration Sociale Nominative ou DSN : qu’est-ce que c’est ?

La déclaration sociale nominative, abrégée en DSN, est une déclaration sociale unique en ligne et mensuelle qui transmet les informations relatives à la gestion de la protection sociale des salariés d’une entreprise aux organismes sociaux. Chaque mois, l’entreprise remplit la DSN à partir du logiciel de paie, puis vient faire sa déclaration en ligne sur le site Net-Entreprises.fr.

Lors du remplissage de la déclaration sociale nominative, l’employeur est amené à remplir deux types d’informations :

• Les données issues de la paie,
• Les signalements d’évènements ponctuels survenus au cours du mois (arrêt maladie, accident de travail, maternité, reprise anticipée de travail, fin de contrat de travail…).

Ces données concernant les salariés sont ensuite transférées automatiquement aux organismes de sécurité sociale concernés. Il s’agit notamment de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM), l’URSSAF, la MSA, l’Agirc-Arrco, le CNAV, le Pôle Emploi.

Les déclarations sociales remplacées par la DSN

Comme évoquée précédemment, la DSN est une déclaration sociale qui vient remplacer un certain nombre de déclarations sociales obligatoires lors de l’emploi de salariés, telles que :

• La DADS-U (déclaration annuelle des données unifiées),
• Les attestations requises pour le règlement des frais de sécurité sociale,
• La DTS avec le BVM (bordereau de versement mensuel),
• La DOETH (déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés),
• Les déclarations aux organismes complémentaires : mutuelle, prévoyance santé, retraite supplémentaire,
• Les déclarations mensuelles de déclaration de main-d’œuvre (DMMO et EMMO),
• Etc.

Il faut savoir que la DSN a été mise en œuvre au début de l’année 2017 avant d’être généralisée le 1er janvier 2019. À partir de là, elle représente l’unique moyen de transmission des données par défaut pour les entreprises. En effet, elle leur permet de :

• Faire la déclaration et le paiement de leurs cotisations sociales,
• Transmettre des données sur leurs salariés (données issues de la paie et signalement d’évènements) aux organismes de Sécurité sociale.

Quels sont les avantages de la déclaration sociale nominative ?

Sachant que de nombreuses déclarations exigées au titre de l’emploi de salariés ont été intégrées à la DSN, elle vise avant tout à simplifier les obligations sociales des employeurs. La mensualisation et la dématérialisation de la DSN garantissent également la sécurité et la fiabilité des déclarations sociales.

La déclaration sociale nominative présente ainsi des avantages non négligeables :

• Pour l’employeur, la simplification des formalités sociales lui permet un gain de temps notable. La DSN limite également les risques de contentieux avec les salariés comme avec les organismes sociaux.
• Pour les salariés, cette démarche leur permet de limiter les manquements aux prestations sociales qui leur sont dues à cause de fraudes ou bien à d’erreurs éventuelles dans les déclarations.
• Pour les organismes de sécurité sociale (URSSAF, Pôle Emploi, CPAM, MSA…), la DSN permet d’optimiser les formalités, d’améliorer le suivi des droits sociaux et de lutter plus efficacement contre la fraude aux cotisations.

Quelles entreprises sont concernées par la DSN ?

En général, toutes les entreprises du secteur privé (du régime général ou agricole) qui emploient des salariés, quel que soit leur domaine d’activité, sont généralement concernées par la déclaration sociale nominative.

Dans le cas où l’entreprise dispose de plusieurs établissements, elle doit réaliser une DSN pour chaque succursale possédant un numéro SIRET propre. Cela signifie qu’elle doit établir dans son fichier de paie autant de déclarations sociales nominatives qu’elle a d’établissements.

Il est à noter que certains employeurs sont exclus de la DSN. Parmi eux, on distingue :

• Les particuliers-employeurs,
• Les employeurs entrés en DSN employant des salariés hors périmètre d’application de la DSN,
• Les employeurs de la fonction publique,
• Les établissements nouvellement entrés en DSN qui n’ont pas pu transmettre les données des organismes complémentaires (OC) dans la DSN,
• Les entreprises localisées dans les zones géographiques non prises en compte par la DSN (certaines collectivités d’outre-mer, certaines entreprises de Mayotte et de la Polynésie française sans SIRET, etc.).

Par conséquent, à la place de la DSN, ils doivent déposer une DADS-U. Quant aux particuliers-employeurs, ils peuvent utiliser le CESU.

Comment effectuer la DSN ou déclaration sociale nominative ?

Qui peut faire la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative peut être effectuée par l’employeur lui-même en ligne sur le site internet de Net-entreprise.fr ou grâce à un logiciel de paie compatible avec la DSN.

Il a également la possibilité de déléguer la responsabilité à un tiers, à un expert-comptable ou bien au service RH. Il peut par ailleurs choisir d’effectuer lui-même certaines déclarations mensuelles et confier les autres à un tiers.

Comment effectuer une déclaration sociale nominative mensuelle ?

Une entreprise du secteur privé doit transmettre la DSN une fois par mois aux organismes de protection sociale concernés. On parle de DSN périodique. Elle doit être transmise durant le mois qui suit la période de travail rémunéré :

• Au plus tard le 15 si l’employeur emploie moins de 50 salariés,
• Au plus tard le 5 si l’employeur emploie 50 salariés et plus.

Comment effectuer une DSN signalement d’évènement ?

L’entreprise peut également être amenée à effectuer une DSN pour signaler un évènement survenu au cours du mois. Elle doit être faite dès que l’évènement est connu et au plus tard dans les 5 jours suivant l’évènement.

Les évènements qui doivent faire l’objet d’un signalement sont :

• L’arrêt de travail (en cas de maladie, d’accident de travail, de maternité…),
• La reprise anticipée de travail (lorsque le salarié reprend son travail avant la date prévue de fin d’arrêt de travail),
• La fin de contrat de travail (lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, quel que soit le motif).

La déclaration sera transmise à l’Assurance maladie s’il s’agit d’un signalement d’arrêt de travail et à Pôle Emploi en cas de signalement de reprise anticipée ou de fin de contrat.

Non-transmission de DSN ou fausse déclaration : quelles sont les sanctions prévues ?

Les entreprises dans le périmètre de la DSN qui manquent à leur obligation déclarative sont sanctionnées par une pénalité de 18,33 euros par salarié.

En cas de retard de transmission de la déclaration, l’employeur se voit infliger une pénalité de 55 euros par salarié et par mois de retard.

S’il oublie de déclarer l’un de ses salariés, une pénalité de 55 euros par salarié et par mois de retard s’applique également.

Des sanctions sont également prévues pour les employeurs faisant des erreurs dans les déclarations :

• En cas de déclaration de fausses rémunérations, une pénalité de 36,66 euros par salarié s’applique ;
• En cas de transmission de fausses informations sur leurs salariés, ils encourent une pénalité de 12,10 euros par salarié.

Sachez qu’il est quand même possible pour une entreprise de faire annuler les pénalités de retard si elle respecte 4 conditions :

• Aucune infraction au cours des 24 derniers mois,
• Montant des pénalités inférieur à 3 666 euros,
• Toutes les cotisations ont été réglées,
• Elle a transmis la DSN.