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RH : comment automatiser votre secteur ?

Le 16 juin 2022
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La réactivité, l’agilité ainsi que l’efficacité de la fonction RH reposent grandement sur l’automatisation des processus. Grâce à la digitalisation, il est plus facile d’instaurer des techniques modernes de gestion des talents. Gros plan sur les pôles RH à automatiser.

La gestion de la paie, un service RH à automatiser

L’automatisation de la paie implique les solutions informatiques adéquates, dont les logiciels, afin d’externaliser les processus : calcul, légalisation, gestion des paiements, etc. Autrement dit, les tâches chronophages et sans valeur ajoutée sont systématiquement supprimées. Tous les traitements sont automatisés, avec un minimum d’intervention humaine. Le gain de temps est optimal, qui plus est, de nombreuses fonctions pratiques, disponibles à titre d’exemple dans le logiciel PayFit, facilitent le processus. La technologie génère les fiches de paie à la date de votre choix. Plus encore, elles sont mises à jour en temps réel après l’ajout d’une variable de paie. Évidemment, le processus reste accessible, voire visible en ligne.

La gestion du personnel, indispensable pour le service RH

La transformation numérique touche également la gestion du personnel. Ce pôle RH inclut les tâches comme le recrutement, ou les déclarations URSSAF. Pour gagner en temps et en efficacité, les services des ressources humaines se fient aux logiciels spécialisés. À ce stade, il convient de distinguer la gestion du personnel et celle des ressources humaines. Cette dernière repose sur des stratégies en lien avec le développement général de l’entreprise.

La gestion proprement dite du personnel comprend :

  • la gestion des contrats de travail,
  • la gestion des demandes de congés,
  • les échanges avec les administrations,
  • la gestion des absences,
  • la gestion des durées de travail.

Ces tâches chronophages peuvent être automatisées. Ainsi, les logiciels de gestion du personnel visent l’optimisation des coûts. Les processus complexes sont réalisés en un temps record, engendrant la réduction des coûts et la croissance de la productivité.

La pertinence du logiciel de gestion du personnel

Le logiciel de gestion du personnel se déploie en plusieurs étapes. Il est néanmoins nécessaire d’analyser la conformité de l’outil et vérifier la haute sécurisation des données. Les collaborateurs doivent pouvoir accéder facilement à leur dossier en ligne, moyennant une authentification au préalable. En pratique, ce genre de logiciel est facile à prendre en main. Son utilisation contribue à l’optimisation des échanges et à la fluidité des tâches.

automatisation des services RH

L’onboarding, pour valoriser les nouveaux collaborateurs

S’il y a un processus RH qui prend du temps, c’est assurément l’onboarding. Les nouvelles recrues doivent en effet passer d’un service à l’autre afin de finaliser leur recrutement. Ils doivent faire signer des papiers, en récupérer d’autres… L’automatisation du process via les outils digitaux consiste à programmer les étapes. Le nouveau collaborateur pourra de ce fait les réaliser par email, via un logiciel ou une plateforme dédiée. Le transfert des documents s’effectue en ligne, d’où le gain de temps et d’efficacité. L’automatisation de ce pôle RH renforce la communication entre le service RH, les managers et les nouveaux venus.

Générez des documents individuels

Le service des ressources produit très régulièrement des documents individuels pour les employés. Il s’agit d’un processus complexe, long et chronophage, d’où la nécessité de l’automatiser. En pratique, la rédaction d’un contrat de travail peut prendre une demi-heure. À l’heure de la digitalisation, cette tâche s’opère en quelques clics. Il vous suffit de sélectionner la langue, créer les rubriques du document et intégrer les informations relatives au collaborateur. En clair, l’automatisation de ce pôle garantit la fiabilité, la rapidité, l’agilité et la conformité des tâches.

Les demandes de congés, une automatisation nécessaire

Certes, les demandes de congés se révèlent être des requêtes simples. Toutefois, elles sont émises régulièrement et nécessitent un certain temps de traitement. Aussi, l’automatisation du process s’impose. Les collaborateurs peuvent ainsi faire leur demande par le biais d’un formulaire en ligne. Quelques clics suffisent pour finaliser le processus. Les responsables hiérarchiques reçoivent les notifications par email. Ils se réfèrent ensuite au calendrier des congés avant de valider ou non une demande. Pour chaque collaborateur, le système met à jour les RTT, les jours de congés payés ainsi que les jours de congés sans solde. Les dates figureront automatiquement sur les bulletins de paie.

Automatisation des services des ressources humaines : à quoi faut-il s’attendre ?

La transformation digitale ou l’automatisation des tâches offre de nombreux avantages aux entreprises. Celles-ci bénéficient de la polyvalence, de la flexibilité et in fine d’une productivité optimale. La digitalisation des processus s’est grandement accélérée ces deux dernières années. Les employeurs s’appuient davantage sur les nouvelles technologies de l’informatique pour rester opérationnels. Force est de constater que le digital demeure incontournable et incite de grands changements au niveau du fonctionnement des sociétés.

Le monde du travail ne cessera de muter compte tenu des évolutions numériques prévues dans les prochaines années.

Antoine B.

Consultant en entreprise, Antoine accompagne les dirigeants dans les prises de décisions stratégiques de leurs structures professionnelles. Il effectue entre autres des diagnostics internes, externes et met en place les stratégies les mieux adaptées pour garantir le bon développement des entreprises de ses clients. L’identification des forces, des faiblesses et des menaces compte parmi ses nombreuses missions.