3 conseils pour gérer un projet informatique impliquant des équipes dans plusieurs pays

La gestion d’un projet informatique à l’échelle internationale demande une expertise particulière. La première qualité d’un bon chef de projet ou d’un manager est l’organisation. En toutes situations, il doit faire preuve d’agilité pour s’adapter et organiser le planning de ses équipes suivant les contraintes qui se présentent. Ci-dessous, nous avons compilé quelques conseils pratiques pour mener à bien un projet de grande ampleur dans un contexte international.

Utiliser un outil de planification

L’informatique est d’un grand secours pour la gestion de projet. Différents outils sont disponibles pour faciliter l’organisation de l’activité des salariés. Par exemple, un logiciel de gestion des congés permet de gagner du temps dans la planification des vacances. Les employés saisissent leurs demandes de congés puis elles apparaissent dans un planning global où leur responsable n’a plus qu’à les valider.

D’autres outils sont utiles comme par exemple le time tracking qui permet aux employés de renseigner le temps passé sur chaque activité. Ainsi, le chef de projet peut suivre les coûts engagés par rapport à son budget initial.

Faire des points réguliers

Le plus gros challenge dans un projet, c’est bien souvent la communication. Par manque de communication entre les équipes, beaucoup de projets subissent des retards et des surcoûts. L’effort de communication est le travail de tous. Chacune des parties doit se sentir responsable de bien communiquer tous les éléments en sa possession aux autres parties.

Le chef de projet doit organiser chaque semaine des points avec les équipes. Il est préférable de restreindre l’agenda et l’audience afin que la réunion soit efficace. Une réunion impliquant un nombre trop important de personnes risquera de se prolonger au-delà de l’horaire initialement prévu. Il convient donc de bien sélectionner qui doit ou ne doit pas participer à cette réunion de suivi. Les actions décidées devront être consignées pour permettre de pointer leur avancement chaque semaine.

Se fixer des objectifs à court terme

Trop souvent, les objectifs d’un projet sont à long terme. Ils ne sont pas assez précis et du coup, les personnes impliquées ont du mal à s’y projeter. Un objectif efficace est un objectif bien défini et limité dans le temps. Pour y arriver, vous devrez découper les grandes priorités en petites activités. Ainsi, les personnes se sentiront plus investies et pourront mesurer de façon régulière leur avancement.

Au-delà de la fixation des objectifs, vous devez vous assurer de trouver le juste équilibre entre autonomie et contrôle avec vos équipes. Si elles ne se sentent pas assez libres dans leur champ d’action, elles seront moins créatives et productives. Les personnes n’aiment pas travailler comme des robots. Elles ont besoin de disposer d’une certaine marge de manœuvre dans l’organisation de leurs tâches au quotidien.

La réussite d’un projet international tient enfin à la prise en compte des différences, notamment culturelles. Certaines personnes ont l’habitude de travailler tôt le matin. D’autres préfèrent les réunions dans l’après-midi. Il faut s’adapter à ces modes de fonctionnement, aussi différents soient-ils.