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Bien utiliser les papiers en-tête pour l’entreprise

Le 25 mai 2022

Le papier en-tête est presque devenu un élément obligatoire pour l’entreprise. Auparavant, seuls quelques professionnels comme les médecins pour les ordonnances par exemple les utilisaient. Plus tard, les entreprises ont compris à quel point le papier en-tête était un outil puissant pour leur communication. C’est ainsi que cet outil s’est généralisé.

Comment utiliser le papier en-tête ?

Le papier en-tête est utilisé pour tous les documents officiels de l’entreprise. Techniquement, c’est du papier vierge, qui contient cependant un en-tête contenant le logo ainsi que d’autres éléments d’informations sur l’entreprise. Auparavant, les entreprises utilisaient tout simplement un en-tête standard avant l’impression de chaque document. Cette méthode est cependant de plus en plus abandonnée, car elle présente plusieurs inconvénients. L’en-tête pouvait en effet être dans un mauvais format, mal inséré ou tout simplement oublié. C’est pourquoi la méthode qui consiste à commander en imprimerie du papier floqué d’un en-tête est apparue. Cette méthode permet d’avoir une impression de qualité professionnelle.

À quoi sert un papier en-tête ?

Officialiser un document

Le papier en-tête a pour rôle principal d’officialiser un document, au même titre qu’un tampon professionnel et une signature. En effet, l’utilisation de l’en-tête est propre à son propriétaire, même si dans le fond elle ne peut pas garantir à 100% l’originalité du document. C’est pourquoi les entreprises choisissent de plus en plus d’imprimer le logo en filigrane et de plus grande taille sur le papier, au second plan par rapport au contenu du document. De cette manière, une personne malveillante ne peut pas uniquement copier le contenu sur du papier vide ou comportant son propre en-tête.

Afficher des mentions obligatoires

Le papier en-tête est aussi un moyen plus simple et plus facile d’inscrire sur le document les mentions obligatoires pour les documents officiels. À titre de rappel, pour certains documents comme des factures ou des devis, ces informations sont obligatoires. L’entreprise doit y inscrire par exemple sa dénomination sociale, sa forme juridique, son capital, ses identifications SIRET, RCS, TVA, etc. Les textes de loi vous donnent le choix de la manière de les inscrire. Vous pouvez les inclure parmi les informations imprimées, les placer sur votre tampon, etc. Mais la manière la plus facile et la plus utilisée reste donc de les inclure dans l’en-tête. De cette manière, ces informations sont plus lisibles que sur un tampon par exemple.

Communiquer efficacement

Le papier en-tête est également un moyen de se démarquer par rapport à ses concurrents. D’une manière très simple, un joli en-tête attire l’attention du lecteur malgré la présence de plusieurs lettres devant lui. Mais en plus, en faisant appel à cet outil, vous bénéficiez d’un support de communication presque gratuit. Vous pouvez y inclure des slogans ou d’autres messages. Vous pouvez l’utiliser pour mettre en avant les valeurs de l’entreprise afin de le transmettre au lecteur. Vous avez même la possibilité d’utiliser des en-têtes ciblés, selon le lecteur. Vous pouvez utiliser un modèle différent pour un client par exemple, et un autre pour vos partenaires commerciaux.

Comment concevoir son papier en-tête ?

Comment choisir son papier en-tête ?

Le choix du papier est le premier élément important pour le choix d’un papier en-tête. Actuellement, on considère de qualité le papier de 90 ou 100 g/m² laser. Le papier recyclé peut aussi être une option pour les entreprises qui veulent mettre en avant leurs politiques sur l’écologie.

Quel design choisir pour son papier en-tête ?

Dans tous les cas, l’en-tête doit être en accord avec la charte graphique de l’entreprise afin de garder une certaine homogénéité. Il doit donc être conçu de la même manière que les cartes de visite, les enveloppes pré-imprimées, etc. Il ne faut pas oublier que le but est d’installer durablement l’image de l’entreprise dans l’esprit du lecteur ciblé. Il faut donc éviter de l’embrouiller.

Quelles informations faut-il mettre sur son papier en-tête ?

Dans tous les cas, le logo doit être présent, accompagné des informations pratiques comme le nom et les contacts de l’entreprise. Comme nous l’avons déjà évoqué auparavant, le papier en-tête devrait contenir les mentions obligatoires pour faire de votre lettre un document officiel. Mais vous êtes aussi libre d’y inclure des éléments marketing.

Vous êtes aussi libre de modifier légèrement votre papier en-tête occasionnellement. Vous pouvez ajouter des messages de type « … vous souhaite une excellente année » par exemple en début d’année. Vous pouvez également y mentionner un produit en cours de lancement ou en promotion. Généralement, ces éléments sont simplement ajoutés à l’en-tête d’origine, sans en modifier l’aspect. Ils peuvent être ajoutés sur le côté droit par exemple, lorsque le logo et les autres informations sont fixés sur le côté gauche.

Julie N.

Julie est une conseillère en gestion de patrimoine indépendante. Elle réalise entre autres des audits auprès des entreprises afin de déterminer les meilleures stratégies pour valoriser efficacement leur patrimoine. Elle intervient aussi bien dans la gestion financière que dans la gestion patrimoniale, juridique et fiscale de ses clients.