Formulaire S3201 : utilité et différentes sections

Au sein d’une entreprise, le salarié doit parfois faire un arrêt de travail ou partir en congé prolongé pour divers motifs légitimes : maladie, maternité, paternité, adoption, accueil d’un enfant… En cas d’arrêt de travail, l’employeur est dans l’obligation de remplir le formulaire S3201 et de le transmettre à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) de l’employé en question. Afin d’y voir plus clair, nous allons faire le point sur la définition, l’utilité et les différentes sections composant ce document exceptionnel.

Formulaire S3201 : une attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières

Par définition, le formulaire S3201 est un document officiel du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs, il est également appelé « Cerfa n° 11135*04 ». Il s’agit d’un document spécifique faisant office d’attestation de salaire que l’employeur doit remplir pour le versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) à un salarié.

En effet, les informations indiquées dans le formulaire S3201 permettent à la Caisse primaire d’assurance maladie de déterminer si l’employé en situation d’arrêt de travail peut prétendre aux indemnités journalières. S’il y a droit, l’Assurance maladie va évaluer le montant de ces indemnités toujours à partir des éléments de ce document.

En pratique, l’employeur a le devoir d’établir cette attestation de salaire lorsque le salarié part en congé prolongé ou fait un arrêt de travail (temporaire ou définitif) au sein de l’entreprise pour certains motifs.

À quoi sert le formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 ou Cerfa 11135*04 est un document utile et obligatoire que l’employeur doit transmettre à la Caisse d’assurance maladie en cas de situation conduisant son employé à un arrêt de travail ou à un congé prolongé. Parmi les raisons valables reconnues par le Code du travail, on peut citer :

• La maladie, comme tout être vivant, vos salariés peuvent malheureusement subir des problèmes de santé un jour ou l’autre. Selon l’avis du médecin, ils sont parfois contraints de faire un arrêt maladie ou de reprendre leur travail à temps partiel pour motif thérapeutique.
• La grossesse, certains de vos employés femmes peuvent tomber enceinte à un moment de leur vie. Certaines peuvent avoir besoin de prendre un congé prolongé, notamment celles travaillant de nuit ou dont la grossesse est à risque (interdiction de travailler).
• La maternité, vos employés femmes enceintes ont droit à un congé maternité afin de donner naissance à leur enfant et de mieux récupérer après l’accouchement.
• La paternité, lorsque leurs femmes viennent d’accoucher, les pères bénéficient également d’un congé paternité pour faire la rencontre de leur nouveau-né.
• L’adoption, tout comme pour la maternité, l’adoption d’un enfant par un salarié lui accorde le droit à un congé d’adoption.

Pour ces différents motifs, vous êtes obligé, en tant que dirigeant d’entreprise, de remplir une attestation de salaire pour le versement d’indemnités journalières de sécurité sociale et de la faire parvenir à la CPAM de l’employé. Dans le cas où vous manqueriez à cette obligation, vous vous exposez à des poursuites judiciaires devant le Conseil des Prud’hommes.

Il est à noter que le formulaire S3201 ne doit pas être envoyé dans le cas où l’arrêt de travail du salarié résulterait d’une maladie professionnelle. À la place, l’employeur devra remplir le formulaire S6202 ou Cerfa n° 11136*05. Cette attestation de salaire concerne également les situations d’arrêt de travail suite à un accident de travail.

Comment obtenir un modèle de formulaire S3201 ?

Un ou plusieurs de vos salariés sont contraints d’arrêter leur travail (temporairement ou définitivement) pour une raison bien déterminée (maladie, maternité, paternité, accueil d’un enfant…). Par conséquent, vous avez l’obligation de rédiger une attestation de salaire pour le versement de leurs indemnités journalières de sécurité sociale. Pour la rédiger, vous pouvez télécharger un modèle de formulaire S3201 en PDF sur le site de l’assurance maladie ameli.fr.

L’autre alternative est de remplir le Cerfa n° 11135*04 directement en ligne sur net-entreprise.fr. Cette seconde option est à privilégier lorsque vous souhaitez accélérer le processus d’accession de votre salarié à ses indemnités journalières. Pour effectuer cette déclaration en ligne, vous êtes invité à créer un compte sur le site. Un jour après votre inscription, vous aurez accès à l’attestation de salaire à remplir.

À noter que la rédaction de ce formulaire doit être faite dès la réception de l’avis d’arrêt de travail du salarié ou après la fin de ses congés. Vous serez encore tenu d’établir une autre attestation de salaire, le formulaire S3202, lorsque :

• Vous devez prolonger l’arrêt de travail au-delà de 6 mois,
• L’employé est autorisé à reprendre son travail pour motif thérapeutique.

Les informations obligatoires à renseigner dans le formulaire S3201

La rédaction du Cerfa n° 11135*04 doit se faire avec soin, étant donné l’importance de ce document. En effet, lors du remplissage de ce formulaire, il faut faire mention de différentes informations obligatoires, notamment :

• Les données sur le salarié,
• Les informations essentielles,
• Les cas particuliers.

Les données sur le salarié

Pour bien remplir le formulaire S3201, en tant qu’employeur, vous devez dans un premier temps fournir toutes les informations sur l’état civil du salarié et son adresse complète. Ensuite, il faut indiquer avec précision le motif (ou éventuellement les motifs) de l’arrêt du travail (temporaire ou définitif) de cet employé. Le numéro d’immatriculation (ou numéro INSEE) de ce dernier doit également être renseigné.

Mis à part ces différentes données, la Caisse primaire d’assurance maladie s’attend à ce que vous précisiez clairement dans le formulaire la catégorie professionnelle, le poste et l’emploi du salarié en question. Aussi, n’oubliez pas de remplir avec soin le champ développant des informations en lien avec l’étude des droits. Enfin, il est important de donner des renseignements exacts sur la date du dernier jour de travail ainsi que la situation exacte du salarié.

Les informations essentielles

D’autres mentions obligatoires doivent figurer dans le Cerfa n° 11135*04. On peut citer en premier lieu le champ lié à la « Reprise anticipée du travail » que vous devez remplir afin d’indiquer à l’assurance maladie si votre employé a repris son travail avant la date prévue à cet effet.

Vous aurez aussi à renseigner de façon très précise le champ portant sur l’« Activité à temps partiel » dans l’éventualité où il opterait pour une reprise de travail à temps partiel pour motif thérapeutique.

Pour un remplissage d’attestation de salaire conforme aux règles en vigueur, il est de votre devoir de préciser le montant total et exact des cotisations sociales pour le compte de la Caisse d’assurance maladie. Il en est de même pour les rétributions perçues au cours des 6 derniers mois civils ayant précédé la date de l’arrêt du travail de votre employé. Pour simplifier, il suffit de cocher la case « Plus de 200 heures » si c’était cas durant les 3 mois civils précédant cette date.

Les cas particuliers

Chaque champ du formulaire S3201 qui correspond aux cas particuliers doit être dûment rempli pour assurer la conformité du document. Cela s’avère obligatoire, en particulier lorsque le salarié est un travailleur intermittent. En effet, « Cas particulier » est un champ spécifique réservé à tout représentant de l’entreprise qui y travaille de façon irrégulière. À titre d’exemple, on peut citer le pigiste, le journaliste, le vendeur.

À retenir : la catégorie professionnelle de chaque salarié de référence doit toujours être mentionnée dans l’attestation de salaire.

Quelles sont les différentes sections du formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 est un document qui se divise en différentes sections.

L’en-tête

Pour commencer le remplissage du formulaire S3201, vous êtes invité à indiquer le motif de l’arrêt de travail ou du congé prolongé de l’employé. Vous devez tout d’abord cocher sur la case correspondante : maladie, maternité, paternité.

La section 1

Dans la section 1, vous allez compléter la rubrique « Employeur » avec des informations qui vous concernent, vous et votre entreprise. Parmi les renseignements à fournir, on peut citer :

• Votre nom,
• Votre prénom,
• La dénomination sociale de la structure,
• L’adresse légale de la société,
• Le numéro de téléphone,
• Le numéro SIRET.

Pour finir, vous devez cocher la case située à droite du formulaire s’il s’agit d’une entreprise de travail temporaire.

La section 2

Cette deuxième section du formulaire est destinée spécialement à la CPAM. C’est dans cette partie que vous allez fournir l’ensemble des données sur votre salarié en situation d’arrêt de travail, à savoir :

• Les informations sur son état civil,
• Son numéro de Sécurité sociale en 15 chiffres,
• Sa catégorie professionnelle,
• Son numéro d’immatriculation,
• Son matricule dans l’entreprise.

La section 3

La section 3 est certainement la partie la plus compliquée à compléter. Constituée de deux sous-parties, elle doit faire mention de toutes les données indispensables à l’évaluation des indemnités journalières de votre employé par l’assurance maladie. Pour remplir correctement cette troisième section, suivez bien chacune de ces étapes ci-dessous :

1. Pour commencer, dans la partie « Renseignements permettant l’étude des droits » vous allez préciser dans le champ « Situation à la date d’arrêt » si votre employé était au travail ou bien en congés payés. Ensuite, renseignez la date du dernier jour de travail et celle de la reprise.
2. Au niveau de la ligne « Reprise à temps partiel », si votre salarié a repris son activité à temps partiel, veuillez indiquer le motif de cette reprise en cochant sur la case correspondante : Motif médical ou Raison personnelle.
3. En dessous de cette ligne, vous devez cocher sur la case correspondant à la catégorie à laquelle appartient votre employé : « Cas général » pour les salariés travaillant en continu et « Cas particulier » pour les salariés intermittents. Puis, veuillez préciser dans les cases situées à droite le montant des cotisations sociales avec la période correspondante.
4. Selon le quota d’heures de l’employé au cours des 3 ou 12 derniers mois précédant la date de départ de l’employé en arrêt de travail ou en congé prolongé, cochez la case correspondante : « Plus de 200 h » ou « Plus de 800 h ».
5. Veuillez renseigner, dans les champs correspondants, la période de référence, les salaires bruts, le nombre d’heures réelles réalisées par votre salarié ainsi que le nombre d’heures qu’il aurait pu effectuer s’il avait travaillé à temps complet.
6. Enfin, confirmez le motif de l’arrêt de travail.

La section 4

Dans cette section, l’employé doit signer une attestation sur l’honneur, en particulier si le motif est un congé de maternité, de paternité ou une adoption.

La section 5

Dans cette partie, vous pouvez demander une subrogation qui vous permet en tant qu’employeur de prétendre aux indemnités qui doivent être versées à l’employé. En effet, selon la convention collective, les salariés peuvent toucher un salaire complet ou partiel pendant un arrêt du travail.