Le fonctionnement du Tese URSSAF

L’URSSAF est un service public destiné à la collecte de cotisations sociales. Cet organisme compte plus de 9,5 millions d’adhérents. Le service propose un dispositif pour chaque secteur d’activité entre autres le Pajemploi, le CEA ou le TESE. Ce dernier assiste les petites entreprises dans la gestion de leur personnel et dans les formalités d’embauche.

L’URSSAF, c’est quoi ?

Avant de comprendre ce qu’est le TESE, il est important de connaitre le rôle de l’URSSAF. L’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales ou URSSAF est un organisme visant à collecter les cotisations sociales et patronales des entreprises. Il s’agit d’un organisme public qui s’occupe de plusieurs tâches dont :

• La lutte contre la non-déclaration des salariés
• L’immatriculation de ses adhérents
• La réception des contributions sociales des adhérents
• La réception des documents émanant des sociétés après une embauche
• Le respect des réglementations en vigueur

L’URSSAF a créé des dispositifs spéciaux pour chaque secteur d’activités afin de faciliter la gestion de leurs employés. Pour les petites entreprises, il s’agit du TESE URSSAF.

TESE URSSAF, en quoi cela consiste ?

Le Titre Emploi Service Entreprise connu sous l’abréviation TESE est un dispositif mis en place par l’URSSAF. Il a pour rôle d’assister les entreprises dans les procédures d’embauche et d’améliorer la gestion administrative de leurs employés. Les formulaires utilisés en ce sens sont disponibles en ligne sur le site. Cet outil permet d’accéder à un espace spécialement conçu pour les employeurs. Toutes les opérations concernant le personnel se font par l’intermédiaire de la plateforme. TESE est accessible sur le site de l’URSSAF. Il est destiné aux entreprises de petite taille dont le nombre de salariés est de 20 au maximum. Le TESE a fait son apparition en mois d’avril 2009 et a remplacé le Chèque Emploi et le Titre Entreprise Occasionnel. C’était le décret ministériel n° 2009-342 de mars 2009 qui a abrogé ces organismes.

Le Titre Emploi Service Entreprise s’occupe également d’autres tâches comme l’établissement des bulletins de paie à la place de l’employeur ou le calcul des cotisations sociales. Ce dispositif ne prend pas en compte le type de contrat de l’employé. Qu’il s’agisse de contrat à durée déterminée, de contrat à durée indéterminée ou de contrat d’apprentissage, le TESE est accessible à tous. Il accepte un nouveau recru ou un ancien employé de l’entreprise. Dans cette même lignée, toutes les entreprises sans distinction de forme juridique (entreprise individuelle, société) ont accès au service. Les sociétés qui utilisent le portail ne peuvent plus se servir d’autres dispositifs pour la gestion de leurs employés. Elles ont l’obligation d’y inclure tous ses salariés. Le TESE collabore avec le Ministère du Budget, du Travail et de la Santé et en parallèle avec des organismes de protection sociale. Pour gérer ses membres, deux centres nationaux de traitement sont à leur disposition, dont le centre national de Bordeaux et le centre national de Paris.

Qui peut adhérer au portail TESE ?

Le TESE concerne uniquement quelques entreprises. Celles qui peuvent avoir un espace employeur sur le site sont les suivantes :

• Les entreprises du régime général qui ont moins de 20 salariés
• Les entreprises du régime général localisées en France
• Les entreprises du régime général et du régime agricole situées en outremer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, Saint Martin et la Réunion)

Quant aux entreprises suivantes, elles n’appartiennent pas au TESE :

• Les entreprises situées en métropole et relevant du régime agricole. Elles sont affiliées à la TESA
• Les entreprises du régime social comme EDF, GDF, Les Mines
• Les entreprises de travail temporaire
• Les groupements d’employeurs
• Les comités sociaux et économiques
• Les entreprises localisées en outremer qui exercent dans le secteur de la pêche et de l’aquaculture

Quel centre national TESE pour son secteur d’activité ?

Le TESE dispose de centres nationaux auxquels sont affiliées les entreprises. Le centre où seront gérées les opérations de l’employeur dépend de son secteur d’activité.

Pour le centre national de Bordeaux, ce sont les opérations des secteurs d’activités suivantes qui y sont gérées :

• Les Bâtiments et Travaux publics
• La vente et réparation de véhicules : garage, station-service, concessionnaire
• Les activités immobilières : gestion immobilière ou coaching
• L’industrie du textile et de l’habillement
• Les industries agroalimentaires : transformation et fabrication (chocolaterie, boulangerie, pâtisserie…)
• Les imprimeries et les maisons d’édition
• L’éducation
• L’industrie chimique et métallurgique

Les industries de loisirs : cinéma, radio, télévision, discothèque

• La récupération et le traitement des déchets
• Les commerces de détail et de gros non alimentaire
• L’hôtellerie et la restauration : restaurant, restauration rapide, cafés, hôtel

Le centre national de Paris s’occupe des secteurs d’activités suivantes :

• Les services à la personne : blanchisseries, coiffure, esthétique
• Le transport : transport de personnes, transport routier, agence de voyages
• La recherche et développement
• La santé
• Les actions sociales
• Le commerce alimentaire
• L’informatique
• L’architecture
• Les métiers de bouche : boucherie, charcuterie
• Les entreprises de service : assurance, centres d’appels, activités financières

Comment souscrire au service TESE de l’URSSAF ?

La souscription au service TESE se fait en ligne sur leur site et dans la section « Adhérer ». Lors de la première visite du site, le numéro SIRET de l’entreprise (délivrée par le Centre de Formalités des Entreprises) est nécessaire. Dans cette même rubrique, le serveur demandera à l’utilisateur de saisir un mot de passe. Il est indispensable à chaque visite sur l’espace employeur pour accéder et assurer la sécurité du compte. Pour la création du compte, ne pas oublier de taper une adresse mail de confirmation et un numéro de téléphone. Afin de valider la souscription, un accusé de réception est envoyé par mail à l’employeur.

Une fois toutes ces formalités remplies, l’espace employeur sur le site TESE est ouvert. L’utilisateur peut y accéder à tout moment en se servant de son numéro SIRET et du mot de passe. Il peut ainsi utiliser toutes les nombreuses fonctionnalités de la plateforme.

Pour les personnes qui ont besoin d’assistance pour l’adhésion au service en ligne, TESE dispose d’une rubrique spéciale qui est le « guide d’adhésion ». Elle assiste l’utilisateur dans tout le processus de souscription.

Quels sont les services disponibles sur le site TESE URSSAF ?

Le dispositif TESE permet de profiter de plusieurs services et de faciliter la gestion des déclarations sociales. Sur le site, un seul formulaire est nécessaire pour le contrat de travail et pour la Déclaration Préalable A l’Embauche ou DPAE. Toutes les procédures administratives sont effectuées par le service. L’employeur ne doit payer aucuns frais liés aux services. D’autres tâches sont également effectuées par TESE et accessibles sur l’espace employeur tel que :

• Les bulletins de paie des salariés
• L’historique des opérations effectuées sur la plateforme
• Le calcul des cotisations et des contributions obligatoires
• Les déclarations fiscales des employés
• Le certificat de travail
• La Déclaration Sociale Nominative ou DSN
• Les déclarations à envoyer à Pôle Emploi et la Caisse des Congés Payés
• Les déclarations sociales annuelles
• La récapitulation des cotisations sociales payées par l’employeur et leurs catégories

Les montants des cotisations et des contributions fiscales de chaque employé sont disponibles sur l’espace employeur le lendemain du remplissage des informations dans le « Volet Social ». Idem pour les impôts sur le revenu prélevé du salaire. Concernant les bulletins de paie, ils sont également consultables en ligne et peuvent être imprimés le jour suivant la mise à jour des informations sur le volet social. Ils sont consultables dans la rubrique « Editions » de son espace employeur. Un mail est envoyé par TESE URSSAF à l’employeur pour lui prévenir de toutes ces opérations.

Quelles sont les taches d’un employeur qui utilise TESE ?

Le « volet social »

Pour pouvoir faire ses déclarations et les calculs correspondants à cela, l’employeur doit remplir quelques informations importantes sur tous les salariés. Ceci se fait dans le « Volet social » de la plateforme. Les informations qui doivent y être mentionnées comprennent : les renseignements complets concernant les salariés déclarés, la période d’emploi, le nombre d’heures travaillées et les rémunérations versées pour chaque employé. Elles doivent être remplies au plus tard le 5 du mois après la date d’embauche. Si le délai de saisi n’est pas respecté, il y aura des effets sur les calculs effectués par le service notamment sur l’impôt sur le revenu.

L’embauche d’un salarié

Lors de l’embauche d’un employé, des formalités administratives doivent être effectuées obligatoirement par l’employeur. Sur TESE, elles sont faites sur un seul formulaire qui inclut le contrat de travail et le DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche). Ce formulaire fait office de contrat de travail et doit être transmis au service TESE avant l’embauche du salarié.

Tous les autres anciens employés de l’entreprise doivent également avoir un contrat de travail sur la plateforme. Dans ce cas, la date où le salarié a été recruté figure dans le contrat. Quand les salariés sont enregistrés sur le site, l’employeur a la possibilité d’imprimer le formulaire correspondant et le faire signer par l’employé comme pièce justificative.