Les démarches à réaliser pour télécharger gratuitement un extrait Kbis

Lors de la création de toute société commerciale, l’immatriculation ou l’inscription au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) est une étape incontournable. L’extrait K ou Kbis est le document qui justifie cette inscription et qui atteste l’existence légale de l’entreprise. La présence de ce justificatif reste également cruciale dans certaines démarches administratives. Auparavant, l’obtention de l’extrait Kbis était payante et se faisait auprès du tribunal de commerce. Mais aujourd’hui, les dirigeants peuvent le télécharger gratuitement en ligne.

Tout ce qu’il faut savoir sur l’extrait K ou Kbis

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de faire un rappel concernant le Kbis et son utilité. Comme nous l’avons mentionné précédemment, il s’agit d’un document qui prouve l’existence légale d’une société. L’extrait K ou Kbis constitue la preuve qui démontre qu’une société est immatriculée.

En créant une entreprise ou une société commerciale, le dirigeant est dans l’obligation de s’inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le seul document qui puisse prouver cette immatriculation n’est nul autre que l’extrait K ou Kbis. C’est pourquoi toutes les entreprises commerciales doivent disposer de ce type de document.

Ce dernier reste également indispensable pour effectuer certaines démarches administratives : candidature à des appels d’offres publics, l’ouverture d’un compte en banque professionnel, achats de matériels professionnels auprès d’un fournisseur, etc. Bref, l’extrait Kbis est un élément indispensable pour justifier l’activité commerciale d’une société ou d’une entreprise.

Soulignons que la demande de la mise à disposition de l’extrait Kbis doit provenir de l’entreprise. Il faut également que cette requête la concerne. C’est le rôle du dirigeant de l’entreprise d’effectuer cette demande. Auparavant, les démarches à suivre pour obtenir un extrait Kbis étaient assez rigoureuses et payantes. Il fallait se rendre auprès du tribunal de commerce et acquitter une somme de quelques euros. Mais tout cela a changé depuis 2020, grâce à l’arrivée de Monidenum.

Monidenum : de quoi s’agit-il ?

Monidenum est un service en ligne mis en place par le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce (CNGTC). Pour être plus précis, il s’agit d’un service d’authentification gratuit et sécurisé. C’est grâce à cette plateforme que les dirigeants d’entreprise ou de société commerciale peuvent d’obtenir un extrait K ou Kbis gratuitement et sans déplacement.

En outre, ce service permet d’opérer un rapprochement avec les données du RCS (registre du commerce et des sociétés). Avec Monidenum, les dirigeants d’entreprise peuvent avoir accès aux services digitaux partenaires (reprise d’une société, acte de justice, etc.). Mais, le bénéficiaire doit d’abord activer son identité numérique pour accéder à ces services en ligne.

L’entrepreneur commercial ne peut obtenir gratuitement un extrait K ou Kbis que depuis son compte Monidenum. Précisons que l’extrait de Kbis délivré par la plateforme du CNGTC possède une valeur juridique ; ce qui n’est pas le cas de certaines solutions gratuites.

Un dirigeant ne peut avoir accès qu’à l’extrait Kbis de son établissement. Ce qui mène à conclure que le service Monidenum ne permet pas de télécharger gratuitement un extrait Kbis d’une autre entreprise (celui des entreprises concurrentes). Mais certaines plateformes permettent d’effectuer cette action. Tel est le cas de Pappers. Ce site propose un extrait contenant les mêmes renseignements qu’un vrai Kbis ; ce qui est suffisant pour certains cas. Toutefois, ce document ne possède aucune valeur juridique.

Comment obtenir un KBIS gratuitement grâce au Monidenum ?

Grâce au service Monidenum, tous les dirigeants d’entreprise ou de société commerciale peuvent obtenir gratuitement un extrait Kbis. Si vous vouliez bénéficier de ce service, il faut avant tout créer un compte dans cette plateforme et l’activer. Pour ce faire, il est nécessaire de consulter le site officiel du Monidenum (monidenum.fr). À ce stade, vous devez suivre quelques démarches :

Cela commence par le passage au système de double authentification. En effet, cette étape consiste à renseigner l’adresse e-mail du dirigeant et à la valider. Une fois que c’est fait, il faut définir un mot de passe. Sachez que ce code personnel doit contenir au moins une lettre, un chiffre, un caractère spécial et une lettre en majuscule. Si ces critères sont respectés, votre mot de passe sera validé. Ensuite, il convient de communiquer son numéro de téléphone et le confirmer. Pour la confirmation, un code de confirmation sera envoyé au numéro indiqué.

Après cela, vous devez leur fournir un justificatif d’identité. Cela peut être une carte d’identité, un titre de séjour ou un passeport en cours de validation. Une fois de plus, une vérification et une confirmation des informations reçues vont être faites. Et pour finir, il suffit de valider pour récupérer gratuitement l’extrait Kbis.

Comment télécharger gratuitement un extrait Kbis ?

Pour télécharger ce type de document par le service de Monidenum, il faut avant tout se connecter à son compte Monidenum. Pour cela, il faut saisir son identifiant et son mot de passe. Précisons que ces informations de connexion sont remises au dirigeant lors de la création du compte Monidenum.

Une fois arrivé à la page d’accueil, rendez-vous à la rubrique « Kbis & Performances ». Ensuite, il convient de cliquer sur le bouton « télécharger » à côté du nom de l’entreprise. Par la suite, une page va s’ouvrir. Et c’est dans cette page que vous pouvez télécharger l’extrait Kbis au format PDF.

Comment trouver une entreprise immatriculée au RCS ?

Sachez que l’extrait Kbis est accessible au public. C’est-à-dire que toute personne faisant une recherche sur une société immatriculée peut avoir accès à ce papier. À ce stade, plusieurs manières de procéder sont possibles. Il est possible faire la demande par la dénomination sociale, par le sigle ou simplement par le nom de l’entreprise. Autrement, le demandeur peut utiliser le numéro Siren de l’entreprise. Toutefois, ce dernier devra acquitter une certaine somme pour obtenir l’extrait.

La meilleure manière d’effectuer des recherches sur des sociétés immatriculées est de faire recours à « Infogreffe ». Cette plateforme offre un service permettant de rechercher des entreprises inscrites au RCS en France. Grâce à elle, il est possible de réaliser des commandes de documents auprès des greffes de tribunaux de commerce. La procuration d’un extrait Kbis compte parmi ces services prioritaires.

D’autres informations importantes concernant l’extrait K ou Kbis

L’extrait K ou l’extrait Kbis ?

L’extrait K est un justificatif réservé seulement aux personnes physiques, notamment les entreprises individuelles. Celui-ci concerne donc les micro-entreprises et les auto-entreprises. À noter qu’un micro-entrepreneur pratiquant une activité commerciale peut avoir accès à ce document via internet. Mais s’il s’agit d’un établissement secondaire, cet extrait est appelé « L ».

Quant à l’extrait Kbis, les personnes morales sont les plus concernées. Plus précisément, on parle de toutes formes de sociétés commerciales. Toutefois, son nom change en « L bis » s’il s’agit d’un établissement secondaire.

Comment réaliser une demande de Kbis ?

Pour effectuer votre demande d’obtention de Kbis, vous avez deux options :

• Sur place : précisons que cette solution nécessite un déplacement vers le Tribunal du commerce. Une fois arrivé, vous devez vous adresser à un greffier. La demande va dépendre de votre entreprise ou celle que vous cherchez à obtenir des informations. Mais dans tous les cas, celle-ci se fait de la même manière, et le greffier va vous remettre l’extrait lui-même.
• En ligne : pas besoin de se déplacer, vous pouvez effectuer la demande en consultant le site du greffe du tribunal (Infogreffe). En saisissant le code postal ou le nom de la ville, vous obtiendrez la liste de suggestions contenant le nom de toutes les entreprises immatriculées dans la zone indiquée.

Extrait kbis : est-il mieux de le recevoir par email ou par courrier ?

L’extrait kbis peut être obtenu de deux façons : par courrier ou par email. Alors, lequel de ces deux modes de réception est le meilleur ?

Commençons par l’option traditionnelle, la réception par courrier. Cette méthode offre une certaine satisfaction tactile et visuelle. Vous recevez un document physique, que vous pouvez toucher et voir. Il peut être archivé dans un classeur, un dossier ou un coffre-fort. Le document papier a aussi l’avantage de la familiarité : c’est la façon dont les choses ont toujours été faites. De plus, il peut être présenté à des parties tierces sans avoir besoin d’être imprimé. Cependant, cette méthode a aussi des inconvénients. Le délai de livraison peut être long, parfois jusqu’à plusieurs jours. Il y a aussi le risque de perte ou de dommage en cours de route. Et enfin, l’archivage physique peut être encombrant et nécessite de l’espace.

D’autre part, recevoir l’extrait KBIS par email a aussi ses avantages. Le premier et le plus évident est la rapidité. Une fois que l’extrait est disponible, il est envoyé presque instantanément à votre boîte de réception. Pas besoin d’attendre plusieurs jours pour le recevoir. De plus, le document est en format numérique, ce qui signifie qu’il peut être stocké sur un ordinateur, une clé USB ou dans le cloud. Cela économise de l’espace et facilite l’organisation. Le document numérique peut également être partagé facilement et rapidement avec d’autres personnes, qu’elles soient dans la même pièce ou à l’autre bout du monde. De plus, le risque de perte ou de dommage est minimal. Même si votre ordinateur tombe en panne, vous pouvez toujours accéder à votre document si vous l’avez sauvegardé sur le cloud.

Cependant, cette méthode a aussi ses inconvénients. Pour certains, un document numérique n’a pas la même valeur qu’un document physique. De plus, il faut disposer d’un accès à internet pour le recevoir et le partager.