Parc automobile : comment gérer la flotte de son entreprise ?

La gestion du parc automobile est souvent reléguée au second plan par les entreprises. Et pourtant, il s’agit d’une fonction qui a toute son importance au sein d’une organisation disposant d’une flotte comprenant un nombre de véhicules plus ou moins conséquent. Non maitrisée, elle peut faire grimper rapidement les coûts logistiques. Vous demandez-vous comment bien gérer le parc automobile de votre entreprise ? Voici les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour optimiser la gestion d’un parc auto.

Gestion de parc automobile : en quoi cela consiste-t-il ?

Afin de mieux comprendre ce qu’est la gestion de parc automobile, il vaut mieux d’abord comprendre la notion de « parc automobile ». Le parc automobile (car fleet) aussi appelé flotte automobile, est un ensemble de véhicules utilisés par une entité (entreprise, organisation…) dans le cadre de ses activités. Soit ces véhicules lui appartiennent, soit elle les loue pour une location longue durée auprès d’une entreprise de location. On distingue généralement 5 catégories de véhicules dans un parc auto : les voitures de fonction, les voitures de service, les véhicules utilitaires, les poids lourds et les deux-roues. Ils servent pour le transport de personnes ou bien de marchandises.

La gestion de parc automobile, appelée « car fleet management » en anglais, consiste à gérer et à coordonner les différentes activités liées au transport, telles que la maintenance, la logistique et la gestion administrative.

Il s’agit notamment de faire un suivi régulier de l’utilisation de chaque véhicule, de gérer leur maintenance et entretien, de s’occuper de l’administration.

Quelle est l’importance d’une gestion de parc automobile optimale ?

Optimiser la gestion de votre parc automobile est crucial, dans la mesure où cela vous permet de maitriser les dépenses de votre entreprise grâce à l’optimisation des coûts logistiques. Sachez que le domaine du transport implique des coûts non négligeables, directs comme indirects. Mieux vous gérez la flotte de véhicules de votre entreprise, plus vous pourrez faire des économies sur le court, moyen et long terme.

Une bonne gestion de votre parc automobile vise également à garantir la sécurité des conducteurs. En effet, chaque véhicule fera l’objet d’un contrôle strict et régulier, ce qui réduit significativement les risques d’accident.

En outre, les conducteurs sont aussi sensibilisés et incités à avertir directement le gestionnaire du parc auto (ou le service concerné) en cas d’éventuels problèmes de fonctionnement.

La gestion de flotte automobile comporte par ailleurs des enjeux environnementaux. Pour se conformer à la loi, chaque entreprise disposant d’un parc de véhicules doit respecter les normes environnementales en vigueur. Dans cette optique, elle peut envisager différentes solutions comme l’achat de véhicules avec un niveau faible d’émission de CO2, la formation des conducteurs à l’éco-conduite.

À qui confier la gestion de sa flotte automobile ?

La gestion d’un parc automobile peut être internalisée ou externalisée. Lorsque vous optez pour la gestion en interne, vous pouvez la confier à l’un de vos collaborateurs ou à un service en interne spécifique. La gestion de flotte requérant une énorme polyvalence, la personne ou le service affecté doit faire du travail à plein temps afin de mener à bien toutes ses tâches.

L’externalisation est la solution la plus adaptée pour une entreprise de grande envergure ou disposant d’un parc auto important. Dans cette seconde option, vous allez recourir aux services d’un prestataire externe ou d’un fournisseur qui vous offrira uniquement des prestations liées à la gestion de flotte automobile.

Externaliser cette fonction s’avère avantageux pour une entreprise, car cela permet à ses collaborateurs internes de se focaliser seulement sur leur travail.

Conseils pour optimiser la gestion du parc auto de son entreprise

Quel que soit le volume de votre flotte automobile, voici des conseils pratiques pour une gestion optimale de celui-ci.

Songez à l’entretien régulier des véhicules

La flotte d’une entreprise comprend généralement entre 5 et 200 véhicules. Mais, peu importe le nombre de véhicules dans votre parc, le contrôle technique de chaque véhicule ne doit en aucun cas être négligé. Le gestionnaire du parc doit procéder aux opérations de maintenance et d’entretien des véhicules afin de :

• Assurer leur bon fonctionnement : pour que chaque véhicule soit en bon état, ils doivent être régulièrement entretenus. Cela permet non seulement de maitriser les coûts, mais aussi de limiter autant que possible les risques de panne majeure.
• Optimiser leur longévité : une bonne maintenance permet de garantir une durée de vie plus longue à vos véhicules. Sans entretien régulier, ils seront rapidement hors d’usage et il vous sera difficile de supporter les coûts de réparation.
• Booster leur prix de revente : bien sûr, lorsque les véhicules sont en excellent état, vous pourrez les revendre au meilleur prix. Pour garantir leur qualité, le gestionnaire de la flotte automobile doit conserver l’historique détaillé des opérations de maintenance et d’entretien réalisées sur chaque véhicule.
• Garantir la sécurité des conducteurs : comme déjà évoqués précédemment, des véhicules bien entretenus constituent un gage de sécurité pour les collaborateurs de votre entreprise lors de leurs déplacements.
• Faire véhiculer une image positive de l’entreprise : cela peut avoir un impact direct sur les perceptions externes de votre entreprise. Le manque d’entretien et de réparation augmente non seulement les risques d’accident, mais influe négativement sur votre image. Veillez donc à ce que votre gestionnaire s’occupe bien de la maintenance de votre flotte de véhicules.

Mettez en place une charte automobile (Car Policy)

La charte automobile ou Car Policy est un document qui règlemente l’utilisation et l’attribution des véhicules. Elle permet de mettre à disposition des collaborateurs une catégorie de véhicules en fonction de leurs droits et de leurs besoins. La mise en place d’une charge automobile n’est pas obligatoire, mais est vivement recommandée pour éviter d’éventuels litiges concernant l’utilisation des véhicules. Elle doit être rédigée avec la direction et chaque service concerné pour convenir des règles d’utilisation des véhicules.

Sensibilisez les conducteurs de votre flotte automobile

Les conducteurs sont les premiers et les seuls à avoir un meilleur aperçu des véhicules. Il est important de les inciter à effectuer un contrôle régulier de ces derniers. En cas de dysfonctionnement mécanique ou de signes d’usure constatés, ils doivent alerter le plus tôt possible le gestionnaire de flotte. Ce dernier pourra ainsi procéder aux opérations de maintenance ou de réparation nécessaires.

D’autre part, il faut également les sensibiliser à respecter les règles de bonnes pratiques définies par la charte automobile de l’entreprise et les former à l’éco-conduite. Vous pouvez user de différentes techniques pour booster leur motivation :

• Des primes de bonne conduite,
• Des récompenses attribuées au meilleur conducteur,
• Des primes pour les conducteurs les plus écoresponsables,
• Etc.

Apprenez à optimiser vos coûts

La maitrise des coûts se trouve au cœur de la préoccupation de n’importe quelle entreprise. Pour atteindre cet objectif, le gestionnaire de parc automobile doit tenir compte du TCO (Total cost of ownership), aussi appelé « coût total de possession ».

Le TCO d’un véhicule correspond à l’ensemble des coûts directs et indirects liés à son utilisation tout au long de son cycle de vie. C’est un bon indicateur qui permettra au gestionnaire de mieux distinguer les postes de dépenses à optimiser (ex. carburant).

Utilisez un logiciel de gestion de parc automobile

Pour mieux gérer la flotte de votre entreprise, vous ne pouvez pas vous passer des solutions technologiques, dont le logiciel de gestion de parc automobile. Il s’agit d’un outil très performant sur lequel votre gestionnaire de flotte pourra s’appuyer, il permet de centraliser et d’analyser toutes les données de votre parc auto. Grâce à lui, le gestionnaire et le dirigeant de l’entreprise pourront avoir une meilleure vision de l’utilisation, de l’état et du coût de la flotte. Avec ses différents modules, ce logiciel de gestion propose différentes fonctionnalités sur son tableau de bord :

• Gestion de la flotte et des consommations liées à chaque véhicule,
• Gestion des réparations (réalisées ou à réaliser),
• Maintenance préventive,
• Gestion de la location longue durée,
• Etc.

Pour une gestion encore plus optimale de votre parc automobile, vous pouvez associer à ce logiciel d’autres outils d’aide à la gestion de parc comme : les GPS, les ERP, les boîtiers télématiques… Ces outils permettront à votre gestionnaire de flotte de suivre de près l’évolution de chaque véhicule.