Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de temps de travail ? Pourquoi l’utiliser ?

Toute entreprise doit bien gérer les temps de travail. Cela permet de suivre facilement les performances et d’optimiser le travail des collaborateurs. La gestion de temps est également nécessaire pour connaître davantage sur le fonctionnement de la société, dans le but de l’améliorer si nécessaire. Les entreprises peuvent avoir recours à un logiciel de gestion de temps de travail pour avoir des données précises et concrètes.

Logiciel de gestion de temps de travail : c’est quoi ?

Un logiciel de gestion de temps de travail est particulièrement utile pour les Directeurs des Ressources Humaines. En effet, une entreprise a besoin d’une stratégie RH qui peut faire un suivi précis et régulier des composantes qui sont liées au temps de travail de ses salariés (gestion du temps de travail). Il s’agit de l’attribution des congés, l’établissement des plannings de chaque travailleur, le marquage des absences, etc. Ces aspects étaient auparavant archivés sur papier, puis informatisés à l’aide de tableaux. La collecte de données est aujourd’hui plus facile grâce à la technologie virtuelle.

Ces logiciels sont désormais intégrés parmi les outils de travail des collaborateurs. Il a été créé afin d’aider les entreprises sur la gestion des horaires de travail de ses travailleurs. On peut trouver la plupart de ces logiciels en ligne, qui peuvent être accédés à l’aide d’un PC ou d’un téléphone mobile.

Ce type de logiciel est également utilisé pour permettre une optimisation de la gestion des ressources humaines et une anticipation des risques.

Une entreprise peut paramétrer les outils de saisie de temps, en fonction du code de travail, de la législation et de son fonctionnement interne. Il est également possible de mettre en place des alertes en guise d’avertissement lors d’un événement comme une absence ou un retard d’un salarié. Ce type de logiciel est efficace pour une entreprise, quelle que soit sa taille.

Toutefois, il faut trouver les logiciels de gestion de temps qui sont fiables.

Les différents types de logiciels de gestion de temps de travail

Gestion des temps de présence et d’absence

C’est un outil qui permet de recueillir les données qui sont collectées par les badgeuses et les pointeuses. Cela permet une automatisation du suivi du temps de présence d’un travailleur au sein de l’entreprise.

Le logiciel aide à calculer les éléments variables de paie grâce aux données qui ont été collectées.

Gestion du temps et des activités (GTA)

Ce logiciel concerne à la fois la gestion de paie et l’administration des personnels, ce qui est indispensable pour une entreprise. Un logiciel de GTA est nécessaire pour suivre le cours des projets en temps réel, de suivre la répartition du budget alloué pour un projet, et de digitaliser les processus.

À partir des données que le logiciel réussit à recueillir (sur le temps de travail des salariés), il peut renvoyer un résultat stratégique aux responsables RH.

Gestion des ressources humaines

C’est un outil qui offre la possibilité de procéder à l’établissement des plannings. Cela peut se faire en fonction de certaines contraintes (collectives, personnelles ou réglementaires).

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de temps de travail ?

De plus en plus d’entrepreneurs utilisent un logiciel de gestion de temps de travail, parce qu’il s’avère être avantageux. Il participe grandement à l’amélioration de la productivité.

Précision de la déclaration de temps

Les logiciels de gestion de temps sont précis pour donner des informations sur les heures d’arrivée, les heures de départ et la durée de pause ou de travail des travailleurs. Cet outil contribue à la gestion administrative des activités. Il évite les erreurs de calcul.

Grâce à ce logiciel, une entreprise peut présenter un récapitulatif à ses clients le temps qu’il faut pour réaliser une mission.

Productivité améliorée

Un logiciel de gestion de temps de travail peut être utilisé par les salariés afin de réaliser et de répartir leurs tâches en fonction d’une durée impartie. Il favorise également la performance des salariés et la hausse de la productivité : ce qui optimise la rentabilité et le rendement. C’est aussi un système permettant une amélioration de la qualité de vie durant les heures de travail.

Le logiciel de gestion de temps de travail offre une flexibilité qui est capable d’augmenter l’engagement des employés. Cette flexibilité peut aussi contribuer à la réduction de l’absentéisme de façon progressive.

Le travail est beaucoup mieux structuré grâce à cet outil, car il permet la saisie du temps de travail et la visualisation des heures effectuées. Les collaborateurs obtiennent aussi un aperçu des missions qu’ils doivent réaliser, ainsi que de l’échéance de ces missions.

Collaboration améliorée

La relation entre un employeur et ses employés dépend de l’engagement de ces derniers. Cet engagement repose sur la communication ouverte et fluide entre ces deux acteurs.

Un logiciel de gestion de temps de travail permet l’utilisation d’une messagerie instantanée qui recense l’ensemble des informations qui sont liées à la vie au travail.

Quels sont les autres avantages que procure un logiciel de gestion de temps ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion de temps permet :

• De prendre des décisions stratégiques plus facilement
• De stocker les données en toute sécurité dans un emplacement sécurisé et unique
• D’automatiser les factures à partir des données qui ont été collectées
• De rendre plus rapide et plus précis le système de paie
• De gérer personnellement le profil et d’être protégé contre le vol de données sensibles

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de temps ?

Solution à coût variable ou à coût fixe

Une entreprise peut choisir un logiciel qui ne nécessite ni mise à jour ni installation (comme une solution SAAS par exemple). Il s’agit des logiciels qui peuvent être accédés via internet. Cette solution permet à une entreprise de ne pas avoir à faire face à des problèmes techniques.

Pour celles qui préfèrent les solutions à installer, il existe plusieurs logiciels au choix qui sont efficaces.

Solution ergonomique

Il est préférable de choisir un logiciel facile à prendre en main, et ergonomique. Ces critères sont utiles pour permettre que tous les employés puissent bien utiliser le logiciel sans avoir de difficulté. Cela permet aussi à l’entreprise un gain de temps important.

Solution pratique

Pour les entrepreneurs qui se déplacent beaucoup, il serait préférable de choisir un outil adéquat (disponible sur mobile par exemple). Cela est également avantageux pour les salariés qui pourront y avoir accès, quelle que soit leur position.

Solution abordable

Il faut qu’un logiciel de gestion de temps soit abordable. Le budget est à prendre en compte.