Comment fonctionne l’affacturage ?
De 1994 à 2020, le marché de l’affacturage n’a cessé de progresser en France, en passant de 20 milliards d’euros de créances à 324 milliards d’euros. Pendant 27 ans, ce marché s’est multiplié par 16, ce qui est énorme. De plus en plus d’entreprises ont recours à ce système de gestion des comptes clients chaque année. Mais alors, comment fonctionne réellement l’affacturage ?
Table des matières
La définition de l’affacturage et les acteurs impliqués dans l’affacturage
L’affacturage est une solution de financement permettant aux entreprises de profiter d’un paiement anticipé de leurs créances bien avant la date de l’échéance. Pour que ce soit possible, l’entreprise va transférer ses créances à un Factor, l’organisme financier qui assure la gestion de son poste client dans le contrat d’un cadre d’affacturage. Ainsi, le Factor effectue des opérations de relance et de recouvrement de vos créances.
Les acteurs impliqués dans l’affacturage sont les suivants :
- La société d’affacturage ou le Factor : il s’agit d’une entité appartenant aux sociétés bancaires ou indépendantes qui peut être spécialisée ou non par métiers.
- Les courtiers en affacturage : il s’agit d’un intermédiaire travaillant pour le compte de votre entreprise afin de :
- Vous renseigner au sujet des meilleures offres sur le marché.
- Négocier efficacement votre contrat d’affacturage.
- Vous accompagner au cours de la vie de votre contrat.
- Les adhérents : ce sont les entreprises à la recherche de ce système de financement. Toutes les sociétés de différentes tailles peuvent être concernées.
- Les clients cédés : dans le cadre d’un contrat d’affacturage, les débiteurs et clients de l’adhérent deviennent des clients du Factor.
Les différentes formes d’affacturage
Il existe 3 principales formes d’affacturage.
L’affacturage classique ou complet
L’affacturage complet ou classique est une convention par laquelle une entreprise cède ses créances (avoirs et factures) à une société d’affacturage en échange d’un financement immédiat par le moyen d’une commission.
Ainsi, le Factor devient le créancier de vos clients, et gère votre poste client : recouvrement des créances, suivi des paiements, prise en charge des impayés, garantie contre les risques d’insolvabilité, etc.
L’affacturage inversé
Également appelé « reverse factoring », l’affacturage inversé suit le sens inverse d’un principe de l’affacturage. Avec ce financement, c’est le client (débiteur) qui fait appel à un affactureur, et non le fournisseur (créancier).
Via l’affacturage inversé, le client souhaite payer plus tôt son fournisseur, et sollicite un service d’affacturage pour ce faire. Une fois que la date de paiement des factures est atteinte, le client rembourse l’affactureur.
L’affacturage confidentiel
Également appelé « affacturage non notifié », l‘affacturage confidentiel permet à votre société de garder la prise en main de la gestion de son poste client (facturation, encaissement et recouvrement).
Optez pour cette forme d’affacturage dans le cas où vous ne souhaitez pas informer vos clients sur l’adoption de cette solution de financement des créances. Sur vos factures, aucune mention n’indiquera votre recours à un affactureur.
Le fonctionnement de l’affacturage
Après avoir choisi votre forme d’affacturage, vous pouvez passer par différentes étapes propres à ce mode de financement. Ce système pratique de financement des créances passe notamment par les 4 grandes étapes suivantes.
Étape 1 : la sélection des factures éligibles
Pour information, l’affacturage fonctionne uniquement sur les factures avec des professionnels, c’est-à-dire pour les activités B2B, aussi bien dans le secteur public que privé, avec un délai de règlement. Pour sélectionner vos factures, commencez par exclure les créances qui sont émises sur des particuliers.
Ensuite, sélectionnez uniquement les factures de vos clients solvables. Dans le cadre d’un contrat d’affacturage complet, le Factor va vérifier cette solvabilité.
Enfin, sélectionnez les factures qui répondent aux conditions suivantes :
- Une date d’échéance comprise entre 20 et 120 jours après la date d’émission des créances.
- Un financement des créances commerciales certaines, exigibles et liquides.
- Une facturation correspondant à des marchandises livrées chez le client ou à une prestation exécutée.
- Le débiteur doit généralement être une société située en France, mais certaines compagnies acceptent les clients dans le monde ou en Europe.
- Chaque société d’affacturage exige un montant minimal par facture, qui est exprimé avec TVA incluse : c’est ce que l’on appelle Taille Moyenne de Facture (TMF).
- La créance doit faire disparaître le montant, la date de paiement, ainsi que le nom et le numéro SIREN du client.
- La facture peut être scannée à partir d’une facture papier ou être sous format électronique.
Chaque Factor applique ses propres critères de sélection pour les factures, mais les critères ci-dessus sont souvent retrouvés. Par contre, ne prenez pas en compte les factures qui sont émises sur les entreprises liées à l’affacturé (holdings, filiales, etc.).
En général, les montants de financement ne sont pas plafonnés, mais pour certains secteurs d’activité ou dans certains cas, le factor peut imposer un plafonnement selon le chiffre d’affaires de votre entreprise. Certains factors peuvent également refuser le financement au-delà d’un certain seuil de concentration si l’encours financé est concentré sur quelques clients ou sur un seul client (seuil compris entre 30 et 50%). Toutefois, si la qualité financière du client est excellente, il peut y avoir jusqu’à 100% de financement.
Étape 2 : la signature du contrat d’affacturage
Avant de signer votre contrat d’affacturage avec un fator, vous devez constituer votre dossier. La société d’affacturage aura notamment besoin des pièces justificatives suivantes :
- Copie des statuts de votre société et votre Kbis.
- Un prévisionnel pour les sociétés en création ou les 3 derniers bilans.
- Tout votre process de facturation (bon de livraison, bon de commande, factures, contrat de prestation, bon d’enlèvement, etc.).
- La liste des clients concernés par l’affacturage avec les montants totaux des factures à céder et les N° de siret.
Puis, la société d’affacturage va analyser votre dossier et vos clients afin d’étudier le niveau de garantie et les risques. Si elle vous donne son accord, vous recevrez une proposition qui listera les exigences prévues dans le contrat. Rassurez-vous, certains éléments du contrat d’affacturage sont négociables.
C’est seulement après un accord entre les 2 parties que vous signerez le contrat.
Étape 3 : la cession des créances à la société d’affacturage
Après avoir signé le contrat d’affacturage, vous allez devoir éditer toutes les factures concernées avec une mention de subrogation avant de les transmettre au factor et au client.
Vous devez également mentionner les délais de paiement accordés aux commandes. Il est à noter que la société d’affacturage peut refuser de prendre en charge de nouveaux clients ou certaines factures ne répondant pas aux critères d’éligibilité.
Étape 4 : le financement des factures et gestion des créances
Après la cession des créances, la société d’affacturage va déduire sa rémunération avant de vous verser le montant des créances éligibles. Puis, elle va prendre en charge les relances et le recouvrement pour recevoir les règlements de vos débiteurs.
Il est à noter que la commission correspond à un pourcentage donné sur le montant des factures émises. Ce taux peut varier selon la taille moyenne des factures, le chiffre d’affaires remis, et la qualité et le nombre des clients. Réalisée sur les 12 prochains mois, cette commission est calculée sur le chiffre d’affaires réalisé.
Les avantages de l’affacturage
Si l’affacturage est si prisé par les entreprises, c’est que cette pratique offre plusieurs avantages.
L’amélioration de la trésorerie
En mobilisant vos créances clients, votre entreprise obtiendra rapidement de la trésorerie. L’affacturage vous permettra notamment de pallier un manque de trésorerie parce que les délais de paiement n’impacteront pas votre trésorerie.
La réduction du risque d’impayés
En général, les banques proposent de garantir jusqu’à la totalité du risque d’impayés sur les créances cédées. Toutefois, si vous optez pour une assurance crédit « simple », il n’y aura généralement que la couverture d’une partie de ce risque.
Prêtez attention au contrat d’affacturage que vous comptez signer puisqu’il n’y a aucune garantie sur certains contrats, ce qui vous obligera à régler les impayés.
L’externalisation du recouvrement de créances
L’affacturage vous permettra d’externaliser tout ce qui concerne le recouvrement de vos créances, ce qui vous permettra d’économiser de l’argent et du temps concernant la gestion du poste client, et de vous concentrer sur le cœur de vos activités.
Les inconvénients et coûts de l’affacturage
Malgré ses nombreux avantages, l’affacturage présente quelques inconvénients à prendre en compte avant de signer un quelconque contrat avec un factor.
Les frais liés à l’affacturage
Les frais de départ liés à l’affacturage sont souvent attractifs, mais les commissions annoncées peuvent encore être additionnées à des frais supplémentaires. Certains factors demandent par ailleurs un engagement sur le pourcentage de votre chiffre d’affaires, ce qui pourrait rendre la consommation plus élevée que le besoin réel.
Enfin, les factors demandent généralement que le dirigeant de l’entreprise se porte caution à titre personnel vis-à-vis du contrat.
L’impact sur la relation client
L’affacturage aura un impact réel sur la relation client sur votre entreprise, c’est pourquoi certaines sociétés ne souhaitent pas externaliser la relance. Bien que les débiteurs perçoivent généralement bien l’affacturage, certains facteurs indélicats dans la stratégie de relance pourraient impacter négativement votre relation client.
Les limitations et exclusions de certaines créances
Les entreprises exerçant des activités à l’étranger et celles qui se concentrent uniquement sur 1 ou 2 clients principaux sont généralement hors cibles pour l’affacturage. Même si votre société est solide, les factors pourraient systématiquement refuser votre dossier.
Comme stipulé précédemment, l’affacturage ne peut être utilisé pour les créances de vos clients particuliers (activités B2C).
Comment choisir la bonne solution d’affacturage pour son entreprise ?
Puisque l’affacturage a un enjeu important au sein d’une entreprise, le choix de la solution à adopter ne doit pas être pris à la légère. Pour bien choisir, passez par les 3 étapes suivantes.
Étape 1 : analyser les besoins de l’entreprise
Premièrement, analysez les besoins financiers de votre entreprise selon vos objectifs commerciaux. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Pourquoi ai-je besoin d’un financement ?
- De quel montant exactement ai-je besoin ?
- Et pour quelle période ai-je besoin de ce financement ?
Afin de trouver le service financier qui convient le mieux à votre société, effectuez une analyse détaillée de sa situation financière actuelle et future.
Ensuite, identifiez les services financiers qui répondront au mieux à vos besoins :
- En cas de délai de recouvrement très long des facturations, par exemple, vous serez privé d’argent pendant une certaine période, ce qui affectera vos activités. Dans ce cas, optez pour l’affacturage.
- Par contre, vous pouvez opter pour des services de leasing ou des services financiers pour obtenir un meilleur équipement informatique, par exemple.
Identifiez vos besoins en profondeur (votre chiffre d’affaires, le montant de vos factures, les échéances de paiement, etc.)
Étape 2 : comparer les offres des sociétés d’affacturage
Dressez ensuite une liste des sociétés d’affacturage qui pourront répondre aux besoins financiers de votre entreprise. Pour la comparaison, n’hésitez pas à vous servir d’un comparateur pour trouver rapidement et facilement une bonne société correspondant à vos critères.
Étape 3 : négocier les conditions du contrat d’affacturage
Certains éléments du contrat d’affacturage sont plus négociables que d’autres, et cela dépend également de divers moments. Les points négociables et non négociables sont les suivants :
- Le champ d’application du contrat n’est pas négociable. Le contrat d’affacturage concernera uniquement les factures des administrations et des entreprises.
- Le pays d’intervention : vous pouvez négocier la liste des pays d’intervention de votre contrat d’affacturage. Les pays initialement refusés pourraient être acceptés selon la qualité des clients ou l’évolution financière et économique du pays. En général, l’affacturage peut financer les factures émises sur les DOM-TOM, la France métropolitaine, le grand export, et la CEE. Vérifiez si les conditions du contrat précisent les autres pays.
- La durée maximale du crédit : vous pouvez négocier cette durée au-delà de 120 jours, mais vous ne pourrez pas entrer dans le moyen terme.
- La fréquence des remises du contrat : les remises peuvent être choisies à votre convenance. En général, dans le cadre d’un contrat d’affacturage, les remises ont lieu une fois par semaine. Mais il est possible de faire 2 remises par semaine, en inscrivant ce détail dans le contrat.
- La mention de subrogation : avec un contrat d’affacturage classique, cette mention n’est pas négociable. Optez pour un contrat confidentiel si vous souhaitez que cette mention de subrogation ne figure pas dans vos factures.
- Les justificatifs : vous pouvez négocier la nature des justificatifs et le montant des factures sans justificatifs à fournir.
- Le fond ou compte de garantie : avant de signer le contrat d’affacturage, vous pouvez négocier le montant du fonds de garantie. Une négociation peut également avoir lieu durant la vie de votre contrat. Pour rappel, le fonds de garantie correspond au compte qui est constitué par le montant non financé des factures que vous avez remis au factor. Il va garantir la société d’affacturage pour les règlements directs, les avoirs, les contestations de créances, et les arriérés sur les créances financées non garanties. Le montant du fond de garantie est généralement de 10 à 15 % de l’encours global des factures concernées (TTC). Mais pour des raisons particulières, il peut aller de 5 à 50 %.
- Le compte de réserve : certains factors imposent souvent la mise en place d’un compte de réserve pour accepter votre dossier, ce qui rend ce point peu ou non négociable. Par contre, vous pouvez négocier le compte réserve après la mise en place du contrat et suite aux paiements auprès des bénéficiaires. Pour rappel, le compte de réserve est le montant qui n’est pas financé dans les factures émises.
- La commission d’affacturage : vous pouvez négocier cette commission avant la signature et pendant la vie du contrat d’affacturage. En général, les 2 parties négocient cette commission avant la date anniversaire du contrat.
- Le montant annuel minimum de commission : ce montant est négociable avant la signature et avant de renouveler le contrat pour l’année qui va venir. Il s’agit du montant minimal de commission que vous vous engagez à payer au factor pour un contrat d’une année. En général, ce montant est compris entre 70 et 80 % des commissions annuelles à régler.
- Les règlements : pendant toute la vie de votre contrat, les règlements du factor en votre faveur seront à votre convenance (par billet à ordre, par chèque ou par virement).
- Les règlements directs : vous ne pourrez pas négocier les règlements directs puisque la société d’affacturage a déjà avancé cet argent, et ce dernier doit lui être restitué. Pour information, les règlements directs sont des paiements que vous recevez alors qu’ils doivent être envoyés au factor. Si de telles situations surviennent, informez rapidement la société d’affacturage, et restituez ces paiements.
- La commission sur billet à ordre : de préférence, négociez cette commission avant de signer le contrat. Certains factors vous proposent de financer une partie ou la totalité des factures qui sont remises par billet à ordre, plutôt que par chèque ou virement.
- La commission de financement : il s’agit du montant des intérêts financiers relatifs à l’avance des fonds par le factor. Les intérêts financiers peuvent être basés sur l’Euribor (à 1 mois ou à 3 mois) ou sur le TBB (Taux de Base Bancaire). Vous pouvez négocier un taux unique de commission de financement avant et après l’échéance des créances.
- Les demandes de garanties : vous pouvez négocier les encours accordés et les demandes garanties avant de signer le contrat d’affacturage et durant sa vie. Il est à préciser que vous devez effectuer des demandes de garantie sur les clients à remettre au factor pour financement, et le financement partiel ou total se fera selon les réponses obtenues.
- Les services télématiques : en général, ces services sont peu négociables. Toutefois, vous devez demander une remise à la baisse avant de signer le contrat en fonction de votre volume d’activité. Les services télématiques correspondent au système d’interface internet du factor pour votre relation (prenez en compte les montants mensuels des abonnements).
- L’évolution de la tarification : vous pouvez négocier tous les frais relatifs au contrat avant la signature et pendant la vie du contrat.
- Les pénalités et intérêts de retard : puisque ce point ne concerne pas la société d’affacturage, vous n’aurez pas à le négocier.
- La caution du dirigeant : si besoin, négociez ce point avant de signer le contrat.
- La prise d’effet : avant la signature du contrat d’affacturage, vous pouvez également négocier la prise d’effet.
- La résiliation : avant la signature, vous pouvez négocier les modalités et la date de résiliation du contrat. Néanmoins, si la société d’affacturage ne respecte pas certains points, vous pouvez résilier le contrat au cours de sa vie.
- Les frais de dossier : avant la signature du contrat d’affacturage, vous pouvez négocier les frais de dossier. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer les frais de dossier des intermédiaires et courtiers.
Quelles sont les alternatives à l’affacturage ?
Selon les besoins financiers et la situation de votre entreprise, les alternatives à l’affacturage pourraient être plus adaptées.
L’escompte de factures
Également appelé « escompte commercial », l’escompte de facture permet à vos clients de payer leur dette avant la date mentionnée sur leur facture, mais vous leur proposerez une remise en échange. Vous pouvez par ailleurs accorder cette réduction à un client pour une commande conséquente ou contre un paiement immédiat.
Le crédit de trésorerie
Il s’agit d’une sorte de crédit à court terme essentiellement accordé aux entreprises. En général, les banques exigent que leur client commercial procure une forme de garantie en échange de liquidités. Il peut s’agir d’un actif tangible (stock, matières premières ou autres marchandises).
Les solutions de financement participatif
Également appelé « crowdfunding », le financement participatif est une solution de financement de divers projets de développement d’activité, de reprise ou de création d’entreprise. Grâce à cette solution, vous entrerez en contact avec des financeurs qui agiront :
- Soit pour en tirer un revenu.
- Soit dans une démarche philanthropique (pour aider des projets « coup de cœur » ou qui « ont du sens »).
La réglementation et le cadre juridique de l’affacturage
La loi encadrant l’affacturage
L’affacturage repose sur quelques articles du Code civil au sujet de la cession de créance et du paiement par subrogation. L’arrêté du 29 novembre 1973 a traduit le terme de factoring en français pour avoir « affacturage ». Ensuite, le Code civil, et le code monétaire et financier ont précisé ces notions afin de protéger les parties concernées et de mieux encadrer la pratique.
Les articles 1101 à 1369 du Code civil parlent des règlent générales concernant le contrat d’affacturage. Tandis que la loi bancaire de 24 janvier 1984 parle des établissements distribuant l’affacturage.
Enfin, la loi PACTE parle également de l’affacturage, mais plutôt de l’affacturage inversé.
Les obligations légales des parties prenantes
Dans le cadre d’un contrat d’affacturage, les obligations de l’entreprise contractante sont les suivantes :
- Le paiement des frais de dossiers et des commissions convenus.
- Le respect du principe de globalité.
- La remise des pièces justificatives qui attestent les transactions commerciales réalisées avec les clients.
- Le renseignement du factor concernant les éventuels litiges avec les clients.
- Le maintien d’une bonne relation avec tous les clients.
- La remise des factures qui comportent la mention avec subrogation aux clients afin de les informer concernant le contrat d’affacturage établi.
- Le contrôle exercé par un affactureur auquel votre société doit se soumettre.
Votre contrat d’affacturage doit également préciser les obligations du factor :
- Il n’est tout d’abord pas obligé de fournir des informations concernant ses relations avec ses fournisseurs et sur l’état financier de son client.
- La société d’affacturage doit garantir à son adhérent le risque d’impayé. Mais en contrepartie, vous devez vous porter garant vis-à-vis de l’existence des créances qui sont transmises.
Conclusion
L’affacturage est un système de financement intéressant pour répondre rapidement à certains besoins financiers d’une entreprise. Ses avantages sont multiples, mais cette pratique a également des inconvénients. Pour éviter et limiter ces derniers, prêtez une attention particulière au choix de votre solution de financement et au choix de votre société d’affacturage. Et n’oubliez pas de négocier certains termes du contrat pour qu’il soit parfaitement adapté à vos attentes et besoins.