Entreprises

Comment réussir à externaliser des tâches administratives de son entreprise ?

Le 17 avril 2024
e5232d4529f8ccf582903d05e0fa4026

La gestion efficace du temps et des ressources est essentielle pour assurer la croissance et la rentabilité des entreprises. Pour nombreuses d’entre elles, les tâches administratives peuvent rapidement devenir accablantes, consommant ainsi des heures précieuses qui pourraient être consacrées à des activités plus stratégiques.

Dans de telles situations, l’externalisation des tâches administratives devient une option attrayante. Elle offre la possibilité de déléguer ces responsabilités afin de se concentrer sur le principal objectif de l’entreprise. Voici des recommandations spécifiques pour réussir une externalisation de tâches administratives.

Identifier les tâches à externaliser

La première étape pour réussir l’externalisation des tâches administratives de son entreprise est d’identifier celles qui peuvent être déléguées. Pour y arriver, prenez le temps d’examiner en détail les activités que vous menez avec votre équipe quotidiennement. Vous pourrez faire une liste exhaustive afin de connaître celles qui prennent plus de temps et plus de ressources.

Ce sont ces dernières qui peuvent être externalisées pour libérer des ressources pour la productivité. De façon générale, la gestion des emails, agendas, appels téléphoniques, réseaux sociaux, la saisie de données ou encore la gestion de la comptabilité sont les tâches souvent déléguées à des prestataires.

Évaluer les compétences nécessaires

Une fois que vous avez identifié les tâches à externaliser, il est essentiel d’évaluer les compétences et les connaissances requises pour les accomplir efficacement. Pour cela, il faut commencer par examiner en détail les exigences spécifiques de chaque tâche à externaliser. Identifiez les compétences techniques, les connaissances spécialisées et les aptitudes requises pour chaque activité.

En fonction de ces exigences, vous pourrez déterminer les qualifications ainsi que les compétences que devrait posséder le prestataire à désigner. Outre les compétences, tenez compte des outils spécifiques à utiliser pour la gestion de vos tâches, que ce soit des logiciels ou autres. Il faut par exemple que le logiciel de gestion comptable soit compatible aux autres logiciels utilisés au sein de l’entreprise pour faciliter les transferts de données.

Rechercher un prestataire adéquat

La recherche et la désignation d’un prestataire en adéquation constituent l’étape la plus importante du processus d’externalisation de certaines tâches de son entreprise. Elle se base sur l’évaluation des compétences précédemment faite.

Vous devez en effet explorer différentes sources pour trouver des prestataires potentiels : des recommandations de collègues, des plateformes de freelance, des réseaux professionnels, des moteurs de recherche, etc. Évaluez scrupuleusement leurs expertises ainsi que leur expérience.

Demandez aussi des déférences aux prestataires potentiels et contactez certains de leurs clients pour obtenir des témoignages sur leur travail. En effet, la réputation est également un facteur important à prendre en compte pour désigner le professionnel idéal pour réussir à externaliser certaines de ses activités.

Mettre en place une communication claire

Une communication efficace est la clé du succès lors de l’externalisation des tâches administratives. Vous devez en effet vous assurer de bien communiquer vos attentes et exigences au prestataire dès le début de la collaboration. De façon spécifique, il faut définir des objectifs clairs, des délais et des méthodes de suivi pour s’assurer que le travail est bien réalisé.

Cela permet de rendre la collaboration plus agréable et de garantir des résultats positifs. Par ailleurs, il est aussi important de mettre en place des outils de suivi et de gestion adaptés afin d’évaluer et de continuellement ajuster la collaboration.

Julie N.

Julie est une conseillère en gestion de patrimoine indépendante. Elle réalise entre autres des audits auprès des entreprises afin de déterminer les meilleures stratégies pour valoriser efficacement leur patrimoine. Elle intervient aussi bien dans la gestion financière que dans la gestion patrimoniale, juridique et fiscale de ses clients.