Tout savoir sur le bénéficiaire effectif d’une entreprise

Depuis le mois d’août 2017, toutes les entreprises sont tenues de faire une déclaration concernant leurs bénéficiaires effectifs. Le bénéficiaire effectif n’est autre qu’une personne physique qui possède plus de 25 % du capital et des droits de vote. Ce bénéficiaire peut également avoir le contrôle vis-à-vis des organes de gestion ou de la direction. Que ce soit de manière directe ou indirecte.

C’est dans un document appelé registre des bénéficiaires effectifs que sont déclarées toutes les informations concernant les bénéficiaires exerçant le contrôle effectif dans la société. Il s’agit d’une formalité qui est nécessaire dans la constitution d’une entreprise.

Ce qu’il faut savoir sur le registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs étant une formalité, il existe des entités juridiques et des sociétés qui en sont concernées.

Définition et entités concernées

Les bénéficiaires effectifs qui doivent être déclarés sur le registre sont définis dans l’article L.561-2-2 du code monétaire financier. Ainsi, on appelle bénéficiaire effectif, toute personnes qui possèdent de façon directe ou indirecte une part du capital de plus de 25 % ainsi que des droits de vote. Il peut éventuellement s’agir d’un individu qui a un contrôle sur les organes de direction ou de gestion dans les organismes et sociétés de placements collectifs. Il s’agit d’un contrôle direct si la personne physique possède elle-même les actions déclarées. Et d’un contrôle indirect si une personne physique dispose d’une action par le biais d’une autre société. C’est-à-dire que la personne physique possède des parts de l’entreprise associée de la société qui doit déclarer les bénéficiaires effectifs.

Dans le cas où l’associé et une personne morale, il est toujours nécessaire de remonter vers la personne physique. Ceci afin de connaître le bénéficiaire effectif. De ce fait, un bénéficiaire effectif ne peut être qu’une personne physique. Toutefois, si aucun des critères du bénéficiaire n’est rempli, c’est le représentant légal de la société qui prend la place de bénéficiaire effectif.

En ce qui concerne les entités concernées par cette déclaration des bénéficiaires effectifs, ce sont les sociétés commerciales telles que les SARL, SAS, SA et SNC ; les sociétés civiles comme les SCI et la SCP ; les groupements d’intérêts économiques ou GIE ; les organismes de placement collectif et les associations immatriculées au registre du commerce et des sociétés. En gros, il n’y a pas de distinction évidente concernant les sociétés qui doivent et qui ne doivent pas procéder à la déclaration. Effectivement, qu’elle soit commerciale, agricole ou civile, la plupart d’entreprises sont obligées de disposer d’un registre des bénéficiaires effectifs.

Déclaration des bénéficiaires effectifs au registre

Pour déclarer les bénéficiaires effectifs au registre, il est nécessaire de joindre un document qui y est relatif. Il est à déposer au greffe du tribunal de commerce. Cette déclaration doit être faite durant la demande d’immatriculation à ce registre ou dans une période de 15 jours après l’obtention du récépissé de dépôt de dossier pour la création d’entreprises. Elle peut éventuellement se faire après une modification des informations déjà déclarées. Dans ce cas, la déclaration doit se faire 30 jours après un fait qui nécessite la rectification ou l’ajout des données mentionnés dans le registre. Bref, la déclaration se fait durant la création d’entreprises, mais aussi suite à une modification au sein de celle-ci.

De quelle manière procéder à la déclaration ?

Pour que la déclaration puisse se faire, chaque bénéficiaire effectif doit compléter un document. Ce dernier est, ensuite, déposé au greffe du tribunal de commerce. Il s’agit d’un formulaire à télécharger sur le site infogreffe.fr. Toutes les informations qui doivent être fournies par le bénéficiaire y sont demandées, ainsi, il suffit de le remplir. Il est tout à fait possible de déposer cette déclaration en même temps que la demande d’immatriculation de l’entreprise. Dans ce cas, il faut veiller à bien l’indiquer en cochant la case intercalaire.

Quels sont les contenus de la demande ?

Plusieurs informations sont à indiquer dans le formulaire. Aussi, chaque bénéficiaire se doit de bien le compléter. Dans ce formulaire, une partie est destinée à l’entité juridique ou à la société et une autre au bénéficiaire.

Pour l’entreprise, les informations à fournir concernent la raison sociale ou la dénomination de l’entreprise ; la forme juridique, le cas échéant, l’adresse de son siège social, son numéro unique d’identification avec la mention RCS ainsi que du nom de la ville dans laquelle se situe le greffe du tribunal de commerce dans lequel l’entreprise est immatriculée.

Quant aux informations que doit fournir le bénéficiaire effectif, elles sont assez basiques. Notamment, les noms d’usage, prénom, pseudonyme, nationalité, date et lieu de naissance, adresse personnelle ; les procédés du contrôle exercé par le bénéficiaire sur l’entité juridique ou la société ; la date à laquelle la personne physique a commencé à faire partie des bénéficiaires effectifs. Dès que le formulaire est complété, le document doit être daté et signé par le représentant légal.

Comment déposer le formulaire ?

Pour le dépôt du formulaire, il faut se rapprocher du greffe du tribunal de commerce. Ce n’est qu’après le dépôt de ce document que l’inscription des bénéficiaires effectifs au registre peut se faire. Toutefois, il faut savoir que cette inscription est payante. Pour cela, il est nécessaire de connaître les montants applicables durant l’année. Pour l’année 2021 :

• L’inscription est de 21,41 euros si le dépôt se fait durant la demande d’immatriculation ou dans les 15 jours suivants la délivrance du récépissé obtenu après le dépôt de dossier de création d’entreprises.
• L’inscription est de 44,70 euros si le dépôt se fait suite à une modification ou à un ajout au document relatif au bénéficiaire effectif.
• L’inscription est de 48,77 euros, si le dépôt est réalisé par les personnes morales immatriculées avant le 1^eraoût 2017 et qui ont dû intervenir avant le 1^er avril 2018.

Concernant le paiement de ces frais, il doit être réalisé en une seule fois. Et ce, même si l’entreprise dispose de plusieurs bénéficiaires effectifs. Cette déclaration peut éventuellement se faire en ligne sur le site inforgreffe.fr. Dans ce cas, il faut se préparer à payer plus cher que la normale.

Accès au registre des bénéficiaires effectifs

Étant donné que le registre des bénéficiaires effectifs contient des informations, il est nécessaire de les protéger. Pour cela, le registre ne peut être consulté par le public. Ce sont seulement les individus cités qui peuvent le faire.

Cas particuliers

Si les sociétés et entités juridiques ne déclarent pas les bénéficiaires effectifs au registre du commerce et des sociétés, elles peuvent subir une sanction pénale. Cette dernière peut s’agir d’une peine de 6 mois d’emprisonnement ainsi que d’une amende de 7 500 euros. Cela ne concerne pas seulement la non-déclaration, mais aussi les informations fausses, erronées ou incomplètes. Que ce soit de manière volontaire ou involontaire.

Les sociétés qui ont des titres intégrant les négociations sur un marché réglementé ne sont pas concernées par la tenue de ce registre. Notamment, les sociétés cotées. De ce fait, mis à part ces derniers, la majorité des entreprises doivent faire une déclaration de leur bénéficiaire effectif.

Cette déclaration au registre des bénéficiaires effectifs constitue un moyen de faire face au blanchiment d’argent. Elle permet éventuellement de lutter contre le financement du terrorisme. De plus, c’est un moyen pour les autorités de faire le point sur les personnes qui dirigent réellement une société.