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Nos conseils pour aménager une salle de réunion

Le 20 janvier 2022
Salle de réunion

Dans les locaux d’une entreprises, chaque pièce est destinée à un usage particulier. Hormis les bureaux, la salle de réunion compte parmi les lieux stratégiques les plus utilisés. En effet, c’est dans cet espace que les dirigeants de l’entreprise, leur personnel, et leurs partenaires réalisent des séances d’échange (partage d’information, présentation de nouveau projet, prise de décision, etc.), dans le but de développer leur activité. Pour garantir la réussite des réunions, plusieurs éléments doivent être pris en compte, parmi lesquels nous pouvons citer l’aménagement de la salle. Voici les conseils à mettre en pratique pour bien aménager votre salle de réunion.

Pourquoi bien aménager les salles de réunion ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons que la salle de réunion est un espace destiné aux conférences organisées par l’entreprise. Il s’agit également d’un lieu stratégique où les dirigeants d’entreprise et leurs collaborateurs (personnel, partenaire, etc.) peuvent échanger efficacement concernant le présent et l’avenir de leur structure. Ils y partagent leur avis et leurs idées sur différents sujets importants. C’est dans la salle de réunion qu’ils effectuent des élections et prennent des décisions importantes.

Durant les conférences, les collaborateurs peuvent s’exprimer librement et proposer de nouvelles idées pour le développement de l’entreprise. Bref, les salles de réunion sont des espaces dédiés à l’échange, le partage, la collaboration, et la création.

Cependant, les réunions et les conférences nécessitent de la concentration et la salle doit fournir un confort optimal. L’absence de confort peut, dans une certaine mesure, conduire à l’échec des réunions. Il est donc important que la salle de réunion soit bien aménagée et parfaitement adaptée à chaque participant.

Organiser sa salle de réunion : comment procéder ?

Afin de bien aménager un espace de réunion, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs paramètres. Voici les détails :

Bien choisir le mobilier

Le choix du mobilier joue également un rôle important dans l’aménagement des salles de réunion. Il s’agit principalement des tables et des chaises. En effet, il est conseillé de choisir des meubles en adéquation avec la structure de l’espace. Cela vous permet de créer un aménagement bien aéré et de créer un climat propice à l’échange. Pour ce faire, songez à prendre en considération quelques critères spécifiques. Cela implique : la dimension de la salle, sa surface, ainsi que sa forme. Par exemple : pour un espace de réunion assez étroit, les meubles de petite taille seront idéals. De cette manière, les participants à la réunion pourront circuler librement sans déranger les autres.

En outre, il est également nécessaire de tenir compte de la qualité du mobilier destiné à l’espace de réunion. Lorsqu’on parle de qualité des meubles, on fait référence à leur forme, à leur esthétique, à leur couleur, et surtout à leur confort.

  • Les sièges : bien choisir les chaises vous offre la possibilité d’optimiser le confort d’assise de tous les participants de la conférence. Cela permet également de favoriser la concentration des auditeurs et les mettre dans de bonnes conditions durant la réunion. Pour ce faire, vous devez opter pour les modèles pliables ou empilables. Si possible, évitez les sièges sans garnissage, surtout s’il s’agit d’une conférence à longue durée. Concernant le matériau, vous avez le choix entre le bois, l’acier et le métal coloré. Autrement, n’hésitez pas à utiliser des canapés ou des poufs. Cela pourra donner un style différent à votre échange et instaurer une ambiance chaleureuse.
  • Les tables : pour rendre cet espace de travail plus agréable, vous devez bien choisir les tables de réunions. Dans cette lancée, il est recommandé de choisir des modèles modulaires (rectangulaires ou rondes). Pour les non-initiés, il s’agit d’une table qui peut être séparée en petits groupes ou rassemblée en une seule. Ergonomique, ce modèle est capable de s’adapter à tous types de salles.

Sélectionner une configuration adéquate

Afin de bien délimiter votre espace de réunion, vous avez à votre disposition plusieurs types de configurations. Dans un premier temps, vous pouvez choisir une salle complètement bien isolée avec des murs blindés. Avec ce type de configuration, la ventilation et les bruits dans la salle seront mieux contrôlés. Vous aurez également plus d’intimés durant la réunion.

En outre, l’utilisation des espaces fermés et équipés de cloisons vitrées peut également être une excellente configuration. Grâce aux lumières du soleil, votre salle sera aussi bien éclairée. Par la même occasion, vous pouvez faire plus d’économie en énergie. En optant pour les parois vitrées, vous offrez un style élégant à votre espace de réunion.

Sinon, il est également possible de choisir des espaces ouverts ou des « Open Spaces ». Une solution assez pratique, cette configuration offre aux collaborateurs la possibilité de communiquer librement et sans gêne.

Penser aux équipements techniques

Les équipements sont des éléments cruciaux dans un aménagement de salle de réunion. Dans un premier temps, il convient de mettre en place un tableau blanc écritoire pour faciliter la présentation durant la réunion. Hormis cela, il existe d’autres équipements à prendre en considération :

  • L’éclairage : vous devez songer à l’éclairage des salles de présentation. En effet, il est important que les participants disposent d’une bonne condition de visibilité pour prendre des notes et pour profiter des vidéoprojections.
  • La projection : si vous vouliez réaliser une présentation de haute qualité, le mieux est de faire recours à un système de projection. C’est une pratique très courante ces derniers temps. Pour ce faire, vous pouvez opter pour un vidéoprojecteur avec un écran de projection qui sera en adéquation avec la salle.
  • La sonorisation : que ce soit pour les auditeurs ou pour les présentateurs, un système de sonorisation s’avère être indispensable. À ce point, pensez à vous équiper des appareils de sonorisation qui sont conformes à la taille de la salle et au nombre de participants.

D’autres conseils à prendre en compte

Bien décorer les murs de la salle de réunion

La décoration est un critère incontournable pour réussir l’aménagement de son espace de réunion. Évidemment, vous devez créer une ambiance conviviale et particulière dans la salle. Pour ce faire, vous pouvez faire usage des miroirs, des papiers peints, ou des affiches de bureau (des posters) pour habiller vos murs. Dans cette lancée, vous devez faire preuve de créativité et mettre en évidence vos valeurs.

Optimiser le confort

Le confort compte parmi les critères fondamentaux dans l’aménagement d’une salle de réunion. Effectivement, cette qualité permet non seulement de mettre à l’aise les participants, mais également de favoriser leur concentration. Pour optimiser le confort durant vos réunions, vous pouvez opter pour des sièges bien plus adaptés. Si, par exemple, la conférence va durer pendant plusieurs des heures, le mieux est de choisir des sièges rembourrés et confortables.

Prendre en considération les dimensions de la salle

Le choix de dimensions compte également parmi les critères essentiels pour bien aménager son espace de réunion. De manière générale, celles-ci varient selon l’usage souhaité. Mais pour mieux faire, vous devez également tenir compte du nombre de participants qui vont assister à la réunion et de vos besoins matériels (mobilier, équipement, etc.). Cela vous évite la saturation de la salle et l’insuffisance d’espace.

Optimiser la salle de réunion

Pour ce faire, songez à :

  • La disposition : il est possible de disposer vos sièges en mode théâtral. Mais dans ce cas, il convient de laisser un espace de 45 cm entre les deux rangées de sièges. Cela permet aux auditeurs de positionner leurs jambes de manière confortable. Autrement, vous pouvez mettre les sièges autour d’une table et réserver un espace individuel de 60 cm.
  • La circulation : afin d’éviter des inconforts aux participants, essayez de prévoir quelques espaces de circulation pour que les autres puissent se déplacer librement.
  • La ventilation : si une salle est mal aérée, cela risque de déconcentrer les participants. Il est donc nécessaire de s’équiper d’un système de ventilation pour purifier l’air.

Julie N.

Julie est une conseillère en gestion de patrimoine indépendante. Elle réalise entre autres des audits auprès des entreprises afin de déterminer les meilleures stratégies pour valoriser efficacement leur patrimoine. Elle intervient aussi bien dans la gestion financière que dans la gestion patrimoniale, juridique et fiscale de ses clients.