Rédaction un mail de relance : les conseils à mettre en pratique

L’avènement de nouvelles technologies de communication et du numérique a participé grandement à l’évolution de l’univers du commerce et du marketing. Désormais, on peut utiliser divers canaux tels que l’email, pour communiquer avec les clients et les prospects. Économique, celui-ci représente un moyen très pratique pour trouver des clients potentiels. Il peut également servir à relancer les clients inactifs. D’où l’idée du « mail de relance ». Mais pour que ce dernier soit efficace, le contenu du message doit être attrayant et très convaincant. Pour vous épauler dans vos rédactions de courriel de relance, plusieurs astuces avec des exemples sont mises en place.

Pourquoi rédiger un mail de relance ?

Le courriel de relance est un message de rappel envoyé par l’entreprise aux clients et aux prospects. Ce dernier peut être particulièrement efficace dans les opérations de prospection commerciale. On l’emploie également lorsque l’entreprise ne reçoit aucune réponse venant d’un client. En effet, plusieurs raisons peuvent être la cause de l’absence de réponse. Il est possible que le client soit très occupé et qu’il ne peut pas répondre à temps. Il se peut que celui-ci ait simplement oublié de répondre. On peut également envisager que le produit ou le service proposé ne l’intéresse pas.

En outre, la plupart des prospects aiment prendre son temps pour bien réfléchir à l’offre. D’autres clients préfèrent réaliser des comparaisons avec les concurrences. Et d’autres attendent que l’entreprise offre plus de détails et insiste un peu plus. Et c’est dans ces cas-là que l’email de relance entre en jeu.

l’objectif principal d’un mail de relance est d’exhorter les clients et les prospects à procéder à l’achat d’un produit ou d’un service. Le courriel de rappel est également un moyen simple de montrer plus d’intérêt aux prospects. À la même reprise, celui-ci permet de reconvertir les prospects en client de l’entreprise. En outre, il sert à fidéliser les anciens clients. De surcroît, ce courriel offre la chance de déterminer minutieusement le positionnement d’un acheteur dans le rang de l’entreprise. En passant, deux cas sont possibles :

• Le client est toujours intéressé : mais à cause des raisons citées ci-dessus, celui-ci met du temps pour donner une réponse. Dans cette optique, relancer un client permet d’identifier l’obstacle qui l’empêche de procéder à l’achat. Ainsi, l’entreprise pourra trouver une solution plus adaptée à son cas.
• Le client n’est plus intéressé : dans ce cas-là, l’email de relance est l’option idéale pour déterminer les raisons de ce manque d’intérêt. De cette manière, le dirigeant pourra identifier les points faibles et améliorer ses prestations. De même, cela lui permettra de se concentrer plus sur les clients fidèles et moins sur les inactifs.

Comment bien présenter son mail de relance ?

La représentation des emails de relance doit être unique, attrayante et truculente. En effet, vous devez rédiger un rappel amical. Pour ce faire, il convient de se focaliser sur chacun de ces composants :

La ligne d’objet

Après avoir fait le choix de destinataire, cette partie du mail est la prochaine étape à franchir. La présence d’un objet est très cruciale. Les mails sans objet sont souvent placés dans la boîte SPAM du destinataire. De plus, il s’agit de la première partie que le destinataire verra lorsque celui-ci ouvrira sa boîte de réception. C’est pour ces raisons que la ligne d’objet doit rester attrayante, crédible, et captivante. Et à la même occasion, elle doit garder un air normal. Elle ne doit pas donner l’impression qu’il s’agit d’un mail automatisé ou d’une arnaque.

La formule de politesse

La salutation est la prochaine étape qui suit la ligne d’objet. Elle doit se faire amicalement et de manière plus polie. Si vous connaissez votre interlocuteur, la meilleure formule de politesse est de vous adresser à lui par son prénom. À titre d’exemple, vous pouvez lui dire : « Bonjour (prénom)… ». Et pour continuer la conversation, il convient d’employer un message plus accueillant et personnalisé. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, écrire : « Suite à notre dernière conversation… ». Il est également possible d’évoquer certains détails de votre dernière conversation (par téléphone, ou en tête à tête). Ici, la visée principale est de rendre le mail de relance plus humaine.

Le corps du message

En réalité, il s’agit du message principal dans l’email. Cette partie est très importante pour une prospection commerciale. En effet, elle contient toutes les argumentations nécessaires pour séduire les prospects. Grâce à cette partie, vous pouvez communiquer directement avec l’interlocuteur. Pour bien présenter le corps du mail, il faut se focaliser sur :

• L’accroche :

Qui doit être très agréable. Pour ce faire, une note positive sera la bienvenue ! Pour exemple, vous pouvez écrire : « J’espère que vous vous portez bien ». Pour la suite, il faut bien préciser ses attentes. La meilleure façon d’y procéder est de rester simple et claire. Les formulations directes sont également très appréciées dans cette partie. Voici deux exemples : « Je vous écris, parce que… », « Je suis revenu vers vous à la suite de… ». Le but est de faire connaître le sujet de la conversation à l’interlocuteur, sans lui faire attendre.

• La mise en page :

Cette étape reste cruciale pour la lecture et la compréhension du mail. Pas besoin de formalités ! Il suffit de rester bien concis et direct. Pour ce faire, vous devez bien aérer le texte. C’est-à-dire sauter des lignes pour rendre la lecture plus simple. Et afin de mettre en évidence les phrases importantes, il ne faut pas hésiter à ajouter du gras. L’utilisation des puces (Bullet points) est également de mise pour citer des idées. Bref, un courriel bien présenté est facile à comprendre.

Comment bien rédiger son mail de relance ?

Le contenu d’un email de relance doit être pertinent. Le but est de donner l’impression à l’interlocuteur que l’entreprise lui porte un intérêt particulier. Au niveau de la rédaction, il faut bien soigner son approche et bien choisir le ton à employer. Le message doit piquer la curiosité des prospects. Concernant le ton, celui-ci doit être léger et adéquat au format du texte. Malgré tout, cela ne suffit pas. Il faudra également prendre en compte :

Le cœur du mail

Dans cette optique, il faut aller droit au but. Les termes et les vocabulaires à employer et à utiliser doivent être simples et faciles à comprendre. Bref, le langage à employer doit être assez courant tout en restant professionnel. Il faut également rester concis sans faire preuve d’impolitesse. Pour y parvenir, mettez-vous à la place du destinataire, lisez le mail, et demandez-vous : « que serait ma réaction ? ». Si cela n’est pas suffisant, il vaut mieux demander l’avis de vos collègues ou d’une autre personne bien placée.

Le Call To Action (CTA)

Le CTA, ou « l’appel à l’action » en français, est un contenu important dans un courriel. D’ailleurs, tous les mails en possèdent. Cette note se présente sous forme d’une phrase, d’une coordonnée, d’un bouton ou d’un lien. Dans tous les cas de figure, « l’appel à l’action » doit pousser le lecteur à effectuer une opération. Mais celle-ci varie selon le type de relance (vérification, validation, confirmation, etc.). Elle dépend également du motif de relance (prise de rendez-vous, mail de relance urgente, retard de paiement d’une facture, etc.). À titre d’exemple, pour solliciter une réunion, il suffit de proposer quelques dates et horaires (au moins deux propositions). De cette manière, le client à relancer pourra revoir sa disponibilité et choisir le moment qui lui conviendra.

Le mot de la fin du courriel

Comme tous autres types de texte, l’email de relance possède également une fermeture. À ce stade, le mieux est de fermer la conversation de manière amicale. C’est-à-dire avec le même ton qui a été employé au début et dans le corps du mail. Si le ton est formel, il faut le garder jusqu’à la fin. Il en est de même pour le ton informel.

En outre, vous devez vous abstenir des formules ampoulées. Pour les non-initiés, il s’agit des expressions emphatiques qui sont insérées dans sa signature. Par exemple : « Avec mes salutations distinguées » et les autres expressions similaires. De même, il faut également éviter l’emploi des formules très simples comme « Cordialement ». À la place, utilisez des formules amicales telles que « bonne journée » ou « bonne continuation ».

Comment booster son mail de relance ?

Relancer des clients n’est pas toujours une tâche facile. Et surtout lorsqu’il y a plusieurs sollicitations de prospects et de clients à traiter. Il faut rédiger le bon mail pour le bon destinataire. Dans ces cas, la meilleure alternative demeure l’utilisation d’un logiciel bien adéquat tel que le Marketing Automation.

En effet, il s’agit d’un logiciel automatisé et très intelligent. Celui-ci permet de stocker toutes les données et les informations essentielles sur un prospect. Cela implique le nom et le prénom du client, le nom de son entreprise, son adresse, et ses contacts. Et grâce à ces données, il peut envoyer une série d’email à plusieurs destinataires. En tenant des parcours d’achat des prospects, ce logiciel est capable de bien choisir le client à relancer et le message approprié. L’utilisation de ce logiciel représente également de nombreux avantages.

Dans une première lancée, ce logiciel permet d’obtenir un gain de temps. On peut programmer préalablement toutes les tâches à accomplir. Plus besoin de rédiger à chaque reprise ! Tout est automatisé : la liste de prospection commerciale, la gestion des données, etc. Dans une autre lancée, les statistiques sont toujours à jour et disponibles sur la plateforme du logiciel. De surcroît, toutes les sollicitations peuvent être traitées même sans agents. L’utilisation du logiciel Marketing Automation permet de répondre instantanément les demandes des clients.

Conclusion

Dans le marketing digital, la pertinence et l’efficacité des mails de relance sont indéniables. Ces courriels constituent un outil puissant pour engager les clients et les prospects, les incitant à passer à l’action, qu’il s’agisse d’un achat, d’une prise de rendez-vous ou d’une simple confirmation. Pour maximiser leur impact, il est essentiel de soigner leur contenu, de la ligne d’objet au corps du message, en veillant à une présentation claire et attrayante. L’adoption de solutions comme le Marketing Automation, à l’image de brevo, permet d’automatiser et de personnaliser ces campagnes de relance. Brevo, en particulier, offre des fonctionnalités avancées pour une gestion efficace et une analyse approfondie des campagnes de courriel, facilitant ainsi une approche plus ciblée et plus personnalisée. Cela traduit l’importance d’intégrer des technologies intelligentes dans les stratégies de marketing numérique pour renforcer la connexion avec les clients et améliorer continuellement les performances commerciales.