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Indemnités kilométriques : qu’est-ce que c’est ?

Le 30 janvier 2023
Indemnités kilométriques

Dans le cadre de leurs missions, les salariés comme les dirigeants d’entreprise sont souvent amenés à se déplacer d’un endroit à un autre. Lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel (ex. voiture, moto, scooter, vélo…) dans le cadre de déplacements professionnels, l’entreprise a l’obligation de leur verser des indemnités kilométriques. Concrètement, de quoi s’agit-il ? Comment estimer le montant de ces frais ?

C’est quoi l’indemnité kilométrique ?

Les indemnités kilométriques correspondent aux sommes auxquelles vous pouvez prétendre lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements effectués dans le cadre professionnel. Il appartient à votre employeur de vous les régler en guise de remboursement des frais de déplacement. Sont concernés par ce remboursement les trajets effectués en voiture, à moto, en scooter ou bien à vélo.

Il faut savoir que le trajet quotidien du domicile au lieu de travail ne donne pas droit à des indemnités kilométriques. Néanmoins, les frais de déplacement domicile-travail peuvent parfois être remboursés différemment par l’entreprise. Les déplacements à vélo dans le cadre du travail font exception, car ils permettent de bénéficier d’indemnités jusqu’à 25 centimes par kilomètre parcouru.

En effet, le montant des indemnités kilométriques qui vous seront versées dépend principalement :

  • Des kilomètres parcourus,
  • De la fréquence mensuelle des trajets,
  • Du type de véhicule utilisé (voiture, moto, scooter, vélo),
  • De la puissance fiscale du véhicule

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels permet de bénéficier des indemnités kilométriques. Le véhicule personnel éligible à ce remboursement peut être :

  • Un véhicule dont l’employé est lui-même le propriétaire (ou l’un des membres de son foyer fiscal comme son conjoint par exemple) ;
  • Un véhicule dont il est le copropriétaire ;
  • Un véhicule qu’il a loué ;
  • Un véhicule qui lui a été prêté gracieusement par un tiers (sachant que l’employé emprunteur doit être à même de justifier qu’il a versé sa quote-part des frais de véhicule).

En revanche, les véhicules de fonction qui sont immatriculés au nom de l’entreprise ne sont pas éligibles au remboursement de frais kilométriques. Peu importe votre poste et votre statut au sein de l’entreprise, vous pouvez obtenir des indemnités kilométriques lorsque vous utilisez votre véhicule personnel. Mais avant tout, une condition spécifique doit être remplie : vous devez opter pour le régime des frais réels déductibles. En réalité, deux choix sont à votre disposition :

  • La déduction forfaitaire dans la limite du plafonnement en application (12 829 euros pour le calcul de l’impôt 2022), selon l’article 83 du Code général des impôts, le taux de cette déduction forfaitaire est fixé à 10 % ;
  • La déduction des frais réels.

Pour faire le calcul des frais réels déductibles, vous pouvez utiliser le barème de l’indemnité kilométrique publié par l’administration fiscale (l’Urssaf) chaque année.

Calcul des indemnités kilométriques : comment faire ?

Pour calculer facilement le montant des indemnités kilométriques que vous allez percevoir, vous aurez besoin du barème de l’indemnité kilométrique en vigueur. Le barème que vous aurez à appliquer dépend du moyen de transport que vous avez utilisé lors de vos déplacements à titre professionnel : voiture, moto, scooter… Selon les kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule, vous obtiendrez en partant de ce barème le montant des frais kilométriques que votre employeur devra vous rembourser.

Le barème des indemnités kilométriques pour les voitures

En France, près de 70 % des employés utilisent des voitures pour effectuer des trajets dans le cadre professionnel. Voici le barème Urssaf des indemnités kilométriques en application en 2022 applicable aux voitures.

PUISSANCE FISCALE DISTANCE (d) JUSQU’À 5000 km DISTANCE DE 5 001 km À 20 000 km DISTANCE DE PLUS DE 20 000 km
3 CV et moins d × 0,502 (d × 0,3) + 1007 d × 0,35
4 CV d × 0,575 (d × 0,323) + 1262 d × 0,387
5 CV d × 0,603 (d × 0,339) + 1320 d × 0,405
6 CV d × 0,631 (d × 0,355) + 1382 d × 0,425
7 CV et plus d × 0,661 (d × 0,374) + 1435 d × 0,446

 

À titre d’exemple, pour un salarié conduisant une voiture équipée d’un moteur de 5 CV et qui a parcouru une distance totale de 10 000 km dans l’année, le calcul des indemnités kilométriques se fera comme suit :

IK = (10 000 x 0,339) + 1 320 = 4 710 euros

Il est à noter que l’utilisation de véhicules électriques dans le cadre de déplacement professionnel permet de bénéficier d’une majoration de 20 %.

Le barème des indemnités kilométriques pour les deux-roues

Parmi les autres types de véhicules éligibles au remboursement de frais kilométriques, on retrouve les deux-roues.

Le barème kilométrique applicable aux motos et aux scooters (>50 cm³)

Ce barème kilométrique de l’Urssaf s’applique aux motos et aux scooteurs dotés d’un moteur d’une cylindrée de plus de 50 cm³.

PUISSANCE FISCALE DISTANCE (d) JUSQU’À 3 000 km DISTANCE DE 3 001 km À 6 000 km DISTANCE AU-DELÀ DE 6 000 km
1 ou 2 CV d × 0,375 (d × 0,094) + 845 d × 0,234
3, 4, 5 CV d × 0,444 (d × 0,078) + 1 099 d × 0,261
Plus de 5 CV d × 0,575 (d × 0,075) + 1 502 d × 0,325

 

Si vous conduisez une moto dont la puissance fiscale est de 5 CV et que vous avez parcouru 6 000 km dans l’année, voici comment vous allez calculer les indemnités kilométriques qui vous sont dues :

IK = (6 000 x 0,078) + 1 099 = 1 567 euros

L’entreprise devra alors vous verser 1 567 euros d’indemnités.

Le barème kilométrique applicable aux vélomoteurs et scooters (<50 cm³)

Ce barème s’applique aux vélomoteurs et aux scooters dotés d’un moteur d’une cylindrée de moins de 50 cm³ et dont la vitesse maximale est de 45 km/h.

KILOMÉTRAGE PARCOURU À TITRE PROFESSIONNEL (d)
Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
d × 0,299 (d × 0,07) + 458 d × 0,162

Comme exemple, un contribuable utilise un scooter de moins de 50 cm³ pour ses déplacements professionnels et a parcouru 5 000 km dans l’année. Il touchera alors :

IK = (5 000 x 0,07) + 458 = 808 euros

Comment obtenir le remboursement de ses indemnités kilométriques ?

Si vous avez rempli toutes les conditions d’éligibilité aux indemnités kilométriques, vous devez présenter quelques justificatifs pour obtenir votre remboursement :

  • La date du déplacement,
  • Le motif du déplacement (ex. mission),
  • La distance totale parcourue dans l’année (en kilomètres) sans oublier de mentionner le lieu de départ et d’arrivée,
  • Une copie du certificat d’immatriculation du véhicule afin de justifier sa puissance fiscale,
  • Le montant des indemnités kilométriques calculé grâce au barème Urssaf en vigueur.

Il est à noter que cette indemnisation permet de couvrir :

  • Les dépenses en carburant,
  • L’amortissement du véhicule (voiture, moto…),
  • La prime d’assurance annuelle,
  • Les dépenses de pneumatiques,
  • Les dépenses liées à l’usure, à l’entretien, à la réparation et au nettoyage du véhicule.

Par contre, elle ne prend pas en compte les frais de péage d’autoroute/de parking ni les intérêts d’emprunt.

Conclusion

L’utilisation de véhicule personnel pour réaliser des trajets professionnels permet de bénéficier d’indemnités kilométriques. Calculées à l’aide du barème de l’indemnité kilométrique en vigueur, elles couvrent un certain nombre de dépenses liées au déplacement professionnel. Cette indemnisation s’avère avantageuse autant pour l’employeur qui inclut ces frais à sa charge que pour ses employés qui économise davantage sur ses impôts. Pour être remboursé, il faut être en mesure de justifier les indemnités kilométriques déclarées pour la gestion des déplacements à titre professionnel.

Antoine B.

Consultant en entreprise, Antoine accompagne les dirigeants dans les prises de décisions stratégiques de leurs structures professionnelles. Il effectue entre autres des diagnostics internes, externes et met en place les stratégies les mieux adaptées pour garantir le bon développement des entreprises de ses clients. L’identification des forces, des faiblesses et des menaces compte parmi ses nombreuses missions.