Organiser un événement : toutes les étapes

Organiser un événement paraît facile vue dans son ensemble, mais en vrai, ce n’est pas le cas et les personnes ayant déjà organisé ces événements ne diront pas le contraire. Organiser un événement que ce soit dans le cadre d’une entreprise, culturel, sportif ou bien particulier demande la mise en place d’une bonne stratégie. Élaborer ce genre d’événement ne se fait pas à la légère et nécessite une bonne préparation et une bonne anticipation, car chaque détail compte, pour satisfaire le public cible.

Poser des objectifs

Les objectifs se définissent comme la base du projet pour bien les comprendre et les poser objectifs, ces problématiques peuvent aider : Pourquoi faire cet événement ? Ensuite, qui sera le public cible ? Une fois ces deux questions résolues, la nature de l’événement prendra forme et déterminera la grande partie de la stratégie à adopter.

Les objectifs constituent la ligne directrice de l’évènement et doivent être présentés aux partenaires, aux sponsors et à l’équipe en charge de l’organisation. Ils sont essentiels dans les différentes prises de décision.

Déterminer le public cible

Cette deuxième étape ne se néglige en aucun cas, car un événement sans participants n’en est pas un. Le public cible doit correspondre aux objectifs posés, un but clair permet d’identifier facilement l’audience.

Le nombre de public dépend du budget, du lieu, mais aussi du contexte. Dans certains cas, il vaut mieux favoriser la qualité à la quantité à l’exemple d’une réception et vice versa dans le cas d’un spectacle.

L’événement a pour but d’apporter quelque chose au public afin de les convaincre de participer. L’organisateur doit prendre en compte les personnes qui s’inscrivent sans y participer et ne viennent finalement pas soit environ 25 % à 30 % des invités totaux.

Définir le budget

Le budget constitue l’essence même de l’événement. Il sera difficile d’exécuter certaines tâches telles que trouver le bon lieu ou bien avoir un nombre suffisant de prestataires. Il faut prendre son temps tout en calculant tous les détails du plus grand au plus minuscule.

Prendre une feuille de calcul Excel ou un autre outil du même genre permet de faciliter cette activité. Prévoir 10 % à 15 % du budget total s’avère être utile dans le but d’éviter tous les risques causés par une imprévue. À noter que faire appel à un sponsoring peut alléger certaines dépenses.

Trouver la bonne date et le bon lieu

La date

Organiser l’événement trop tard conduit à l’échec de ce dernier. Les collaborateurs et les participants doivent être prévenus, ni trop tôt pour éviter tout oubli ni trop tard dans l’objectif de leur laisser plus de temps à se préparer, afin d’assurer un maximum d’audience.

Avant de fixer une date, il est préférable de savoir qu’organiser un événement en parallèle avec un autre événement majeur, lors des jours fériés ou lors des vacances scolaires ou en d’autres termes le jour où le public cible préfère passer en famille ne serait pas bénéfique pour ce dernier.

Le lieu et la sécurité

Le lieu de l’événement reflète le projet en question. Il faut donc prendre son temps dans le choix de l’endroit, regarder sur internet, et faire un check liste des avantages et des inconvénients du lieu en question.

L’emplacement doit aussi être décidé en fonction des objectifs fixés et des publics cibles pour ainsi répondre aux besoins de chacun. Favorisez les lieux simples d’accès, car c’est un facteur majeur dans l’augmentation de la disponibilité des personnes cibles. Avant le jour J, l’endroit doit être visité afin d’éviter toute mauvaise surprise et d’avoir une idée des lieux facilitant ainsi la mise en place des matériels nécessaires.

Dans le cas où la première place choisie ne correspondrait pas aux attentes, il faut toujours prévoir un plan B.

Le plus souvent, la sécurité est souvent négligée, alors que lors de ces types d’événements, tout peut arriver. Dans ce cas, privilégier un lieu qui suit les normes mises en vigueur et qui offre aux invités plus de confort.

Définir une durée

Une durée trop longue peut lasser les invités et réaliser les objectifs deviendra alors un souci. De même, une durée trop courte peut amener l’invité à se questionner sur les raisons de sa venue.

Par ailleurs, lors des événements, il n’est pas toujours évident de garder le contrôle et de faire en sorte que tout se passe comme prévu.

En définissant une durée raisonnable, il est possible de réduire les risques d’apparition de problèmes qui peuvent impacter sur la bonne tenue de l’événement.

Établir un rétroplanning

Un rétroplanning se définit comme un calendrier qui se construit à partir de la date de l’événement. De nombreuses étapes doivent être prise en compte dans la réalisation du rétroplanning, une fois listé, il facilita la suivie de la progression du projet. Il permet aussi d’ajuster le budget suivant toute éventualité.

Instaurer une équipe et engager des prestataires

Les équipes et les sponsors

Même dans le cadre d’un événement de petite envergure, il est préférable d’instaurer une équipe, de se partager les rôles et d’imposer un deadline de fin de mission. Alors que dans le cas d’un projet plus grand, demander un sponsoring peut s’avérer être bénéfique et peut alléger dans certains domaines tel que les domaines financiers, matériels et cela favorise aussi une meilleure visibilité de l’événement.

Les prestataires

Faire appel à des prestataires serait utile suivant le but du projet. En effet, l’organisateur doit mettre en place un cahier de charge spécifique à ce besoin.

Les prestataires doivent répondre exactement à ce qui est inscrit dans le cahier de charge. Alors, faire appel à des travailleurs réactifs donne un sentiment de confiance vis-à-vis de l’événement, et ainsi, éviter tout malentendu.

D’autre part, il est avantageux de prendre une équipe qui possède une grande capacité d’adaptation pour surmonter tout imprévu le jour-J. Du côté tarif, il est préférable de demander le maximum de devis et de comparer à l’avance chaque prestataire.

Faire connaître l’événement

Les événements doivent être organisés pour avoir le maximum de participants. Pour atteindre son objectif, l’organisateur doit adopter la meilleure stratégie de communication. Cette stratégie dépend du budget et de la cible. Plusieurs solutions s’offrent alors au promoteur :

• Envoyer les invitations par l’intermédiaire de courriels électroniques facilite grandement la tâche.
• Investir dans les publicités payantes des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn…) dans le but d’attirer plus de participants. Il n’est pas nécessaire d’y investir une somme astronomique, quelques euros suffiront à attirer des milliers de participants potentiels.
• L’organisateur peut créer une page bien référencée au niveau de son site pour promouvoir son événement et attirer les potentiels participants.
• Poser d’affiches publicitaires si cela s’avère être nécessaire.

Dans tous les cas, il est obligatoire de mentionner la date, l’heure et le lieu de l’événement et ainsi éviter tout malentendu. Cette campagne de communication doit être lancée dès que le lieu, la date et l’heure sont fixés afin de toucher le plus de cibles.

Dans le cadre d’une vente de billet, une bonne communication favorise la vente de billet. L’organisateur et son site web peuvent créer des codes promotionnels dans le but de pousser les participants déjà inscrits à partager l’événement entraînant de ce fait l’augmentation des ventes. Le fait d’imposer un temps de vente correspondant aux tarifs permet d’assurer une meilleure visibilité sur l’affluence de l’événement. L’organisateur doit aussi envisager la vente de billet sur place.

Le jour J

L’équipe doit planifier quelques jours avant l’événement les activités à réaliser et le rôle que chacun le jour venu. Pour faciliter les tâches et éviter les éventuels problèmes, l’organisateur a le devoir de placer le nom de tous les invités dans une liste. Cette méthode permet d’éviter le manque de place et les longues files d’attente qui peuvent rebuter les participants.

Les billets électroniques se présentent comme d’excellentes solutions pour éviter les falsifications. À noter qu’il est obligatoire de vérifier les infrastructures (toilette, point d’eau, point de restauration) dans le but de garantir le confort des participants. Afin d’éviter que les invités se perdent ou qu’ils se sentent perdus, des signalisations servant de guides doivent être posées.

Lors de l’événement, le responsable doit dresser une liste de tâche à accomplir, réduisant ainsi le stress et montre une bonne organisation. Appliquer le « duck face rule », à savoir cacher le stress entraîné par l’organisation de l’événement, permet de rassurer les invités et de les prouver, dans une certaine mesure, la maîtrise de la situation.

Le responsable a l’obligation d’envisager des animations pour rendre plus de vie à l’événement de point de vue attractif et interactif.

L’évaluation

L’évaluation a pour but de déterminer la qualité de l’événement par rapport aux objectifs fixés au tout début. Elle consiste à faire un briefing sur les invités ayant participé pour voir qui était présent, à refaire le calcul des dépenses s’il a suivi le budget imposé et à comparer le résultat et les attentes lors des préparations.

Une fois l’évaluation terminée, l’organisateur doit faire un compte rendu à l’équipe ayant participé à l’organisation de l’événement et mettre en lumière tous les chiffres et les résultats.