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Quelles sont les différences entre un livre de paie et un journal de paie ?

Le 24 mars 2021
Livre de paie et journal de paie

La gestion de paie fait partie des différents moyens utilisés pour bien mener la gestion d’une entreprise. Il s’agit d’un aspect essentiel de l’administration des salariés. C’est en majorité, le service comptable qui s’occupe de la gestion de paie, en parallèle avec la direction des ressources humaines. Ce type de gestion est important pour le suivi des salaires du personnel, mais également pour les comptabiliser. Pour que cela puisse se faire, des documents spécifiques doivent être élaborés. Entre autres le journal de paie ainsi que le livre de paie.

Qu’est-ce que le livre de paie ?

 Il n’est pas obligatoire pour les entreprises de réaliser un livre de paie. Ce dernier contient les données qui sont inscrites dans les bulletins de paie des salariés. Ce document est présenté sous forme de registre physique. Dans ce cas, il peut être soit coté, soit paraphé. Aussi, étant donné le développement de la technologie, le livre de paie peut également être en format numérique. Pour rappel, les bulletins de paie ne sont autres que des documents matérialisant les liens entre l’entreprise et les salariés. Il s’agit d’un document obligatoire qui est remis aux salariés sur une période prédéfinie et imposé par le Code du travail. C’est également dans le bulletin de paie que sont inscrites les données concernant le montant de la rémunération, les cotisations ainsi que la méthode utilisée pour le calculer. Ce document est également essentiel pour le salarié, car il lui permet de savoir plus en détail les informations concernant l’élaboration de son salaire brut et net. Ce qui inclut le salaire de base, les primes ainsi que les avantages multiples. Pour ne pas porter à confusion, les prélèvements sociaux y sont également indiqués.

L’élaboration d’un livre de paie dépend essentiellement des besoins de l’entreprise. Ce genre de document peut soit être récapitulatif, soit détaillé. Dans un livre de paie récapitulatif, pas besoin de détailler les informations des bulletins de paie. Il suffit d’y inscrire les données essentielles du bulletin de paie. Tandis que dans un livre de paie détaillé, les données inscrites dans les bulletins de paie des salariés sont détaillées.

Historiquement, le livre de paie n’a pas toujours été non obligatoire. C’est la loi du 2 juillet 1998 qui a décidé de le rendre ainsi. Par contre, il est toujours nécessaire d’archiver un double des bulletins de paie des salariés.

Qu’est-ce que le journal de paie ?

Le journal de paie constitue un document comptable correspondant aux salaires. Ce document n’est pas un simple registre dans lequel sont inscrites les informations des bulletins de paie des salariés. Le journal de paie sert à tenir en mémoire les mouvements financiers relatifs aux salaires des salariés. C’est un document comptable auxiliaire comme le sont les journaux des ventes ou encore les journaux d’achats. On trouve dans le journal de paie différents types d’informations. À savoir, le libellé, le numéro de compte, la date d’opération, le numéro de pièce, le montant d’écriture et le libellé de l’écriture. Pour être plus claires, les données qui sont inscrites dans ce document sont saisies dans un ordre chronologique. Le journal de paie n’est pas obligatoire pour une entreprise. Cependant, il est conseillé aux sociétés d’archiver les écritures de paie. Pour être sûr d’y avoir accès en cas de besoins, il faut les inscrire dans le journal des opérations diverses.

Comptabilisation de la paie : ce qu’il faut savoir

La comptabilisation de la paie est constituée de différent type de comptabilisation, à savoir, celui du salaire net, des charges salariales et des charges patronales. Ce sont ces écritures de paie qui sont inscrites dans le journal de paie qu’on appelle également journal comptable auxiliaire relatif à la paie.

  • La comptabilisation du salaire net :

Dans la comptabilisation du salaire net, il est possible d’adopter différents moyens. Il est possible de détailler les charges ou simplifier l’opération. Quand on détaille les charges, il est possible de débiter plusieurs comptes. Le salaire net est, en général, inscrit au bas du bulletin de paie et encadré. Il est également appelé net à payer.

  • La comptabilisation des charges salariales :

Pour la comptabilisation des charges salariales, il est nécessaire de créditer plusieurs comptes. Des subdivisions de compte sont nécessaires si le comptable utilise un logiciel comptable. Si la subdivision n’a aucun impact sur les comptes comptables, elle est autorisée.

  • La comptabilisation des charges patronales :

Ce type de comptabilisation se fait en deux partis. Elles tiennent compte des besoins des entreprises ainsi que des préférences de l’entrepreneur. Pour cela, elle peut recourir à des subdivisions. Lorsqu’on élabore ce type de comptabilisation, il est nécessaire de veiller à ce que l’architecture suive les règles en vigueur et que les écritures soient équilibrées.

Élaboration des comptabilités

Les écritures de paie doivent être regroupées dans la comptabilité. Pour se faire, il est nécessaire de fusionner les différentes écritures (le salaire net, les charges patronales ainsi que les charges salariales). Ce regroupement permet, non seulement, de faciliter les écritures, mais également de déterminer la rémunération brute du salarié.

Le contrôle de la comptabilité

Les écritures de paie doivent être bien contrôlées. Le processus doit s’effectuer en deux étapes. Premièrement, il est important de vérifier les comptes liés au personnel ainsi que les comptes dédiés aux organismes sociaux au moment où ils sont à zéro. Ceci doit se faire après chaque règlement de la paie. Après avoir effectué cette première vérification, il faut procéder à la comparaison des comptes avec les récapitulatifs des rémunérations indiqués dans le livre de paie. Si l’entreprise ne dispose pas de livre de paie, la comparaison doit se faire avec les doubles des bulletins de paie. Ce procédé permet de déterminer les écarts qui peuvent survenir.

Logiciel comptable

Le logiciel comptable est une solution adaptée pour simplifier les écritures qui doivent être inscrites dans le journal de paie. Investir dans ce type d’outil constitue un excellent moyen pour les entreprises de mieux gérer les écritures de paie. Ce type de logiciel permet également d’éviter les erreurs de saisie, car ces dernières sont importées directement. Aussi, il offre un gain de temps considérable grâce à la création automatique des écritures. En tout cas, l’utilisation de ce type de logiciel facilite grandement le travail du comptable en plus de le rendre plus sûr. Il faut, tout de même, être vigilant dans son utilisation et le programmer comme il faut.

Antoine B.

Consultant en entreprise, Antoine accompagne les dirigeants dans les prises de décisions stratégiques de leurs structures professionnelles. Il effectue entre autres des diagnostics internes, externes et met en place les stratégies les mieux adaptées pour garantir le bon développement des entreprises de ses clients. L’identification des forces, des faiblesses et des menaces compte parmi ses nombreuses missions.