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L’utilité et le contenu du FEC (Fichier des Écritures Comptables)

Le 27 juillet 2021
L'utilité du FEC

Le domaine de la comptabilité requiert des compétences de la part de la personne qui le gère. La technologie ne cesse de s’évoluer et l’informatique devient à la portée de tous. De nouveaux outils font leur apparition régulièrement pour faciliter la gestion d’une entreprise, c’est le cas du FEC (Fichier des écritures comptables). Il s’agit d’un outil informatique permettant d’améliorer la coopération entre le comptable d’une entreprise et le bureau fiscal.

FEC : c’est quoi ?

Le FEC qui est l’abréviation de fichier des écritures Comptables est obligatoire depuis l’année 2014. C’est un fichier électronique contenant les informations comptables d’une entreprise. Il est indispensable durant le contrôle fiscal et il est ensuite à remettre au bureau de l’administration. Son format et son contenu doivent être standard au niveau international. Dans le cas contraire, elle sera jugée hors-norme ou non conforme. Inspiré de la norme « Standard Audit File for Tax », le FEC est introduit par l’organisation de Coopération et de Développement économiques depuis 2005. Le but de cette organisation est d’uniformiser les échanges de données entre une entreprise et l’administration. Non seulement disponible dans d’autres pays, ce fichier est désormais disponible en France. Il devra contenir tous les types d’informations essentielles liées à la comptabilité générale d’une entreprise. Dans cette lancée, le contrôle administratif sera plus facile, rapide et moins cher.

Le FEC : à quoi sert-il ?

Il sert à trier, calculer, classer et regrouper les données comptables. Cette action est faisable quand l’entreprise utilise le système de comptabilité informatisé. Dans cette lancée, le vérificateur de comptabilité pourra authentifier la correspondance des dossiers fiscaux avec les documents comptables. Dans le cas contraire, il pourra détecter facilement des fraudes ou des magouilles. De plus, le FEC permet d’obtenir un gain de temps en évitant trop de déplacement à chaque contrôle. Le vérificateur pourra réduire sa présence dans la société, car il lui suffit de générer le logiciel en question chez lui et de l’envoyer directement à l’entreprise cible.

Que doit contenir le FEC ?

Lors de la conception d’un FEC, l’entreprise doit veiller à ce qu’il soit bien conforme à toutes les exigences de l’administration. Que ce soit sur le plan technique ou sur le plan comptable, cette conformité est primordiale pour éviter tout risque d’être sanctionné. Avant tout, l’entreprise est contrainte de suivre les normes techniques que la direction a imposées. C’est pourquoi de nombreuses obligations sur le format et la structure du fichier doivent être respectées. Par exemple, le fichier doit être à la fois basique, statique et consécutif. Il faudra aussi que le fichier soit bien organisé en lignes et en colonnes. Il faut aussi préciser le type de séparation des informations avec l’option « Tab » ou « pipe ».

Il faut aussi que les informations soient bien encodées. C’est-à-dire que la mise en page doit être adéquate et sans faute. Cela implique les formats de caractères (tailles, couleurs, etc.) et les formats de dates (jour-mois-année/année-jour-mois). Mais bien sûr, le choix et la décision concernant ces encodages dépendent de l’ERP de l’entreprise. Prenons, par exemple, le cas de format des dates. Pour certains logiciels comptables, les dates à l’anglo-saxonne sont les plus utilisées. Mais pour le logiciel Alto 2 de l’administrateur fiscal, ce format n’est pas recevable. C’est pourquoi le respect de ces premières normes techniques reste crucial.

Il existe 18 mentions obligatoires qui devaient être contenues dans le FEC.

  1. Le « code journal » de l’écriture comptable
  2. Le « libellé journal » de l’écriture
  3. Le numéro de séquence de l’écriture
  4. La date de comptabilisation de l’écriture
  5. Le numéro de compte
  6. Le libellé de compte
  7. Le numéro de compte auxiliaire (néant si non utilisé)
  8. Le libellé de compte auxiliaire (néant si non utilisé)
  9. La référence de pièce justificative
  10. La date de la pièce justificative
  11. Le libellé de l’écriture comptable
  12. Le montant au débit (ou le montant)
  13. Le montant au crédit (ou le sens)
  14. Le lettrage de l’écriture (néant si non utilisé)
  15. La date de lettrage (néant si non utilisé)
  16. La date de validation de l’écriture
  17. Le montant en devise (néant si non utilisé)
  18. L’identifiant de la devise (néant si non utilisé)

Toutes les informations sur ces champs doivent être conformes aux exigences de la DGFIP. Il faut noter qu’une erreur de confusion sur ces mentions peut entrainer des risques à l’entreprise. 

Comment vérifier la conformité du FEC ?

Un outil informatique bien adéquat ou un logiciel pour comptabilité est utilisé pour vérifier les normes du FEC. À ce point, des modifications ou des ajouts des fichiers seront possibles. Il faut donc utiliser des éditeurs fiables pour procéder à la bonne vérification. Et même si la tâche est confiée à un autre expert-comptable, la vérification de la conformité se passera toujours à merveille.

Quelle est la relation entre FEC et le contrôle fiscal ?

Le fichier des Écritures Comptable est exigé par le contrôle fiscal afin de minimiser les déplacements et de faciliter les audits annuels. Dans la pratique, l’évolution de la technologie ainsi que l’informatique permet à la contribution d’exiger l’informatisation des documents fiscaux de chaque entreprise. En effet, certains bureaux fiscaux ont inventé un logiciel d’analyse pour pouvoir explorer les données en rapport à la comptabilité et à la fiscalité. C’est pourquoi quelques étapes se sont instaurées depuis 2012 pour parvenir à ce changement.

Au départ, la 3e loi de finances rectificative a obligé à ce que tous les documents de comptabilités de chaque société soient informatisés pour simplifier la tâche du bureau fiscal. En janvier 2014, cette loi est appliquée par tous les contribuables. Ensuite, le livre des procédures fiscales a insisté sur l’utilisation des fichiers conformes notamment le format et le contenu. Cette note est publiée selon l’article A47 A-1 de ce livre. Pour renforcer ces nouveaux règlements, des sanctions sont établies pour les entreprises qui ne respectent pas ou qui ignorent cette politique de standardisation. À cet effet, selon la loi des finances rectificatives même, une amende allant jusqu’à 5000 euros sera infligée. Deux ans plus tard, l’article 14 de cette loi renforce l’examen à distance des comptabilités de chaque entreprise. Cette dernière possède 15 jours pour présenter le fichier FEC au centre fiscal.

Le FEC : jusqu’où ira-t-il ?

Le FEC a maintenant trouvé sa place en France et devenu un système fréquemment utilisé par bon nombre d’entreprises. En effet, la plupart des entreprises françaises ont pu élaborer un FEC uniforme depuis 2014. D’après une enquête faite en 2014, 80 % des PME en France se réjouissaient de la performance et de l’efficacité de ce fichier informatique. C’est la raison pour laquelle ce système est digne d’être considéré et mérite d’être propulsé au niveau international.

À coup sûr, le FEC est un fichier électronique prévu à se développer pour peaufiner la manipulation des données et des dossiers administratifs. Il touche maintenant 45 000 entreprises en un an, mais l’estimation pourra conclure que ce nombre pourra atteindre jusqu’à 3 millions d’entreprises. Si la DGFIP fonctionne de manière inchangée pour la détection des fraudes, le FEC restera le meilleur outil pour augmenter le contrôle. D’ailleurs, il sera envisageable de mettre en relation plusieurs entreprises. L’idée à ce point est de relier les documents de comptabilité entre fournisseurs et clients. Il sera aussi possible de relier les entreprises locales avec les entreprises étrangères. Une telle relation ne se contente pas à une entreprise avec une autre. Il s’agit également d’une relation entre plusieurs entreprises. D’où, le projet de créer un FEC européen sera de mise.

Julie N.

Julie est une conseillère en gestion de patrimoine indépendante. Elle réalise entre autres des audits auprès des entreprises afin de déterminer les meilleures stratégies pour valoriser efficacement leur patrimoine. Elle intervient aussi bien dans la gestion financière que dans la gestion patrimoniale, juridique et fiscale de ses clients.