Tout ce qu’il faut savoir sur les avantages de l’intranet dans une entreprise
L’intranet est présent dans la plupart des entreprises. Adoptant les mêmes caractéristiques qu’internet, il est un réseau interne et propre qui comprend plusieurs informations essentielles sur l’entreprise. Avec ses nombreuses fonctionnalités, l’intranet est d’une haute importance. Gain de temps, meilleure communication, hausse de la productivité font partie de ses nombreuses utilités.
Table des matières
Intranet, c’est quoi exactement ?
L’intranet se définit comme un réseau de communication utilisé au sein d’une entreprise. Il s’agit d’un réseau propre à elle, un site web ou réseau social en interne. Ce portail comporte plusieurs fonctionnalités avec des applications installées sur des serveurs ainsi que des pages qui sont consultables. Ce qui différencie intranet du réseau internet est l’accès réservé uniquement au personnel de l’entreprise. Les fonctionnalités les plus utilisées d’intranet sont :
- Un partage d’informations concernant l’entreprise
- Une discussion entre les employés par l’intermédiaire de forums ou de chat
- Une consultation de son mail
- Un transfert de fichiers et de documents entre les employés
- Une recherche de fichiers par l’intermédiaire du moteur de recherche
- Un annuaire pour rassembler les coordonnées de tous les employés ainsi que leurs postes respectifs
- Une visioconférence entre les collaborateurs
- Une gestion de projet
- Un accès aux documents essentiels
- Quels sont les avantages d’intranet dans une entreprise ?
La mise en place d’un portail intranet représente une multitude d’avantages pour une société, pour tous les collaborateurs ainsi que pour tous les départements existants.
Pour l’entreprise elle-même
Une amélioration au niveau de la communication
Installer l’intranet dans une entreprise permet d’améliorer la communication entre le personnel. À travers les partages d’informations et de documents, les discussions via le chat ou le forum ou encore les commentaires, des liens plus forts se créent entre les collaborateurs. Une meilleure coopération existe entre des départements qui ne se côtoient pas tous les jours.
L’intranet permet également un partage de savoir-faire et de compétences entre ces collaborateurs. Par ailleurs, la communication est au centre de l’entreprise et elle doit être favorisée.
Une amélioration de la productivité et du chiffre d’affaires
La principale raison d’être de toute entreprise est certainement une augmentation de sa productivité et de son chiffre d’affaires. La mise en place dans une entreprise d’un réseau intranet fait partie des solutions pour y parvenir. Avec un échange d’informations et de données qui se fait de manière plus rapide, le travail est plus accéléré. Cela entraîne plus d’efficacité, booste la performance de chaque employé et par la suite augmente le chiffre d’affaires de l’entreprise.
À travers le réseau, les employés s’intègrent mieux, car ils peuvent s’exprimer, partager leur opinion sur une situation. D’après une étude menée par Mc Kinsey, la productivité de l’entreprise augmente de 20 à 25 % si les employés se communiquent entre eux.
Un gain de temps
L’intranet sert à centrer toutes les informations utiles que ce soit pour les dirigeants que pour ses collaborateurs. Grâce à cette plateforme, la tâche se fait plus rapidement. Il n’est plus nécessaire pour un salarié de se déplacer dans un autre bureau ou d’envoyer des mails pour recueillir des informations importantes. Le temps nécessaire pour attendre des données provenant d’un autre département diminue. Par conséquent, la productivité de l’entreprise augmente.
Un autre avantage de cet outil est l’existence d’un moteur de recherche. Intranet regroupe une multitude d’informations essentielles sur l’entreprise. Cela peut être des documents essentiels, des informations concernant un événement ou encore un processus de travail. Trouver un fichier dans cette vaste bibliothèque virtuelle est assez difficile. Le moteur de recherche aide l’utilisateur dans ce sens tout en permettant un gain de temps considérable. Il suffit de saisir le nom du fichier sur la case correspondante.
Un réseau accessible partout
Un des avantages de l’utilisation d’intranet dans une entreprise est son accessibilité, car il est hébergé sur un serveur. Comme internet, il est possible de se connecter sur le réseau par un compte utilisateur. En congé, en voyage d’affaires, en étant malade, l’employé peut quand même connaitre les actualités de son entreprise. Il n’est pas non plus nécessaire de l’installer sur son ordinateur pour pouvoir l’utiliser.
Une valorisation de la culture d’entreprise
Chaque société a sa propre culture. L’installation du réseau intranet est une manière de favoriser cette culture d’entreprise. L’outil sert à partager et à mettre en exergue les valeurs de l’entreprise. Dans ce réseau sont exprimés les objectifs ainsi que les réalisations de chaque département. Cela va permettre aux employés de participer à cette culture et de s’intégrer totalement.
Pour les ressources humaines
Simplifier le recrutement
Une des principales missions du département des ressources humaines dans une entreprise est le recrutement interne et externe. Avec l’intranet, effectuer cette tâche devient plus simple. Il se peut que le département n’ait pas besoin de chercher à l’extérieur de l’entreprise pour dénicher la perle rare. Des employés peuvent posséder les compétences nécessaires pour le poste. Pour le trouver, il suffit de publier une offre sur ce réseau social d’entreprise. Certaines personnes n’attendent que ça pour changer de poste. D’ailleurs, l’accès au profil des postulants est plus facile avec les fonctionnalités que dispose ce système.
Une aide pour les nouveaux recrus
S’intégrer dans une nouvelle entreprise est assez difficile pour tout nouveau recru. Connaitre les départements existants, le personnel, la culture d’entreprise, tout cela constitue des difficultés auxquelles il doit s’attendre. Le réseau intranet constitue une assistance non négligeable pour les nouveaux salariés. Il propose une multitude d’informations sur l’entreprise et des réponses à leurs nombreuses questions. Il est aussi plus facile pour un nouveau recru de se communiquer avec les autres salariés. De plus, les missions de chaque collaborateur sont explicitées sur ce réseau social d’entreprise.
Une simplification de la gestion du personnel
La gestion du personnel est une tâche essentielle du département des ressources humaines. La gestion des congés, des permissions, la rémunération fait partie de ses missions. Pour toutes les demandes nécessitant l’accord de ce département, il n’est plus nécessaire d’envoyer un mail ou de remplir des formulaires. Le portail dispose d’un espace destiné à cela. Tel est également le cas des autres documents officiels comme les bulletins de paie ou les attestations de travail.
Pour les employés
Une amélioration des échanges
Intranet n’est pas seulement d’ordre professionnel. Il n’est pas rare de trouver sur le site des informations concernant un événement heureux ou malheureux qui touche personnellement les salariés. Il s’agit par exemple de l’arrivée d’un nouveau bébé, d’un décès ou du mariage d’un collaborateur. Ils sont partagés sur ce réseau social d’entreprise. Les autres employés pourront par la suite féliciter ou encourager la personne par des commentaires. Cette fonctionnalité du réseau intranet favorise les échanges entre tout le personnel.
Une source de motivation
Mettre en place un réseau de communication interne dans une entreprise favorise l’esprit d’équipe. À travers ce système, les salariés discutent, échangent des informations et ont un lien professionnel plus fort. Cette communication ne concerne pas seulement les relations entre les employés, mais également les relations avec les chefs hiérarchiques. Intranet permet en même temps aux employés de remonter leurs idées sur un sujet ou sur le fonctionnement de l’entreprise en général. De cette manière, ils s’intègrent plus et se sentent entendus par ses chefs hiérarchiques. Cela va les motiver un peu plus et augmenter leur performance.
Un moyen pour booster la performance
Un moyen permettant de motiver le personnel est de leur offrir des récompenses. L’entreprise peut apprécier l’effort de ses salariés en mentionnant cela sur cette plateforme. Le but est d’inciter les autres à faire mieux. Par conséquent, le fait de voir cela booste la performance de chacun et leur compétitivité. Un petit mot comme « merci pour vos efforts » par exemple ont également beaucoup d’impacts chez les employés. Cela représente une considération de la part des dirigeants et une source de motivation pour le personnel.
Pour le département informatique
Diminution des coûts
Dans une entreprise, le département informatique est chargé de mettre en place un grand nombre de systèmes servant à améliorer la productivité de l’entreprise. Installer un réseau intranet permet de réduire considérablement le coût lié à tout cela. Il facilite les tâches des employés de ce département quant à leur mise à jour et leur maintenance. En effet, ce système intègre plusieurs outils qui remplacent certains logiciels. En installant l’intranet traditionnel par l’internet moderne, ce coût va être encore réduit.
Une simplification des tâches
Le système informatique d’une entreprise comporte plusieurs logiciels qui nécessitent une maintenance et une mise à jour régulière. En plus des coûts que cela procure, les travaux à effectuer peuvent être compliqués et requièrent également du temps. Intranet est une solution adaptée face à tous ces problèmes. Plusieurs logiciels peuvent être centralisés dans cette même plateforme. De plus, le réseau peut être relié au système informatique déjà existant. Cela constitue aussi un gain de temps, car une seule plateforme suffit pour accéder à des informations qui sont auparavant disponibles sur plusieurs plateformes. Tous les documents sont présents sur un même portail.