Entreprises

Archives d’entreprise : comment les stocker efficacement ?

Le 12 mai 2022
Accueil › Entreprises › Archives d’entreprise : comment les stocker efficacement ?
La sécurité L’archivage peut garantir la sécurité des documents. Pour cela, il faut que les sites de conservations soient bien protégés, et qu’ils respectent les normes de sécurité imposées (traçabilité, mots de passe, pare-feu, etc.). D’un point de vue financier Un bon archivage permet un gain de temps considérable lors de la recherche de documents. Cela permet également une optimisation des coûts et un gain d’espace non négligeable. D’un point de vue technologique L’utilisation d’un bon système d’archivage procure la réversibilité des formats, la pérennité des données, et l’interopérabilité entre les systèmes. D’un point de vue historique Un bon archivage permet la conservation des documents qui ont une importance patrimoniale. Il existe des archives qui doivent être conservées sur le long terme, car ils ont un intérêt historique (documents qui ont de la valeur). Comment réussir le stockage des archives ? Pour réussir à stocker efficacement les archives, il est nécessaire d’avoir une bonne méthode. Il faut que cette méthode puisse faciliter le repérage des documents, et que ce dernier puisse être compris par l’ensemble des collaborateurs. La méthode TCA (Trier, Classer, Archiver) Pour la méthode TCA, il faut commencer par trier correctement les documents. C’est une sorte de recensement. Les documents sont divisés en 5 catégories : Les documents fournisseurs Les documents clients Les documents pour la caisse et la banque Les documents pour le personnel de l’entreprise Les documents pour l’administration fiscale En faisant le tri, il sera plus facile de reconnaître la durée légale de conservation pour chaque catégorie. Le triage des documents permet aussi de trouver les doublons. Il sera, par la suite, possible d’effectuer la numérisation en utilisant des applications mobiles pour scanner les documents, ou en faisant appel à un prestataire spécialisé pour cela. Il faut ensuite classer les documents. Il est possible d’effectuer soit un classement alphabétique, soit un classent chronologique, soit un classement thématique. Il est possible de mettre en place un processus pour ajouter des documents à l’archivage (utiliser des codes couleur pour déterminer le degré de priorité par exemple). Il est aussi possible d’indiquer la durée de validité d’un document avant de le classer. Une fois le classement effectué, il faut procéder à l’archivage. Il existe plusieurs moyens possibles pour cela (en utilisant des boîtes d’archives par exemple). Lors d’un archivage, il est important que les documents soient faciles à retrouver. Les plus sensibles et importants doivent être stockés dans des endroits qui garantissent la sécurité des documents. Self-stockage professionnel Le box de stockage professionnel est le plus apprécié par les dirigeants pour entreposer leurs archives. Cette solution peut être très pratique, car elle permet de gagner de la place. Pour optimiser davantage de l’espace, il est possible d’équiper les espaces de stockage avec des rayonnages ou des étagères adaptés. Ces box peuvent être fabriqués sur mesure. Il faut savoir que toute entreprise a leurs propres documents sensibles. C’est pour cela que les espaces de stockage doivent être munis : D’alarme anti-intrusion De vidéo de surveillance (24 h/24) D’un service de télésurveillance D’une alarme individuelle pour chaque box D’un détecteur d’incendie De portails avec code d’accès Conseils pour stocker correctement ses archives Si l’entreprise envisage de stocker ses documents dans un box, il faut d’abord commencer par effectuer une évaluation de la taille nécessaire. Une mauvaise évaluation du lieu peut coûter de l’argent. Il ne faut pas faire une estimation visuelle approximative lors de la détermination du volume de stockage nécessaire. Cela peut amener à faire une surestimation ou une sous-estimation. Il est possible de consulter des professionnels pour effectuer une évaluation bien précise de la taille nécessaire pour archiver correctement les documents d’une entreprise. Le stockage des documents en papier nécessite également l’évaluation de l’environnement de stockage. Pour éviter les risques d’humidité, il faut que l’espace dispose d’un système de ventilation correct. Les espaces confinés où la température varie constamment sont à éviter. Les documents ne doivent pas être posés à même niveau que le sol. Il est possible d’utiliser une étagère métallique ou une armoire ou un autre mobilier de rangement qui peut surélever les archives. Il faut également prévoir à l’avance ce qu’il faut ajouter ou enlever de l’archive, placer les documents qui pourront être utiles près de l’entrée, établir un bon rayonnage d’archives et mettre en place une allée au centre pour faciliter l’accès. Avoir une bonne méthode peut faire gagner beaucoup de temps à une entreprise lors de la recherche d’un document dans un espace de stockage d’archives. Les méthodes sont nombreuses, c’est à l’entreprise de choisir ce qui lui convient le mieux, en fonction de ses besoins et de ses préférences.

Pour une entreprise, le manque de place peut constituer un problème. Cela peut arriver à toutes les entreprises, que ce soit un petit commerçant, une PME, ou une grande entreprise. Il peut être pénalisant de laisser des encombrements dans les bureaux. Toutefois, quel que soit l’espace disponible, il est nécessaire de réserver une salle ou tout simplement, une partie d’un local pour l’archivage de ses documents. En effet, la loi oblige chaque entreprise de conserver des documents (factures, fiches de paies, feuilles d’impôts, etc.). Un mauvais stockage des archives peut impacter sur la productivité, mais également entraîner de lourdes sanctions. Voici quelques étapes et quelques conseils pour stocker efficacement les divers documents à archiver.

Définition du stockage des archives en entreprise

Stocker des archives en entreprise signifie conserver la majorité des documents et des données dans un endroit destiné à cela. Cette action constitue une obligation et une nécessité économique pour toutes sociétés.

Il est essentiel que le stockage puisse maintenir les archives en bon état, même après plusieurs années.

Le parcours de vie des documents peut être divisé en trois étapes : les archives définitives, les intermédiaires, et les dossiers vivants. La plupart de ces documents sont soumis à des durées légales de conservation. Cela dépend de leur utilisation dans la vie de l’entreprise. Cette durée peut être au minimum de 3 ans.

Archives physiques

Les archives physiques ont des durées légales de conservation.

  • Les documents commerciaux se conservent entre 2 à 5 ans
  • Les documents fiscaux doivent être conservés durant 6 ans
  • Les documents comptables se conservent sur une durée de 10 ans (à compter de la clôture de l’exercice)

Pour pouvoir conserver efficacement et durablement les archives, il faut :

  • Prendre des mesures de qualité et de sécurité du lieu destiné au stockage
  • Choisir le bon matériel de stockage comme des conteneurs, des armoires de rangement, des étagères, etc.
  • Que le rayonnage ne touche pas le plafond
  • Que le stockage soit à l’abri de l’humidité et de la lumière
  • Un endroit où la température n’excède pas les 18 °C
  • Un endroit qui dispose d’une bonne ventilation

Pour garantir l’intégrité des archives physiques, l’idéal est que le lieu de stockage soit :

  • Situés loin de zones d’habitation
  • Être en pierre, avec un sol en béton, des charpentes en métal et des façades en bardage
  • Être pourvu de portes et de murs coupe-feu, d’extincteurs, de détecteurs de fumées et d’alarmes anti-intrusion

Ces critères définissent un entrepôt hautement sécurisé. Toutefois, il faut que l’endroit soit accessible. Cela est nécessaire pour déstocker et détruire les archives périmées.

Archives numériques

Comme les documents physiques, les données numériques doivent également être archivées. Il est nécessaire que ces lieux de stockage garantissent la sécurité et la fiabilité des données. Cela peut se faire sur un support de stockage numérique. Le choix du bon support doit dépendre de :

  • La taille des informations qu’il faut archiver
  • La fréquence de consultation et d’utilisation des documents
  • L’espace de stockage disponible sur le support
  • La politique de sécurité de l’entreprise
  • La vitesse d’accès aux archives

Il existe plusieurs types de support de stockage qu’une entreprise peut choisir. Les CD, les DVD, et les Blu-ray sont hors liste. Les micros SD, les cartes SD et les clés USB ont un espace de stockage assez faible. L’idéal est de choisir :

  • Un disque dur SDD ou HDD, car il est plus fiable, plus qualitatif, et il se vend à un prix intéressant
  • Des serveurs NAS et des disques réseau. Ce sont des disques durs autonomes qui sont branchés à Internet ou à un réseau local. Ils peuvent être très spacieux pour stocker en toute sécurité les données volumineuses.
  • Une bande magnétique, car elle est fiable, peu coûteuse, et possède une grande capacité. L’accès peut être assez long.
  • Un File Transfer Protocol ou FTP. Il s’agit d’un espace de sauvegarde de données à distance.
  • Un Cloud
  • Un coffre-fort numérique

Lors des sauvegardes des données numériques, il est plus judicieux de choisir au moins deux types de supports.

Pourquoi faut-il archiver les documents d’une entreprise ?

D’un point de vie juridique

La conservation des archives d’une entreprise est une obligation, selon la loi française. Cette dernière a mis en place une durée minimale de conservation.

En cas de contentieux, l’archivage permet une protection des droits de l’entreprise. Cela est utilisé pour justifier l’activité d’une société lors d’un contrôle.

Une archive intègre et authentique prouve la valeur probante d’une entreprise.

La sécurité

L’archivage peut garantir la sécurité des documents. Pour cela, il faut que les sites de conservations soient bien protégés, et qu’ils respectent les normes de sécurité imposées (traçabilité, mots de passe, pare-feu, etc.).

D’un point de vue financier

Un bon archivage permet un gain de temps considérable lors de la recherche de documents. Cela permet également une optimisation des coûts et un gain d’espace non négligeable.

D’un point de vue technologique

L’utilisation d’un bon système d’archivage procure la réversibilité des formats, la pérennité des données, et l’interopérabilité entre les systèmes.

D’un point de vue historique

Un bon archivage permet la conservation des documents qui ont une importance patrimoniale. Il existe des archives qui doivent être conservées sur le long terme, car ils ont un intérêt historique (documents qui ont de la valeur).

Comment réussir le stockage des archives ?

Pour réussir à stocker efficacement les archives, il est nécessaire d’avoir une bonne méthode. Il faut que cette méthode puisse faciliter le repérage des documents, et que ce dernier puisse être compris par l’ensemble des collaborateurs.

La méthode TCA (Trier, Classer, Archiver)

Pour la méthode TCA, il faut commencer par trier correctement les documents. C’est une sorte de recensement. Les documents sont divisés en 5 catégories :

  • Les documents fournisseurs
  • Les documents clients
  • Les documents pour la caisse et la banque
  • Les documents pour le personnel de l’entreprise
  • Les documents pour l’administration fiscale

En faisant le tri, il sera plus facile de reconnaître la durée légale de conservation pour chaque catégorie.

Le triage des documents permet aussi de trouver les doublons. Il sera, par la suite, possible d’effectuer la numérisation en utilisant des applications mobiles pour scanner les documents ou en faisant appel à un prestataire spécialisé pour cela.

Il faut ensuite classer les documents. Il est possible d’effectuer soit un classement alphabétique, soit un classent chronologique, soit un classement thématique. Il est possible de mettre en place un processus pour ajouter des documents à l’archivage (utiliser des codes couleur pour déterminer le degré de priorité par exemple). Il est aussi possible d’indiquer la durée de validité d’un document avant de le classer.

Une fois le classement effectué, il faut procéder à l’archivage. Il existe plusieurs moyens possibles pour cela (en utilisant des boîtes d’archives par exemple). Lors d’un archivage, il est important que les documents soient faciles à retrouver. Les plus sensibles et importants doivent être stockés dans des endroits qui garantissent la sécurité des documents.

Self-stockage professionnel

Le box de stockage professionnel est le plus utilisé par les dirigeants pour entreposer leurs archives. Cette solution peut être très pratique, car elle permet de gagner de la place.

Pour optimiser davantage de l’espace, il est possible d’équiper les espaces de stockage avec des rayonnages ou des étagères adaptés. Ces box peuvent être fabriqués sur mesure.

Il faut savoir que toute entreprise a leurs propres documents sensibles. C’est pour cela que les espaces de stockage doivent être munis :

  • D’alarme anti-intrusion
  • De vidéo de surveillance (24 h/24)
  • D’un service de télésurveillance
  • D’une alarme individuelle pour chaque box
  • D’un détecteur d’incendie
  • De portails avec code d’accès

Conseils pour stocker correctement ses archives

Si l’entreprise envisage de stocker ses documents dans un box, il faut d’abord commencer par effectuer une évaluation de la taille nécessaire. Une mauvaise évaluation du lieu peut coûter de l’argent. Il ne faut pas faire une estimation visuelle approximative lors de la détermination du volume de stockage nécessaire. Cela peut amener à faire une surestimation ou une sous-estimation.

Il est possible de consulter des professionnels pour effectuer une évaluation bien précise de la taille nécessaire pour archiver correctement les documents d’une entreprise.

Le stockage des documents en papier nécessite également l’évaluation de l’environnement de stockage. Pour éviter les risques d’humidité, il faut que l’espace dispose d’un système de ventilation correct. Les espaces confinés où la température varie constamment sont à éviter.

Les documents ne doivent pas être posés à même niveau que le sol. Il est possible d’utiliser une étagère métallique ou une armoire ou un autre mobilier de rangement qui peut surélever les archives.

Il faut également prévoir à l’avance ce qu’il faut ajouter ou enlever de l’archive, placer les documents qui pourront être utiles près de l’entrée, établir un bon rayonnage d’archives et mettre en place une allée au centre pour faciliter l’accès.

Avoir une bonne méthode peut faire gagner beaucoup de temps à une entreprise lors de la recherche d’un document dans un espace de stockage d’archives. Les méthodes sont nombreuses, c’est à l’entreprise de choisir ce qui lui convient le mieux, en fonction de ses besoins et de ses préférences.

Julie N.

Julie est une conseillère en gestion de patrimoine indépendante. Elle réalise entre autres des audits auprès des entreprises afin de déterminer les meilleures stratégies pour valoriser efficacement leur patrimoine. Elle intervient aussi bien dans la gestion financière que dans la gestion patrimoniale, juridique et fiscale de ses clients.