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Entreprise fermée : quelle est durée de conservation des documents ?

Le 7 janvier 2022
Conservation des documents

Une entreprise possède plusieurs documents concernant son activité et d’autres qui justifient son existence. En cas de difficultés entraînant une fermeture, ces documents doivent être conservés pendant une certaine période. L’archivage varie selon le type de document et la durée imposée par la loi.

Pourquoi conserver les documents d’une entreprise fermée ?

Après sa fermeture, tous les papiers et documents d’une entreprise ne doivent pas être détruits pendant un certain temps. Leur conservation est obligatoire et réglementée par la loi. Qu’il s’agisse de documents destinés à l’entreprise ou à des tiers, ils doivent être gardés, et ce au moins pour une durée minimale. Cette tâche est indispensable dans le sens où l’administration pourrait faire un contrôle.

Ces papiers et documents servent de preuve de l’existence physique et juridique de l’entreprise pendant une certaine période ainsi que les droits et les obligations y afférents. Dans le cas où la société aurait encore des dettes qu’elle n’a pas payées, les dossiers servent de preuve de son incapacité financière causant la faillite ou la liquidation.

Lors des contrôles effectués par l’administration fiscale, les documents conservés sont demandés par cette dernière. S’ils n’ont pas été gardés par son entrepreneur, cette personne risque de payer des amendes. Dans certaines situations, les documents des entreprises fermées sont requis en cas de litige avec ses clients ou ses fournisseurs. Ils sont utilisés comme pièces justificatives.

Quelle est la durée de conservation des documents ?

La durée de conservation des différents documents d’une entreprise fermée varie selon le type et le délai imposé par la législation.

Les documents civils et commerciaux

La durée d’archivage des documents civils et commerciaux n’est pas le même. Il varie selon le document et leur importance dans le futur à savoir :

  • 2 ans pour garder la police d’assurance à compter de la résiliation du contrat, les garanties pour les biens destinés au consommateur
  • 3 ans pour garder les déclarations en douane.
  • 5 ans pour garder les contrats et les conventions pour une correspondance et relation commerciale, les documents établis pour le transport de marchandises, les documents provenant de la banque (relevé bancaire, chèque, les ordres de virement, avis de débit et crédit), les documents concernant la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, dépôt de marque, modèle) à compter de la fin de la protection, les dossiers provenant d’un avocat
  • 10 ans pour garder les contrats conclus par voie électronique d’une valeur supérieure à 120 €
  • 30 ans pour garder les documents de cession ou d’acquisition de biens fonciers et immobiliers

Les documents comptables

En principe, les documents comptables sont conservés pour une durée de 10 ans à partir de la date de fermeture de l’exercice comptable. Les dossiers que l’entreprise doit garder sont constitués par :

  • Les livres et registre comptable : grand livre, journal, livre d’inventaire
  • Les pièces comptables : factures client, bon de livraison, bon de commande, factures fournisseur

Les documents des ressources humaines

Les documents relatifs aux ressources humaines comportent les dossiers en liaison avec les employés. Leurs temps de conservation sont stipulés dans le Code du Travail, le Code Civil et le Code de la Sécurité Sociale. Les durées d’archivage de ces documents sont les suivantes :

  • 1 an pour les horaires de travail des salariés et les heures d’astreinte.
  • 3 ans pour la comptabilisation des heures de travail sous convention de forfait, les charges sociales et les taxes sur les salaires
  • 5 ans pour les documents relatifs aux rémunérations (les bulletins de paie, les contrats de travail, les primes et indemnités, les soldes de tout compte, les retraites, les salaires), les documents émanant de l’inspection du travail ou du CSE (Comité Social et Économique), les déclarations d’accident de travail à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie.

Les documents fiscaux

Il s’agit de documents utilisés pour les démarches qui concernent l’administration fiscale. Les documents fiscaux sont utilisés pour les contrôles et doivent être archivés pour une durée de 6 ans selon les procédures fiscales. Le comptage de cette durée se fait soit à partir de la date d’établissement des documents soit à partir de la date de la dernière opération effectuée. Si l’entreprise a fait des fraudes pendant sa durée d’activité, la conservation des dossiers est étendue sur une durée de 10 ans. Parmi les documents fiscaux, il y a :

  • Les impôts : impôt sur le revenu, impôts sur les sociétés, impôt direct foncier (taxe foncière, contribution à l’audiovisuel public),
  • Les bénéfices : BNC (Bénéfices Non Commerciaux), BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), BA (Bénéfice Agricole)
  • Les cotisations : CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) et CVAE (Cotisation à la Valeur Ajoutée des entreprises)
  • Les taxes : TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), taxe sur les conventions d’assurance, taxes assimilées, impôt sur les spectacles

Les documents sociaux

Voici la durée de conservation des documents sociaux pour une entreprise qui a fermé :

  • 3 ans pour les fiches de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration, les rapports des commissaires aux comptes
  • 5 ans pour les statuts (cas d’une société, d’un GIE, d’une association) à compter de la date de radiation au niveau du Registre du Commerce et des Sociétés, le traité de fusion s’il y a eu lieu, les registres (Registre de titres nominatifs, ordre de mouvement, registre de mouvement de titre, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseil d’administration à compter de la fin de leur utilisation)
  • 10 ans à partir de la clôture de l’exercice pour les dossiers correspondant au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe)

Quelle sanction pour une non-conservation des documents ?

Une entreprise qui a fermé ses portes et qui n’a pas conservé ses documents risque d’être sanctionnée. L’archivage est une obligation légale que toute entreprise doit suivre. Dans ce contexte, des sanctions sont appliquées à l’entrepreneur et principalement pour les documents fiscaux non gardés, dont le paiement d’une amende. Dans l’article 1734 du Code Général de l’Impôt que « le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 10 000 € ».

À part les amendes à payer par l’entrepreneur, ce dernier ne dispose plus de pièces nécessaires en cas de litige s’il ne conserve pas ses dossiers.

L’intérêt de l’archivage physique

Une entreprise possède plusieurs documents concernant son activité et d’autres qui justifient son existence. En cas de difficultés entraînant une fermeture, ces documents doivent être conservés pendant une certaine période. L’archivage varie selon le type de document et la durée imposée par la loi.

Pourquoi conserver les documents d’une entreprise fermée ?

Après sa fermeture, tous les papiers et documents d’une entreprise ne doivent pas être détruits pendant un certain temps. Leur conservation est obligatoire et réglementée par la loi. Qu’il s’agisse de documents destinés à l’entreprise ou à des tiers, ils doivent être gardés, et ce au moins pour une durée minimale. Cette tâche est indispensable dans le sens où l’administration pourrait faire un contrôle.

Ces papiers et documents servent de preuve de l’existence physique et juridique de l’entreprise pendant une certaine période ainsi que les droits et les obligations y afférents. Dans le cas où la société aurait encore des dettes qu’elle n’a pas payées, les dossiers servent de preuve de son incapacité financière causant la faillite ou la liquidation.

Lors des contrôles effectués par l’administration fiscale, les documents conservés sont demandés par cette dernière. S’ils n’ont pas été gardés par son entrepreneur, cette personne risque de payer des amendes. Dans certaines situations, les documents des entreprises fermées sont requis en cas de litige avec ses clients ou ses fournisseurs. Ils sont utilisés comme pièces justificatives.

La durée de conservation des différents documents d’une entreprise fermée varie selon le type et le délai imposé par la législation. Pour plus de précision concernant la durée légale de conservation des documents, il est conseillé de se référer à des ressources spécialisées.

Julie N.

Julie est une conseillère en gestion de patrimoine indépendante. Elle réalise entre autres des audits auprès des entreprises afin de déterminer les meilleures stratégies pour valoriser efficacement leur patrimoine. Elle intervient aussi bien dans la gestion financière que dans la gestion patrimoniale, juridique et fiscale de ses clients.