Gestion de facture : comment l’optimiser ?

La gestion de la facturation est un processus qui occupe une place capitale dans le développement d’une entreprise. Les factures matérialisent les différentes transactions financières en rapport à une vente ou à une prestation. Leur gestion n’est donc pas à une tâche des plus aisées. Elle nécessite des connaissances spécifiques et du temps.

Externalisez la gestion de vos factures

L’externalisation consiste à déléguer tout ou une partie de la tenue de facturation et de la comptabilité à un prestataire externe à votre entreprise. C’est le moyen le plus efficace pour se désengager de certaines tâches administratives.

Le professionnel en gestion de facture et en recouvrement de créance vous fait gagner du temps et de l’argent. Vous pourrez donc vous concentrer sur les activités techniques et financières nécessaires à la croissance de votre entreprise.

Pour externaliser votre facturation, il faut commencer par mettre en place un contrat qui scelle votre relation avec le prestataire. Ce document doit contenir des informations sur les activités déléguées au prestataire, le coût de la prestation ou encore les conditions de résiliation du contrat. Si vous désirez en savoir plus sur l’externalisation de la gestion de la facturation, cliquez ici pour obtenir plus d’informations. Ce type de prestataire peut notamment vous faire un bilan de tous les mouvements financiers de votre portefeuille client, mais aussi une liste des factures impayées. Il vous aide donc à y voir plus clair et à gérer la situation en conséquence.

Dématérialisez vos factures

La dématérialisation des factures est le remplacement des factures papier par une approche automatisée fondée sur des documents numériques. Dans certains cas, ces papiers peuvent être des formats électroniques existants ou des fichiers structurés de type EDI, XML ou CSV. Ils peuvent aussi être sous la forme de fichiers non structurés.

Dans d’autres cas, vous devez d’abord numériser les papiers et factures en capturant leurs contenus à l’aide d’un dispositif de scan. L’avantage de la facturation électronique est qu’elle réduit les dépenses à travers la diminution des coûts liés à l’achat de papier.

Automatisez vos interventions

L’automatisation des factures est l’usage de technologie pour numériser le processus de facturation afin de réduire au maximum les interventions manuelles. C’est une composante essentielle du processus Procure to Pay (P2P) de l’entreprise et une étape nécessaire pour optimiser la gestion des factures fournisseurs. L’automatisation réduit les coûts de main-d’œuvre pour les activités comme la saisie de données ou les opérations de relance.

Cette méthode permet également de diminuer le risque d’erreur (doublons ou translations frauduleuses). Elle permet aux collaborateurs de plus se focaliser sur les tâches techniques pour être plus efficaces. L’automatisation permettra aussi à votre entreprise de faire des projections financières précises.

Utilisez votre progiciel de gestion intégré

Le PGI est une imbrication d’applications informatiques qui proviennent d’un seul éditeur et qui permettent de gérer les stocks, les ventes ou la comptabilité. Le progiciel de gestion intégré rassemble plusieurs modules indépendants. Chaque module couvre un domaine de gestion de votre entreprise. Votre société devient donc plus efficace lorsque vous intégrez le traitement de facture à votre PGI.

En dehors de la facturation, la trésorerie et la gestion de fourniture sont des éléments qui influent sur le bon fonctionnement de l’entreprise. L’intégration de votre système de traitement de facture à ces éléments gérés par le PGI permet la création d’une plateforme unique. Vous pouvez utiliser cette plateforme pour acquérir des données opérationnelles et réaliser des économies.

L’utilisation du PGI est complexe et comporte quelques inconvénients. L’entreprise doit avoir une connaissance pointue de ses processus de fonctionnement. Autrement, ce programme sera inefficace. Il est important de préciser que les coûts liés au déploiement du PGI et à sa maintenance sont élevés.

En somme, pour optimiser la gestion de facture dans votre entreprise, vous devez dans un premier temps en confier la gestion à une entreprise externe qui pourra vous conseiller et vous épauler. Vous devez aussi automatiser chacune de vos opérations et penser à l’utilisation de votre PGI.