Les démarches à réaliser pour modifier un KBIS

Lors de la création de votre entreprise à caractère commercial, vous obtenez un extrait Kbis après votre inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit de la carte d’identité de votre société. Il contient toutes les informations sur l’existence et la situation de celle-ci en temps réel. En cas de changement de l’une de ces données au cours de la vie sociale de votre entreprise, vous êtes tenu de modifier le Kbis afin qu’il soit à jour. Mais, quelles sont les formalités à réaliser pour la modification du Kbis ? Les réponses dans cet article.

Que contient le Kbis ?

Le Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence juridique et de la légalité d’une société ou entreprise à caractère commercial. Justifiant également l’immatriculation des entreprises au RCS ou registre du commerce et des sociétés, il s’avère indispensable pour effectuer certaines démarches administratives.

L’extrait de Kbis est une fiche d’identité de la société, il fait mention de l’intégralité des informations qui la concernent. Il renferme notamment :

• La dénomination sociale (nom), le sigle et l’enseigne de l’entreprise,
• Le numéro SIREN,
• Les adresses précises du siège social et des éventuels établissements secondaires dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen),
• Le nom du greffier du tribunal de commerce ayant signé l’immatriculation,
• La nature de l’activité et son code NAF (anciennement code APE),
• La forme juridique de la société (SARL, SA, SAS, SASU, SCI…),
• Le montant du capital social,
• La date de création de l’entreprise et sa durée de vie,
• L’identité du dirigeant principal des administrateurs et des commissaires aux comptes,
• Les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : redressement judiciaire, sauvegarde ou liquidation judiciaire.
• L’historique des modifications effectuées sur l’extrait Kbis depuis la création de la société.

Quand faut-il procéder à la modification du Kbis de son entreprise ?

Toutes les entreprises ou sociétés à caractère commercial sont concernées par le Kbis : société à responsabilité limitée (SARL), société anonyme (SA), société par actions simplifiée SAS, société en nom collectif (SNC), etc. Quelle que soit la forme juridique de votre société, vous devez modifier votre extrait Kbis dès lors qu’une information sur votre entreprise change. Les cas les plus courants qui nécessitent une modification de Kbis sont :

• Le transfert de siège social qui correspond au changement d’adresse du siège social de la société,
• Le changement de la dénomination sociale,
• Le changement de statut juridique,
• Le changement de l’objet social (lorsque l’activité professionnelle de l’entreprise change),
• La modification du capital social,
• Le prolongement de la durée de vie de la société,
• Le changement de dirigeant,
• Le début d’une procédure collective.

Il est à noter qu’une modification du Kbis ne s’accompagne pas systématiquement d’une modification des statuts. Ce n’est généralement nécessaire qu’en cas de transfert de siège social, de changement de dénomination sociale, capital social ou d’objet social. En revanche, toute modification apportée dans les statuts de la société implique une modification du Kbis.

Les formalités à accomplir pour modifier le Kbis de sa société

Tout changement au cours de la vie sociale d’une entreprise ou société commerciale requiert une ou des modifications du contenu de l’extrait Kbis. Elles sont obligatoires afin de garantir la transparence et la publicité des informations concernant la société auprès des tiers (ex. partenaires commerciaux).

Pour modifier le Kbis de votre société, vous devez accomplir quelques formalités :

1. Prise de la décision de modification,
2. Publication de la modification dans un journal d’annonces légales,
3. Dépôt du dossier de modification du Kbis.

Prise de la décision de modification

La procédure de modification de Kbis peut être différente en fonction de la forme juridique de la société. Dans une SARL ou une SAS par exemple, il est indispensable de convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) des associés pour valider ou non certains changements. Dans ce cas, la décision est prise selon le quorum et la majorité convenus dans les statuts de l’entreprise. Un procès-verbal doit ensuite être dressé à l’issue de cette assemblée générale, Pour une SNC, la décision de modification du Kbis doit être votée à l’unanimité des associés ou des actionnaires.

Pour valider certains changements comme le transfert de siège social, la décision du représentant légal de la société seul suffit.

Parution d’une annonce légale de modification

Une fois que la décision de modification est approuvée, elle doit être portée à la connaissance des tiers pour des raisons de transparence et de publicité des informations sur votre entreprise. Pour ce faire, la modification doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales habilité dans le département dans lequel est situé le siège social de votre société dans le mois suivant le changement.

Bon à savoir : le transfert de siège social dans un autre département implique la publication de deux annonces légales : l’une dans le département où va déménager la société et l’autre dans l’ancien département où se situait son siège.

Selon l’article R210-9 du Code de commerce, l’avis de modification doit contenir :

• La raison sociale,
• La forme juridique,
• L’adresse du siège social,
• Le montant du capital social,
• La date de modification du Kbis,
• L’organe compétent à l’origine de la modification.

Suite à la publication de cet avis de modification dans le journal d’annonces légales, vous obtenez une attestation de parution que vous allez joindre à votre dossier de demande de changement de Kbis.

Dépôt du dossier de modification du Kbis

Cette dernière étape consiste à informer le greffe du tribunal de commerce compétent de la modification de votre extrait Kbis. Pour ce faire, il faudra lui transmettre votre dossier de demande avec certaines pièces justificatives :

• Un exemplaire de la décision de modification,
• Le formulaire Cerfa M2 dûment rempli, daté et signé,
• L’attestation de parution de l’annonce légale de modification,
• Un exemplaire des statuts juridiques de la société (en cas de modification des statuts).

Dans le cas d’un changement de dirigeant, il faudra fournir d’autres justificatifs supplémentaires, notamment :

• Le formulaire Cerfa M3 dûment rempli, daté et signé,
• Une copie de la pièce d’identité du nouveau dirigeant,
• Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation.

Une fois que le greffe du tribunal de commerce valide les modifications, il vous remettra le nouvel extrait Kbis mis à jour. Pour des changements qui requièrent une inscription modificative au RCS (registre du commerce et des sociétés), vous devez déposer le dossier auprès du centre des formalités des entreprises (CFE) compétent.

Quel est le délai pour modifier un Kbis ?

Le dépôt de dossier de modification de Kbis a lieu auprès du greffe du tribunal de commerce ou du CFE compétent. Vous obtenez généralement votre Kbis définitif entre 3 et 7 jours suivant le dépôt. Les délais peuvent être plus longs pendant les périodes de congés ou lorsque les demandes parvenues auprès du greffe se font nombreuses.