Pourquoi dématérialiser vos factures ?

La dématérialisation des factures est une démarche complexe, mais devenue incontournable pour les entreprises. Si le papier était traditionnellement le support utilisé par les entreprises, la version électronique est de plus en plus recommandée, voire imposée dans certains cas. Vous vous demandez pourquoi vous devez procéder à la dématérialisation des factures ? Vous verrez dans cet article que cette transition peut s’avérer avantageuse dans bien des cas.

Commencez par trouver un bon logiciel de dématérialisation des factures

La première étape de la dématérialisation, c’est la définition de vos besoins et objectifs. Ensuite, vous devez choisir le logiciel qui vous permettra de dématérialiser vos factures. Comme le précisent les experts du site deltic.fr, le succès de la démarche de dématérialisation dépend essentiellement du choix du logiciel ou du prestataire. Outre les fonctionnalités et la performance du logiciel, vous devez aussi faire votre choix en tenant compte des services offerts par le prestataire. Le logiciel doit être facile à utiliser et offrir des fonctionnalités complètes, comme l’enregistrement des factures, le contrôle de conformité des factures, l’archivage et l’imputation comptable.

Pendant vos premiers échanges, vous allez pouvoir constater si le prestataire est fiable, accessible et à votre disposition dans toutes les étapes. Vous devez pouvoir lui poser toutes vos questions, quels que soient vos besoins.

La loi à propos des factures dématérialisées

Pour rappel, la facture est un document juridique obligatoire pour toutes les transactions financières, peu importe la qualité des parties. Depuis 2020, la facturation électronique s’impose de plus en plus pour les entreprises en France. La dématérialisation est obligatoire pour les entreprises ayant pour clients l’État et les collectivités territoriales.

Ainsi, les entreprises qui n’effectuent pas de transactions avec l’État et les collectivités ne sont pas soumises à cette obligation. Toutefois, même si votre entreprise n’est pas touchée par cette obligation, il est conseillé de procéder à la dématérialisation des factures fournisseurs. Non seulement elle permet de réduire la consommation de papier, mais elle permet de sécuriser et d’optimiser le traitement et les paiements.

Les avantages de la dématérialisation des factures

La gestion traditionnelle des factures est un processus complexe et chronophage. De plus, elle représente plusieurs risques pour l’entreprise. Le traitement des factures de manière traditionnelle peut, en effet, engendrer différents problèmes comme les erreurs de saisie, les justificatifs égarés, les retards de paiement, les oublis, etc. Ce sont des problèmes qui deviennent quasiment inexistants avec un logiciel de traitement des factures.

Ensuite, vous allez pouvoir améliorer la qualité de vos échanges avec vos partenaires. D’ailleurs, une bonne gestion des factures vous permettra de mener les négociations de manière optimale.

De plus, la dématérialisation permet de réduire le coût et le temps de traitement des factures. Vous allez aussi pouvoir gagner du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches. Un logiciel de dématérialisation va garantir la lisibilité, l’exactitude et la traçabilité des factures.

Enfin, vous allez vous engager dans une démarche plus respectueuse de l’environnement en adoptant un processus zéro papier. C’est un point fort qui vous permettra de vous démarquer de vos concurrents tout en améliorant votre image auprès des clients.