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Qu’est-ce qu’une attestation de présence ? Quelle est son utilité ?

Le 18 juillet 2022
Attestation de présence

Un salarié qu’il est en CDI ou en CDD peut demander une attestation de présence. Différentes des autres attestations, ce document mentionne les heures pendant lesquelles une personne est présente dans une entreprise.

Attestation de présence, en quoi cela consiste ?

Une attestation de présence est une attestation justifiant qu’un employé est bien présent dans son lieu de travail pendant des heures précisées. Le document est établi par l’employeur et adressé à son salarié.

Le salarié en a besoin pour diverses raisons et son établissement n’engage en rien l’employeur. Ce document est dénommé également « attestation de présence employeur ». Elle est en quelque sorte une déclaration sur l’honneur établie par le dirigeant d’une société pour justifier la présence de l’employé.

L’attestation de présence n’est pas délivrée automatiquement par l’employeur. Il ne s’agit donc pas d’un document obligatoire comme le certificat de travail par exemple. Cette attestation est établie uniquement lorsque son salarié en fait une demande.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une attestation de présence ?

Une attestation de présence se présente comme une lettre ordinaire dans laquelle l’employeur effectue une déclaration sur l’honneur. Les mentions obligatoires qui doivent apparaitre dans ce document ne sont pas régies par une règlementation quelconque.

Il convient à chaque entreprise de décider de son contenu. Toutefois, certaines informations importantes doivent figurer dans un modèle d’attestation de présence notamment :

Les informations concernant l’employeur

Pour connaitre dans quelle société le salarié travaille, les informations concernant celle-ci doivent y figurer. Parmi ces informations, les plus importantes sont : la dénomination de l’entreprise, son siège social, son code APE ou Activité Principale Exercée, son numéro SIRET ou Système d’Identification du Répertoire des Établissements.

Les informations concernant le salarié

Ces informations comprennent : le nom et prénom du salarié, son poste dans l’entreprise, le type de contrat de travail, son immatriculation et son contact.

Les informations concernant la présence du salarié dans l’entreprise

Dans cette section, l’attestation mentionne que l’employé est bien présent au sein de l’entreprise à un moment donné en mentionnant la date et les heures.

La date et le lieu de l’acte

Il s’agit de mentionner la date et le lieu de la rédaction de l’attestation de présence par l’employeur.

D’autres informations supplémentaires doivent également figurer dans une attestation de présence. Elles comprennent :

  • Les termes « Attestation de présence employeur » qui doivent être bien visibles
  • La date à laquelle l’employé a commencé à travailler dans l’entreprise et son ancienneté
  • La signature de l’employeur ou son représentant légal qui justifie la véracité des informations mentionnées dans le document

Quelle est l’utilité d’une attestation de présence ?

Pour un employeur, la rédaction d’une attestation de présence n’est pas très importante. Le document n’est en aucun cas utile pour lui. En rédigeant ce document pour ses salariés, il l’aide dans ses démarches. Quant aux salariés, l’attestation de présence est indispensable dans plusieurs domaines pour faire connaitre sa situation professionnelle. Les motifs pour lesquels un salarié demande une attestation de présence à son employeur sont multiples.

Les démarches administratives et bancaires

Lors des démarches administratives auprès des services publics, un salarié a besoin d’une attestation de présence pour justifier qu’il travaillait au sein d’une société à un moment donné. Il est utile quand la personne travaille encore pour l’entreprise et même lorsqu’il a déjà quitté son poste.

Ce type de document est également important pour un employé lorsqu’il fait une demande de prêt dans une banque ou effectue d’autres démarches dans cette institution.

Le domaine juridique

Un salarié est amené à faire une demande d’attestation de présence lors d’affaires avec la justice lui concernant ou relevant du domaine juridique.

Ce document peut être utilisé comme pièce justificative pour prouver sa présence dans son lieu de travail en cas d’enquête. La plupart du temps, c’est dans ce secteur qu’un tel document est très utile.

Le contrat d’apprentissage

Lors d’une conclusion d’un contrat d’apprentissage, une attestation de présence est demandée par une entreprise.

L’attestation est pour eux une preuve que pendant les périodes mentionnées dans l’acte, ils étaient bien présents dans leur lieu de travail.

Un poste en intérim

Pour une personne souhaitant avoir un poste temporaire ou en intérim, ce document est également important. Elle sert de justificatif concernant les moments passés dans une entreprise.

Quelle est la durée de validité d’une attestation de présence ?

Une attestation de présence est un document qui peut être utilisé à tout moment et sans durée de validité. Tant que les informations qui y figurent sont exactes, elle reste toujours valable. Du côté de la loi, il n’existe aucune règlementation quant à la durée de validité d’une attestation de présence. Dans le droit du travail, les législations concernant ce document restent floues.

Toutefois, lors de certaines formalités administratives, les documents officiels ont une validité de 3 mois. Dans ce cas, il est important pour un salarié de demander une nouvelle attestation une fois que celle-ci n’est plus à jour. Il n’est pas nécessaire pour un employeur de s’inquiéter lorsque son salarié fait de nouveau une demande après trois mois.

Un tel document peut être délivré à tous les employés qu’ils soient en Contrat à Durée Indéterminée CDI ou en Contrat à Durée Déterminée CDD.

Attestation de présence et autres attestations, quelles différences ?

Dans une entreprise, il existe plusieurs formes d’attestations. Pour une attestation de présence, elle est souvent confondue à d’autres documents. Il est important de bien les différencier, car un salarié peut les demander à son employeur.

Une attestation de présence entretien

Comme son nom l’indique, l’attestation de présence entretien est un document prouvant qu’une personne a passé un entretien dans une société. Il ne justifie en aucun cas que la personne est concluante mais constitue seulement une preuve de sa présence dans l’entreprise. Pôle Emploi peut demander ce document comme pièce justificative

Une attestation d’embauche

Une attestation d’embauche constitue une preuve qu’une personne est recrutée dans une entreprise. Une société peut délivrer cette pièce même si le nouveau recru n’a pas encore signé de contrat de travail. Ce document est souvent utile et demandé par les banques, lors d’affaires en justice.

Un certificat de travail

Un certificat de travail est une attestation délivrée aux salariés d’une société au terme de son contrat. Elle sert de justificatif que la personne concernée a bien été un salarié de cette entreprise. Un salarié a le droit de l’exiger, peu importe la raison pour laquelle il a quitté son poste (démission, licenciement, fin de contrat…)

Attestation de travail

Une attestation de travail ou attestation d’emploi justifie qu’une personne est encore un salarié dans une entreprise. Il est valable pendant une durée de trois mois.

Attestation pôle emploi

Ce type de lettre concerne les personnes qui n’ont pas de travail. Cette attestation peut être demandée par ces personnes auprès de pôle emploi pour justifier ce fait. Elle est souvent requise par les établissements bancaires lors d’une demande de prêt.

Attestation de stage

En entreprise, une attestation de stage est délivrée à un stagiaire. Il sert à prouver qu’une personne était présente dans une entreprise pendant un certain temps.

Que faire après la rédaction d’une attestation de présence ?

Une fois que l’employeur a rédigé l’attestation de présence de son salarié, il doit le remettre à son salarié. Pour ce faire, l’employeur dispose de plusieurs options :

Remettre la lettre en main propre

Il s’agit de la manière la plus rapide et la plus simple pour que le document ne soit pas perdu. Remettre soi-même l’attestation ne nécessite aucun frais d’envoi. Dans cette option, l’employeur n’aura qu’à convoquer l’intéressé pour le faire.

Envoyer une lettre simple

Cette technique est aussi très simple. Cependant, l’employeur n’a pas de garantie quant à la bonne réception de l’attestation par son salarié.

Envoyer une lettre recommandée

Il s’agit de la manière la plus sécurisée qui soit pour faire parvenir rapidement l’attestation de présence à son destinataire. Elle est la garantie de la réception du document.

Quel risque en cas de fausses déclarations ?

Chaque employeur lors de la rédaction d’une attestation de présence doit faire attention. Comme il s’agit d’un document important, les informations qui y figurent ont des importances particulières pour les personnes qui en ont besoin. Un dirigeant d’entreprise en y apposant sa signature déclare sur l’honneur qu’il a fourni des informations exactes sur la personne concernée.

Dans le cas où un employeur a établi une fausse attestation de présence pour son salarié, il risque d’encourir à des amendes allant jusqu’à 15 000 € et une peine d’emprisonnement d’un an. Cet acte est considéré comme étant du « faux et usage de faux ». La législation est régie par l’article L. 441-7 du Code Pénal. Elle consiste en une falsification ou en une déclaration de fausses informations sur les attestations.

Pour toutes ces raisons, la rédaction d’une attestation de présence ne doit pas être prise à la légère pour un employeur. Avant de procéder à sa rédaction, il est recommandé de bien vérifier la présence de l’employé sur tous les documents correspondant à cela.

Cela peut être dans les archivages ou les fiches de présence de l’entreprise. Une autre manière d’y procéder est de demander des informations à ses collaborateurs.

Antoine B.

Consultant en entreprise, Antoine accompagne les dirigeants dans les prises de décisions stratégiques de leurs structures professionnelles. Il effectue entre autres des diagnostics internes, externes et met en place les stratégies les mieux adaptées pour garantir le bon développement des entreprises de ses clients. L’identification des forces, des faiblesses et des menaces compte parmi ses nombreuses missions.