Quelles sont les mentions obligatoires à mettre dans une facture ?

La facture est un élément indispensable dans le domaine juridique, comptable, et commercial. Elle doit comporter tous les détails sur une vente ou sur une prestation de service effectuée. Selon l’article L441-3 du code de commerce, toutes les factures doivent contenir plusieurs types de mentions. Il existe des mentions strictement obligatoires pour tous genres de factures. Par contre, d’autres mentions sont optionnelles et varient selon les cas. Afin d’éviter les éventuelles pénalisations dues à un non-respect de règlement, il vaut mieux connaître toutes les désignations qui y devront figurer impérativement.

Les principales mentions obligatoires : lesquelles ?

Comme toute autre lettre, la date est la première mention à ajouter. Cette date correspond au jour de l’émission de la facture. Ensuite, il faut insérer le numéro de la facture. Celui-ci doit être unique pour chacune des factures. Il sera basé sur une suite chronologique. Cela continue jusqu’à une facture qui ne peut être supprimée. D’où le nom de : sans « trou ». Pour la numérotation, il est possible de la distinguer avec un préfixe par année par exemple. Mais bien sûr, il faudra que les clauses d’exercice justifient cette pratique.

Le facturier doit aussi mettre la date de la vente ou de la prestation de service. Cette date est le jour de la réalisation de la livraison des produits ou de l’achèvement de la prestation de service. À cela s’ajoute l’identité du vendeur ou prestataire de services. Cela concerne l’adresse du siège social et l’adresse de facturation. Pour les entreprises individuelles, il s’agit d’une dénomination sociale dont le nom et le prénom de l’entrepreneur entrent en jeu. Mais pour les sociétés, ses facturiers doivent indiquer le numéro de Siren ou Siret, et le code NAF. Sans oublier sa forme juridique et son capital social. Quant aux commerçants, c’est le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation qui font partie des indications obligatoires. En revanche, la facture des artisans doit comprendre le numéro au répertoire des métiers et du département d’immatriculation.

Pour les particuliers, l’identité de l’acheteur ou du client doit être ajoutée dans la facture. Cela implique la dénomination sociale, notamment le nom. Il y a aussi l’adresse du client et celle de livraison. Sans oublier l’adresse de facturation, si elle est différente.

Il existe également un numéro du bon de commande. Celui-ci n’est mentionné que lorsqu’il a été établi au préalable par le client. Dans ce bulletin même, il faudra aussi mentionner le numéro d’identification à la TVA du vendeur. Même cas pour un client professionnel, mais seulement si ce dernier est soumis à la TVA. À noter que ces mentions ne sont pas obligatoires pour certaines factures. Cela implique celles qui ont le montant hors taxes inférieur ou égal à 150 euros.

Pour la désignation et le décompte des produits, il faut préciser la nature, la marque et la référence des produits. Il en est de même pour services rendus, mais cela concerne plus précisément les matériaux fournis et la main-d’œuvre. Cette désignation doit contenir la dénomination précise, la quantité, et le prix unitaire hors taxes. Sans oublier le taux de TVA ajoutées, les remises et les autres rabais éventuels.

Le facturier doit ensuite insérer le prix catalogue. En effet, il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus. Pour les prestations, cela correspond au taux horaire hors TVA. Dans le cas où de différents taux de TVA devraient être appliqués, ils seront aperçus de manière précise par lignes. Quant à la réduction de prix, quelques indications sont exigées. Cela implique le rabais, la ristourne et la remise à la date de vente ou de la prestation de services. Sans oublier celle à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.

Les derniers mais non les moindres sont la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC). La date et le délai de paiement devront être mentionnés avec ses montants. Il en est de même pour les taux de pénalités en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite dans la facture. En cas de retard de paiement, il reste à préciser que le montant de l’indemnité forfaitaire est de 40 euros.

Quelles sont les mentions particulières ?

Il existe d’autres mentions qui doivent être indiquées dans la facture. Mais celles-ci s’appliquent en général aux particuliers et dépendent de leurs cas.

Si un prestataire ou un vendeur fait partie d’un centre de gestion ou d’une association, il doit le mentionner sur cet état de compte. Pour ce faire, il doit écrire : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

Pour le sous-traitant, il ne fera plus une déclaration sur la TVA. En effet, c’est le rôle de l’entreprise principale qui déclare cette autoliquidation de la TVA. Elle va faire mention d’« autoliquidation de la TVA » tout en indiquant qu’il s’agit d’un « montant hors taxes ».

Une mention de l’assurance souscrite au titre d’une activité est également obligatoire. Cela s’applique aux artisans ou aux micro-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale et qui sont garanties par une assurance professionnelle.

Selon l’énoncé du 1^er janvier 2013, le montant d’une indemnité forfaitaire doit également être mentionné. Notamment le frais de recouvrement dû à un retard de paiement. Cette indemnité est conforme à l’article de la loi « n° 2012-387 du 22 mars 2012 ». D’après le décret « n° 2012-1115 du 2 octobre 2012 », elle reste fixée à 40 euros. Quant au code de commerce, d’autres mentions doivent désormais être ajoutées dans l’identification de l’entreprise. Il est recommandé de mettre le numéro d’immatriculation, l’adresse du siège social, et le statut juridique.

Que dire sur les facturations émises par voie électronique ?

Pour les factures électroniques, les mentions obligatoires devront être les mêmes que celle en papier. En fait, ce genre de facture n’est utilisé que lorsque l’acheteur accepte cette pratique. Le cas échéant, le facturier doit suivre quelques étapes pour établir ce relevé.

Il va d’abord effectuer un transfert qui est basé sur la règle de l’EDI (échange de données informatisées). Cela lui permet d’envoyer une facture par message électronique qui sera visible sur tout genre d’appareil (PC, tablette, etc.). Mais bien entendu, ce facturier fait cela tout en respectant l’accord entre les deux parties. Ensuite, il procèdera à la validation du transfert de la facture par le biais d’une signature électronique. Celle-ci représente une authentification de la note et une preuve justificative contre les éventuelles fraudes. Finalement, le transfert pourra s’effectuer à merveille. En dehors de tout, l’utilisation d’un logiciel de facturation pourra faciliter la tâche. Bien sûr, un tel logiciel offre une bonne visibilité et une meilleure intégration de la pièce joint. Il reste à noter que les grandes entreprises, les PME et les TPE (depuis janvier 2020) sont obligées d’employer ce type de facture. Cela est dû à leur praticité et leur pertinence.

Les pénalisations en cas d’infraction aux règles de facturation

Si une société enfreint les règlements de la facturation, elle sera sanctionnée par une amende fiscale. Cette infraction peut être due à une erreur de calcul ou au manque d’une mention obligatoire. Dans ces cas, une amende de 15 euros sera réclamée. Soulignons que celle-ci ne surpassera pas les 25 % du montant mentionné, quelles que soient les fautes commises.

Par contre, une violation des lois de facturation entraine une sanction administrative très élevée. Pour une personne physique, cette amende est de 75 000 euros. Mais le pire c’est qu’elle est montée jusqu’à cinq fois de plus pour une personne morale, d’où 375 000 euros. Cette contravention peut empirer dans le cas d’une répétition de la faute avant les deux prochaines années.