Stratégies de gestion comptable pour la franchise et la distribution

Suivant un contrat de franchise, le franchisé exerce avec un statut juridique indépendant du franchiseur, mais il a de nombreuses obligations de gestion qui découlent du contrat de franchise signé. Parmi ces obligations, le franchisé doit obligatoirement fournir au franchiseur les états financiers pour mettre en place une gestion efficace. Ainsi, la comptabilité du franchisé doit permettre de justifier les revenus de l’entreprise et de faire le dépôt annuel des comptes. Aux vues de cette obligation, quelles sont les stratégies de gestion comptable pour la franchise et la distribution ?

Comprendre les principes de base de la gestion comptable

Une entreprise qui fait partie d’un réseau de franchise exerce son activité de vente des produits et/ou des services de l’enseigne avec un statut juridique indépendant. À cet effet, elle a les mêmes obligations comptables que toute autre société. Sur le plan comptable, cela signifie qu’elle est obligée de faire la tenue d’une comptabilité qui permet de retracer et de justifier les revenus qu’elle a réalisés pendant son exercice comptable.

La gestion comptable se base sur l’enregistrement de tous les flux de l’entreprise : vente, achat, trésorerie, etc. La comptabilité d’une entreprise de distribution permet d’avoir les informations suffisantes pour connaître l’état des finances de l’entreprise :

• Connaître ce que l’entreprise doit : ses emprunts, les factures non payées auprès de ses fournisseurs, etc.
• Savoir ce que ses parties prenantes lui doivent : les factures clients non encore réglées, etc.

Dans la pratique, il existe deux types de comptabilité :

• La comptabilité de trésorerie, par laquelle la gestion comptable consiste à enregistrer tous les encaissements et les décaissements effectués pendant le mois ;
• La comptabilité d’engagement qui permet à l’entreprise de distinguer pour une période donnée, les charges et les produits liés à son exploitation, et les autres charges et produits.

Outils et systèmes pour la gestion du cycle comptable d’une entreprise

Les outils et systèmes pour la gestion comptable au sein d’une entreprise sont mis en place afin d’avoir toutes les informations comptables de ses activités qui vont à leur tour permettre aux décideurs de prévoir, de décider et de contrôler.

Si la comptabilité est une fonction clé au sein d’une entreprise, qu’elle fasse partie d’un réseau de franchise ou non, dans le domaine de la distribution ou non, elle est loin d’être la tâche préférée du responsable financier. Si le tableur Excel peut permettre de réaliser la gestion comptable d’une entreprise, il n’est plus efficace lorsque l’entreprise grandit.

Aujourd’hui, pour faciliter la gestion comptable et l’établissement des comptes annuels d’une société, il existe de nombreux outils et systèmes qui sont à la disposition de toute entreprise dans tous les domaines d’activité.

Un logiciel ERP comptable est un référentiel financier proposant une assistance à la direction financière de l’entreprise dans le pilotage de sa performance économique. Sa mise en place est alors essentielle pour la prise de décision. Il possède plusieurs fonctionnalités, dont :

• La comptabilité générale ;
• La comptabilité analytique ;
• Les FEC, ou fichier des écritures comptables ;
• La gestion des paiements ;
• Les rapprochements bancaires ;
• La déclaration de TVA ;
• La comptabilité auxiliaire.

Optimiser la gestion financière des franchises et de la distribution

La stratégie comptable pour la distribution et les réseaux de franchises est la base d’une gestion financière efficace en vue de développer ses affaires. Si le contrat de franchise entre l’entreprise possédant une enseigne et le franchisé impose des règles et des obligations qui doivent être respectées par les deux parties, il est important d’optimiser la gestion financière des réseaux de franchises et de la distribution pour :

• Assurer un meilleur suivi des performances des franchisés du réseau de franchise et de distribution ;
• Rectifier les erreurs et les points faibles rencontrés pour améliorer la situation ;
• Développer dans les meilleures conditions le réseau de franchise et de distribution de l’enseigne.

Afin de pouvoir atteindre les objectifs de la gestion financière, les réseaux de franchises doivent impérativement mettre en place les moyens suffisants pour y parvenir et assurer une homogénéité ainsi qu’une réactivité de l’information financière de leur réseau. Le contrat de franchise peut prévoir une clause sur la transmission d’informations pour les états financiers (bilan, compte de résultat, annexes), mais également pour toutes autres informations jugées utiles pour le réseau.

La stratégie comptable pour la distribution et les réseaux de franchises peut également imposer un plan comptable commun et un reporting réseau, qui seront élaborés par le franchiseur de l’enseigne en précisant la forme et le rythme de production.

Le contrat de franchise de l’enseigne peut également imposer aux réseaux de franchise un logiciel métier, garant de la qualité des informations comptables et de la transmission de ces informations.

Enfin, pour optimiser la gestion financière des franchises et de la distribution, le franchiseur doit proposer à ses réseaux une assistance comptable et juridique, en proposant la collaboration de ses réseaux avec un réseau d’expert comptable référent.