Tout savoir sur le rôle et les missions d’une COMEX
Chaque entreprise effectue plusieurs réunions chaque année et chacune d’elle a des impacts directs sur son fonctionnement et son activité. Ces réunions rassemblent des salariés spécifiques de l’entreprise qui forment un comité. L’un d’eux est le COMEX ou Comité Exécutif. Ce dernier est composé des cadres dirigeants et de la direction générale. Le comité exécutif a des rôles bien distincts dans la gestion d’une entreprise.
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COMEX, qu’est-ce que c’est ?
Utilisé en management d’entreprise, COMEX est le diminutif de deux mots : Comité et Exécutif. Son rôle consiste à assister le Directeur Général d’une entreprise lors d’une réunion stratégique. Dans le COMEX sont rassemblées les personnes hauts placées et proches de la Direction : les responsables marketing, les responsables commerciaux, les responsables de communication, les responsables des ressources humaines et les responsables administratifs et financiers. C’est pour cette raison qu’il est considéré comme une instance de direction.
La fréquence des réunions qu’organise le Comité Exécutif varie selon l’envergure de la société et son activité. Elles peuvent être organisées toutes les semaines, tous les mois, tous les trimestres, tous les semestres ou tous les ans. Agissant au sein même de l’entreprise, le COMEX ne possède pas d’existence juridique.
La mise en place de cette entité a une importance capitale. Elle permet de définir les stratégies à adopter par la société en tenant compte des objectifs des conseils d’administration et des visions de cette dernière.
COMEX, CODIR, COPIL, COMOP : quelles sont les différences ?
COMEX et CODIR
Chargé du pilotage de la société, le CODIR ou Comité de Direction est une entité différente du Comité Exécutif. Le rôle du Comité de Direction est de prendre des décisions stratégiques de l’entreprise dans le but de la développer. Ces dernières concernent des projets financiers ou de management ou encore des projets à venir.
Comparé au CODIR, le COMEX comprend des membres très réduits qui sont en relation étroite avec la Direction Générale. Une entreprise peut avoir plusieurs CODIR tandis qu’il n’existe qu’un seul COMEX. La différence entre ces deux entités se voit également au niveau de la taille de l’entreprise.
Les membres du Comité de Direction peuvent atteindre des centaines de salariés si le COMEX regroupe seulement des personnes restreintes, dont les dirigeants. Dans des entreprises de petite taille, le COMEX et le CODIR peuvent être unifiés en une seule structure.
COMEX et COMOP, COPIL
COMEX, COMOP ET COPIL ont des attributions différentes au sein d’une entreprise. Les deux dernières entités font partie des instances opérationnelles. Ce qui signifie qu’ils agissent de manière concrète sur un projet. Les personnes que composent le COPIL et le COMOP comprennent des salariés de terrain.
Pour le COMOP ou Comité Opérationnel, il se charge de l’organisation des opérations sur le terrain. En ce qui concerne le COPIL ou Comité de Pilotage, ses missions sont orientées vers les ressources nécessaires pour mettre en œuvre un projet. Une entreprise peut décider d’attribuer ces rôles à des personnes qui sont également dans le CODIR ou le COMEX. Cela est plus fréquent dans les petites entreprises.
Quels sont les rôles du COMEX ?
Avec les nombreuses entités qui existent au sein d’une entreprise, chaque structure a ses propres rôles. Le Comité Exécutif ou COMEX fait partie de ces entités qui ont une mission capitale. Ainsi, ses rôles sont les suivants :
L’évaluation de la performance de l’entreprise
Pendant la réunion du Comité Exécutif de l’entreprise ou COMEX, les membres ont une vue d’ensemble des indicateurs permettant de connaitre la performance de l’entreprise. Il est question de partage d’informations sur les résultats obtenus comme les chiffres d’affaires réalisés durant une période déterminée (trimestrielle, semestrielle, annuelle).
Les membres exposent également les problèmes rencontrés par l’entreprise afin de trouver des solutions pour y remédier. Les décisions prises permettent d’adopter une nouvelle stratégie. Par ailleurs, un Comité Exécutif a pour rôle de contrôler les programmes. Cette tâche concerne un suivi de chaque opération et chaque projet mis en œuvre par la société.
La mise en œuvre de stratégies marketing et commerciales
Un autre rôle du Comité Exécutif consiste à mettre en œuvre de nouvelles stratégies marketing et commerciales. Dans ce sens, les responsables présents à la réunion apportent leur point de vue. Le but est de trouver avec le Directeur Général les meilleures méthodes pour atteindre les objectifs.
À noter que ces stratégies dépendent principalement des objectifs fixés par l’entreprise et ses visions. La réunion du COMEX est vitale, car elle permet également de détecter les erreurs et voir les points qui n’ont pas été considérés auparavant.
La mise en place de programme pour l’intérêt de l’entreprise
Le Comité Exécutif a pour objectif de mettre en place un programme et une décision qui vise l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, tous les participants à la réunion du comité partagent une même vision. Pour une meilleure cohésion du groupe, toutes les décisions prises sont acceptées par tous les participants.
En plus du Comité d’exécution, une entreprise peut décider de créer un autre comité parallèle qui est le Shadow COMEX.
Le « shadow COMEX », c’est quoi exactement ?
En plus du Comité Exécutif constitué par de hauts responsables, une entreprise peut mettre en place une autre entité qui effectue les mêmes tâches que le COMEX. Il s’agit du « shadow COMEX » ou Comité exécutif de l’ombre. Ce dernier organise une réunion le même jour que le COMEX. Appelé aussi « comité fantôme » ou encore « instance fantôme », il est un comité parallèle du COMEX. Le « shadow COMEX » se compose de salariés ayant moins d’expérience dans l’entreprise comme les jeunes cadres, d’où son autre dénomination « COMEX junior ».
L’objectif de celui-ci est d’avoir des idées provenant de jeunes talents. Les idées obtenues ne constituent pas de suite des décisions à prendre par le comité d’exécution. Elles sont utilisées simplement à titre consultatif. Le « shadow COMEX » permet également au comité d’exécution d’avoir des innovations principalement au niveau des transformations digitales.
Pour les jeunes cadres, participer au « shadow COMEX » constitue une opportunité pour prendre part aux décisions d’entreprise. Ayant souvent des propositions intéressantes, ces salariés apportent un nouveau point de vue pour l’entreprise. Les jeunes talents qui assistent à ce comité d’exécution sont plus motivés et s’impliquent mieux pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise.
Comment mettre en place un Comité Exécutif ?
Le Comité Exécutif ou COMEX est indispensable pour toutes les entreprises que ce soit des PME, des micro-entreprises ou même des start-ups. La fréquence des réunions du COMEX n’est pas identique pour toutes les entreprises. Elle change selon l’activité, la taille de la société et l’urgence de la situation. Pour la mise en place de cette réunion, il existe plusieurs points importants à considérer.
Élaborer un ordre du jour
D’une importance capitale, une réunion du COMEX se doit de dérouler dans le calme et apporter des solutions aux problèmes rencontrés par l’entreprise. Par conséquent, l’établissement d’un ordre du jour est essentiel. Il a pour objectif de faciliter la réunion, de gagner du temps et de la raccourcir au maximum. Pour ce faire, il est conseillé d’envoyer l’ordre du jour à toutes les personnes qui vont y participer avant la date convenue.
Avoir un sujet de réunion
Un autre point important à prioriser est le sujet de la réunion. Cela peut être un sujet d’ordre commercial, politique ou stratégique. L’important est qu’il soit connu par tout le monde. De cette manière, les membres pourront se préparer avec des questionnaires ou des solutions, car ils ont déjà une idée du sujet à aborder.
Pour qu’il n’y ait pas de confusion dans ce sens, le sujet doit être précis et clair. Lorsque ces détails importants sont connus, il est important d’informer toutes les personnes concernées ainsi que la date et le lieu de la réunion.
Centraliser tous les documents
Lors d’une réunion de COMEX, un point essentiel à ne pas oublier est de fournir les documents nécessaires aux dirigeants présents. Toutes les données doivent également être prêtes. Par exemple, si le sujet concerne les budgets, les données concernant les indicateurs de performances financiers doivent être prêtes à l’avance.